01/08/2008 di Redazione

19 trucchi per MS Word, come scrivere senza stress

Word 2003 abbonda di trucchi e astuzie di ogni tipo che facilitano la vita dell’utente. Alcuni sono molto conosciuti, mentre altri quasi per nulla.

Introduzione

Abbiamo preparato questi suggerimenti per Word 2003 per una ragione molto semplice. È ancora la versione più diffusa, anche se Office 2007 si sta diffondendo con una certa rapidità. L'interfaccia della nuova versione è molto diversa e, secondo noi, migliore dal punto di vista dell'ergonomia. Molte delle funzioni qui descritte, in ogni caso, sono presenti anche nella nuova versione, con qualche piccola differenza.

Attivare o disattivare il controllo ortografico durante la digitazione del testo

Word può riconoscere automaticamente gli errori di battitura, segnalandoli all'interno del testo. Si tratta di una funzione utile, ma, in alcuni casi, può essere fastidiosa. Pensate, per esempio, alla modifica, o lettura, di un documento con molte parole straniere.

  • Selezionare dal Menu , Strumenti e scegliere [Opzioni]
  • Scegliete la scheda [Ortografia e grammatica]
  • Selezionare (o deselezionare) l'opzione [ Controlla ortografia durante la digitazione]
  • Cliccate su [ OK ]per confermare

Togliere le correzioni automatiche durante la digitazione

Ancora più utile, potete anche impedire le sostituzioni generate automaticamente da Word. Lo scopo di questa modifica è quello di evitare le correzioni automatiche, che a volte lasciano a desiderare, in quanto vanno contro la volontà dell'utente. Avrete provato, per esempio, a digitare "nvidia". Il procedimento è molto semplice:

  • Entrate nel Menu [Strumenti]
  • Selezionate [Opzioni di correzione automatica].
  • Deselezionare la casella [ Sostituisci il testo durante la digitazione]
  • Cliccare [OK]

Attivare o disattivare la sostituzione automatica delle virgolette inglesi

Vi state ancora chiedendo come ottenere quelle magnifiche virgolette latine, per evidenziare bene le vostre citazioni? Con le impostazioni predefinite, word sostituisce le virgolette latine, che chiama "semplici" con quelle inglesi, vale a dire quelle inclinate. Le virgolette inglesi, però, mal si adattano a molti testi. Se poi il documento deve diventare una pagina web, inoltre, in alcuni casi potrebbero dare qualche problema di compatibilità. Se preferite le virgolette semplici, ecco la procedura

  • Selezionare il Menu [ Strumenti]
  • Selezionare [Opzioni di correzione automatica]
  • Cliccate sulla tendina [Formattazione automatica durante la digitazione]
  • Deselezionate [virgolette semplici con virgolette inglesi]
  • Non dimenticatevi di cliccare [ OK]

Sottolineare facilmente

L'opzione [Sottolinea] non permette di interrompere il tratto di sottolineatura tra le parole, con le impostazioni standard. Alcuni, però, preferiscono che la sottolineatura si interrompa e ricominci ad ogni parola. Ottenere questo risultato è molto semplice.

  • Selezionate il testo che volete sottolineare in maniera discontinua e fate clic con il tasto destro del mouse su [Carattere]
  • In Stile sottolineatura, scegliete [A parola invece] di [nessuna].

Gli spazi vuoti non risulteranno più sottolineati.

Inserire commenti in un documento

Diciamo che un vostro collega prepara un documento, e lo manda a voi e ad altri per avere una vostra opinione. Potreste chiedere a tutti di mandarvi un email con i commenti del caso, ma poi dovreste rileggere il documento per individuare le parti importanti. La funzione [inserisci commento] risolve questa situazione brillantemente. Permette di inserire dei Post-it all'interno del testo, sotto forma di un piccolo quadrato rosa, che completano le informazioni, o di apportare delle precisazioni, e sono molto utili quando bisogna annotare un testo senza modificarlo. I commenti, inoltre, riportano il nome, il soprannome o la sigla dell'autore. Quindi se più persone commentano un documento, saprete sempre chi apprezza di più, o di meno, il vostro lavoro.

  • Selezionare il testo
  • Entrare nel menu [Inserisci], poi cliccare su [Commento], oppure premere sulla tastiera.
  • Il testo appare evidenziato
  • Inserite la vostra nota nella finestra che appare al lato dello schermo.
  • Cliccate su [Chiudere], oppure premete [ESC] per tornare al testo principale.

