Gestire l'output aziendale in ambito cloud è un argomento da tenere sempre più in seria considerazione poiché i costi correlati alla gestione dei documenti sono decisamente significativi. Studi di settore sono concordi nell’affermare che le imprese spendono tra l'1% e il 3% dei ricavi nella gestione degli output, anche se poi sono molto pochi quelli che hanno modo di misurare tali costi e ancor meno di gestirli in modo efficace”.
L’evidenza che i problemi inerenti alla distribuzione degli output sono
reali, risiede nel fatto che, in ogni realtà aziendale, tra il 20% e il
60% delle chiamate all'help desk risultano essere connesse a problemi di
stampa. Boston Consulting Group stima che il 30% dei disservizi nei
processi di business sono legati alla mancata consegna di un documento
all’esatto destinatario nel momento previsto.
Sul mercato esistono
soluzioni grazie alle quali si è in grado di garantire il corretto esito
dei processi di business, controllando il traffico di ingenti volumi di
documenti generati, offrendo affidabilità nella consegna degli stessi a
centinaia di sedi distribuite indipendentemente dal formato, dalla
piattaforma applicativa e dal dispositivo sul quale sia stato richiesto.
Quindi, sia che si tratti di un Pc, smartphone o virtual desktop, queste soluzioni, possono garantire facilità di implementazione e scalabilità. Semplificare l'infrastruttura significa non solo ridurre i costi per supportare la stessa (meno chiamate all'help desk, diminuzione della gravità e urgenza delle chiamate, maggiore affidabilità, rilevazione e recovery automatica degli errori), ma anche permettere il consolidamento e la riduzione della attuale infrastruttura di stampa, anche attraverso la rimozione fisica di server di stampa. Una volta che si sia adottata questa tecnologia, le aziende possono ulteriormente semplificare e migliorare i loro processi di business.
Questo approccio ha già aiutato diverse realtà aziendali a sostituire la distribuzione fisica dei documenti con l’archiviazione e la distribuzione elettronica, supportandole a implementare regole centralizzate di gestione della stampa al fine di ridurne i costi, ma anche raggiungendo una completa automatizzazione dei processi di magazzino in grosse industrie.
Ma perché le aziende dovrebbero gestire le loro attività "in the cloud"? Nonostante l’apparente complessità, la risposta è: semplicità, facilità d'uso, costi inferiori e un accesso quasi universale. Ora, dato per assodato che tutti conosciamo i costi e la complessità associati alla gestione dei documenti, non c’è da meravigliarsi che il "cloud printing" sia diventato un argomento popolare tra gli analisti e gli addetti ai lavori del settore IT.
Ambienti di stampa normali possono includere decine di dispositivi. Inoltre, l’ambiente di stampa di ogni organizzazione è solitamente complesso, utilizzando diverse tipologie di periferiche, differenti linguaggi di stampa e diversi set di driver per essere certi che il documento non si trasformi in un miscuglio di caratteri casuali.
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