I commenti appaiono nel momento in cui il puntatore del mouse si posiziona sulla parte del testo selezionata. A seconda del tipo di visualizzazione, sono visibili sul lato destro dello schermo.

Con o senza link?

Word riconosce e attiva automaticamente gli indirizzi Internet che si aggiungono a un testo. Quando si inserisce un indirizzo interente, come per esempio www.tomshw.it, questo diventa automaticamente "cliccabile". Basterà fare click sul collegamento, tenendo premuto [CTRL] per aprire il collegamento nel browser predefinito di sistema. Questa funzione, molto pratica, può però diventare fastidiosa. È possibile disattivare questo riconoscimento automatico.

  • Entrate nel menu [Strumenti] e cliccate su [Correzione automatica].
  • Scegliete la scheda [ formattazione automatica durante la digitazione].
  • Deselezionare l'opzione [Percorsi Internet e di rete con collegamenti ipertestuali].

Mettere un po' di colore

Tutti, probabilmente, conoscono l'evidenziatore di word, presente nella barra degli strumenti "formattazione", accanto al pulsante per selezionare il colore del testo. Un testo evidenziato, però, potrebbe non essere sufficiente a richiamare la dovuta attenzione. Sfruttando la funzione "Bordi e Sfondo" è possibile evidenziare un'intera area, invece del solo testo. Ecco come:

  • Selezionare il testo da evidenziare
  • Scegliete il menu [ Formato] , poi il comando [Bordi e sfondo]
  • Cliccate sulla scheda [ Sfondo]
  • Cliccate sul colore che preferite
  • Nella scheda [Stile], lasciate la selezione [Trasparente], che è preimpostata
  • Esaminate l'anteprima e mantenete [Paragrafo] nella finestra [Applicare a]
  • Cliccate su [ OK]

Calcolare facilmente

Conoscevate le formule di Excel? Scoprite le scorciatoie di Word! Se il calcolo non è il vostro forte, non è detto che si debba per forza uscire dall'editor di testo, per aprire la calcolatrice. Word è infatti in grado di eseguire calcoli direttamente all'interno del documento, tramite una semplice ed efficace funzione:

  • Premete il tasto [ CTRL + F9] , e otterrete una coppia di parentesi graffe
  • Digitate il segno [ =]
  • Inserite l'operazione
  • Infine, premete [F9] e Word calcola automaticamente il risultato.

Aggiungere un indice

NOTA: in questo paragrafo ci si riferisce al termine "indice" così come appare nel programma, come un elenco di parole importanti all'interno del documento. L'indice è un elenco di parole, selezionate dall'autore, con un richiamo alla pagina/e dove il termine appare. Il termine con cui, invece, ci si riferisce all'elenco dei contenuti è "sommario", e lo vedremo più avanti.

Ogni documento che si rispetti dovrebbe un indice, soprattutto se si tratta di testi lunghi e strutturati, con molte parole inusuali o straniere. Per la sua creazione si procede in due tappe. Innanzi tutto, bisogna indicare gli elementi che devono apparire nell'indice del documento.

  • Selezionate le parole da aggiungere all'indice poi premete i tasti [ Alt + Maiusc + X]. Questo passaggio può anche essere ripetuto più volte.
  • Date il nome al testo selezionato , scegliete il formato e confermate con [OK]
  • Ripetere il procedimento per tutte le parole da inserire nell'indice

La seconda tappa consiste nel generare l'indice del proprio documento.

  • Cliccate sul menu [ Inserisci] , poi su [ Riferimento] e infine in [Indici e Sommario]
  • Nella scheda Indice , Cliccate su [ OK] per generarlo automaticamente

Aggiungere un sommario

Un sommario è una parte fondamentale di un documento. Permette di capire in pochi attimi come sono organizzati i contenuti di un testo lungo e, nel caso di ipertesti, di muoversi rapidamente da una parte all'altra. Un esempio immediato lo trovate in fondo a questa pagina: la "tabella dei contenuti", infatti, altro non è che un sommario semplificato di questo articolo. Word è in grado di creare sommari molto professionali e strutturati, ma la procedura non è semplice, e richiede alcune accortezze:

  • Visualizzare il pulsante "Stili e formattazione" nella barra degli strumenti "formattazione". Per farlo è sufficiente cliccare sull'ultimo tasto a destra, grigio scuro, e seguire il menù. È il primo della lista.
  • Individuare le parti che devono apparire nel sommario, di solito i titoli dei capitoli e dei paragrafi.
  • Posizionarsi accanto ad un titolo
  • Dal menù a tendina [Stili e Formattazione] selezionare un formato "Titolo", per esempio "Titolo 1".
  • NOTA: i titoli possono avere più "livelli". È possibile, per esempio, impostare il livello 1 per i capitoli, ed il livello 2 per i paragrafi. Questa impostazioni, poi, si riflette sull'aspetto del sommario.
  • Ripetere il passaggio precedente con tutti i titoli del testo
  • Posizionarsi nel punto del documento dove si desidera inserire il sommario
  • Dal menù [Inserisci] selezionare [Riferimento] e poi [Indici e sommario...]
  • Nella scheda [sommario] impostare i valori desiderati
  • Cliccare su [OK]

NOTA: Word è in grado di riconoscere "automaticamente" i titoli, se questi non sono formattati manualmente. Si tratta di una funzione utile, ma solo potenzialmente, perché i suoi effetti lasciano molto a desiderare. Se volete un sommario di qualità, bisogna fare questo passaggio a mano.

Elenchi più belli

Ne avete abbastanza degli elenchi che si accumulano nel vostro documento? Non ne potete più dei pallini e dei quadratini neri? È possibile apportare un tocco di allegria e di originalità ai vostri elenchi puntati. Gli "elenchi puntati e numerati", infatti, sono un elemento importante di moltissimi testi, compreso questo articolo. Il loro aspetto predefinito, però, può essere noioso, o poco efficace. Ecco come dare cambiare gli elenchi.

  • Iniziate cliccando con il tasto destro sulla parola da cui iniziare l'elenco
  • Alternativa: scrivete le voci dell'elenco, premendo [Invio] ogni volta che desiderate un nuovo punto. Seguite la procedura come segue.
  • Scegliete [Elenchi puntati e numerati] dal menù contestuale
  • Cliccate su [Personalizza], in basso a destra. È possibile modificare e creare i vostri punti, inserire simboli, immagini, aumentare la dimensione del carattere, cambiare colore.
  • A questo punto, ogni volta che si preme [Invio] si crea un nuovo punto personalizzato.

Per interrompere l'elenco premete due volte invio, oppure [ BACKSPACE ]

Vi consigliamo vivamente di farvi un giro nei menu Wingdings e Webding. È anche possibile importare oggetti per fare i vostri punti da voi.

Le abbreviazioni

Chi scrive regolarmente, di solito, usa spesso le stesse parole, in particolare quando tratta argomenti spesso simili. Se credete che vi possa aiutare, potete impostare Word per inserire automaticamente una parola, a partire da un'abbreviazione inserita dall'utente. Basta attribuire un codice alle parole che preferite:

  • Entrate nel menu [ Strumenti] poi cliccate su [Opzioni Correzione Automatica]
  • Inserite per esempio l'abbreviazione "ID" per "Identità". Da quel momento, ogni volta che digitate "ID", comparirà l'espressione"Identità"
  • Potete creare in questo modo ogni tipo di abbreviazioni che vi faranno risparmiare tempo.

Non numerare le abbreviazioni

Spesso è utile inserire i numeri di pagine, con la relativa funzione, per facilitare la lettura del documento stampato. Altrettanto spesso, però, la prima pagina, che contiene il titolo del documento, non deve essere numerata. È facile impostare Word affinché non metta il numero sulla prima pagina:

  • Cliccate sul menu [ Inserisci] poi su [ Numeri di pagina]
  • Disabilitate la casella [ Numero sulla prima pagina]
  • Confermate infine con [ Ok] e la pagina numero 2 diventerà numero 1.

Non numerare la prima pagina

L'uso della numerazione delle pagine, però, può rivelarsi molto più potente. Immaginiamo di avere un documento preceduto da un'introduzione. Vogliamo che l'introduzione sia segnata da numeri romani, e che poi la numerazione riprenda da 1, in numeri arabi, quando inizia il testo principale. Questo esempio si può applicare a rapporti aziendali o a saggi di vario tipo e, perché no, ad un romanzo. Ecco come fare:

  • Posizionarsi sulla pagina dalla quale si vuole ricominciare la numerazione
  • Dal menù [Inserisci] selezionare [Interruzione] e poi [Di sezione – continua]
  • Tornare alla pagina corrispondente al numero "I", selezionare [Inserisci], poi [Numeri di pagina] e selezionare il formato preferito.
  • Tornare all'interruzione di sezione, e ripetere il punto precedente. Selezionare [Formato] e, nella parte inferiore della finestra, impostare "comincia da 1", dopo aver selezionato il formato preferito.

Cerca e sostituisci

Questa potente funzione di Word, per qualche ragione che sfugge alla logica, non è presente nella barra degli strumenti. Fortunatamente, si è posto riparo a questa pecca con la versione 2007. Tramite questa funzione è possibile velocizzare enormemente correzioni e revisioni. Immaginate, per esempio, di dover aggiornare le date presenti in un documento, cambiando l'anno di riferimento. Invece di modificare tutte le voci a mano, basta sostituire con un solo click, per esempio, "1996" con "1998". Ancora una volta, se si tratta di una pagina non è un problema, ma se si tratta di un documento da 200 e più cartelle, il lavoro a mano può rivelarsi piuttosto faticoso. Citiamo solo alcuni esempi di questa funzione, le cui applicazioni possibili sono semplicemente troppo numerose per essere elencate.

Cambiare il carattere

Desiderate modificare un carattere in un documento, e sostituirlo con un altro? La funzione Cerca e sostituisci permette di realizzare questa modifica (tra le altre) in pochi clic. Se il documento ha tutto lo stesso tipo di carattere, basta selezionare tutto il documento e impostare il carattere desiderato, tramite la barra degli strumenti. Se però avete un testo molto lungo, e alcune parti in un carattere diverso, come per esempio delle citazioni, questa funzione può rivelarsi davvero molto utile.

 

  • Aprite il menu [ Modifica] poi cliccate su [ Sostituisci]. Cliccate su [Altro] per far apparire le opzioni di ricerca , ignorando il resto della finestra
  • Nella sezione [Sostituisci] cliccate su [ Formato] . Scegliete l'opzione [Carattere]
  • Nella finestra che appare, selezionate dalla lista il carattere che desiderate sostituire. Non modificate gli altri campi. Confermate [ OK]
  • Cliccate poi nel campo [ Sostituisci con]
  • Ricominciare la modifica cliccando su [ Formato]
  • Scegliete di nuovo il font desiderato dalla lista. Lasciate gli altri campi vuoti. Confermate con il bottone [OK]
  • Cliccate infine su [Sostituisci tutto]
  • Cliccate su [ Ok] e poi su [Chiudere]

Eliminare delle parole da un documento

Ci sono tanti modi per fare in modo che delle parole selezionate spariscano da un documento. Alcuni non sono molto sicuri, come ci ha dimostrato la cronaca. Word offre una modalità più sicura di farlo, e anche piuttosto semplice:

  • Selezionate il menu [Modifica], poi cliccate su [Sostituisci]
  • Digitate la frase da sostituire nel campo [Trova] seguita dal simbolo ^p
  • Cliccate su [Sostituisci tutto]

Tutte le linee corrispondenti scompariranno dal testo.

Fate attenzione a salvare il vostro documento prima di effettuare questa operazione, perché errori ed incidenti sono sempre in agguato. In caso di errore, comunque, la funzione "annulla" (CTRL+Z) funzionerà.

Sostituire una parola con un'altra nel vostro documento

L'operazione da fare per sostituire una parola con un altra è simile a quella che abbiamo appena descritto.

  • Entrate nel menu [Modifica]
  • Cliccate su [Sostituisci]
  • Questa volta compilate i due campi [Trova e Sostituisci con]
  • Selezionate Sostituisci tutto e il gioco è fatto

Conoscere e usare le scorciatoie

Chi usa molto Word può trovare irritante dover ricorrere al mouse per cambiare il carattere, mettere il corsivo o il grassetto, o per modificare l'allineamento. Per eseguire queste, e altre, comuni operazioni, è possibile ricorrere alla tastiera. Può sembrare un'inezia, ma non dover spostare le mani dalla tastiera, alla lunga, può rappresentare un notevole risparmio di tempo e, perché no, di stress. Ci si potrebbe appuntare tutte le scorciatoie su un post-it, e incollarlo sul monitor, oppure si potrebbe fare uno sforzo per impararle tutte a memoria. Il modo migliore, però, e visualizzarle in corrispondenza del pulsante. Ogni volta che, con il mouse, ci si posiziona sul pulsante del caso, viene visualizzata la scorciatoia da tastiera. Dopo un po', quello più utilizzate s'imparano a memoria, senza grandi sforzi. Ecco come visualizzare la combinazione di tasti necessaria per una certa operazione:

  • Dal menù [Strumenti] scegliere [personalizza]
  • Nella scheda [Opzioni] spuntare la casella [Mostra tasti di scelta rapida nella descrizione comandi].

A questo punto, ogni volta che, per esempio, vorrete mettere il grassetto, Word mostrerà la combinazione di tasti relativa. Con un po' di tempo e un piccolo sforzo, imparerete e premere [CTRL+G] in meno di un secondo! Per non parlare di [CTRL+C]/[CTRL+V]: sapete come si "traduce", vero?

NOTA: è anche possibile impostare comandi aggiuntivi, oltre a quelli esistenti. Per farlo bisogna premere il pulsante [Tastiera], nella scheda [Comandi].

Conoscere e usare i campi

Un'altra potente, e poco usate, funzione di Word riguarda i campi. Un campo è un elemento variabile del documento, che funziona in modo simile alle formule di Excel. I campi possono gestire date, numeri di pagine, formule matematiche, e molti tipi di dati variabili e sensibili al contesto. Come nel caso di "Trova e Sostituisci" le funzioni possibili sono moltissime, anche se molte richiedono qualche rudimento di programmazione, per essere usate. Ecco un esempio:

Inserire la data odierna

  • Posizionarsi nel punto del documento dove si vuole inserire la data variabile al contesto
  • Dal menù [Inserisci] selezionare [Campo]
  • Dal menù a tendina "Categorie", selezionare [Data e ora]
  • Selezionare [Date] e il formato data preferito

A questo punto, ogni volta che si apre il documento questo campo mostrerà la data odierna. Molto utile, per esempio, per lettere prestampate.

Usare le macro

Come molti altri programmi, Word è in grado di usare le macro. Queste, al contrario di quanto molti credono, non servono solo ai programmatori, ma possono rivelarsi utili anche a chi scrive documenti di testo, e compie spesso operazioni in sequenza. Immaginiamo di lavorare in tanti su un documento. È possibile ricorrere ai commenti, ma non è detto che siano la forma migliore di comunicare con i nostri colleghi. Ecco una possibile applicazione delle macro, inserire parti di testo con una formattazione diversa dal testo principale, ma sempre uguale a se stessa.

  • Scrivere il testo a cui applicare la macro, per esempio "Macro THG"
  • Dal menù [Strumenti] selezionare [Macro] e poi [Registra nuova macro]
  • Assegnare il nome alla macro, nel nostro caso "Macro_THG", e lasciare invariati gli altri campi.
  • OPZIONALE E CONSIGLIATO: Nella finestra successiva, cliccare su [tastiera] e impostare una sequenza di tasti per eseguire la macro più rapidamente. Si può fare anche in un secondo momento
  • Eseguire la sequenza di operazioni. Nel nostro caso, modifica del carattere, grassetto e modifica del colore.

La nuova Macro è pronta all'uso. La prossima volta che si vuole scrivere una nota di redazione, basta stendere il testo, selezionarlo, premere la combinazione di tasti scelta, ed il gioco è fatto. Anche in questo caso, il risparmio di tempo può essere molto alto.

È anche possibile combinare le macro con altre funzioni. Per esempio, è possibile creare una macro con una procedura "trova e sostituisci", riducendo tutto il processo a pochi click, o a una sola combinazione di tasti.

Un click per chiudere tutto

Avete più documenti aperti, tutto è stato salvato. Per guadagnare tempo e chiudere tutti i vostri documenti Word in una volta:

  • Tenete premuto il tasto [Maiuscola]
  • Andate nel menu [File] e cliccate su [Chiudere tutto].

Quelli che abbiamo descritto sono solo alcuni consigli, utili per ottimizzare l'uso di Microsoft Word. Questo programma, così come il suo successore, offre enormi potenzialità. Voi che trucchi usate, per tirare fuori il massimo da Word? Non esitate a condividere con noi i vostri trucchi, postando il vostro commento.

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