19/11/2010 di Redazione

Attenti alla mail aziendale su Facebook

Secondo Zuckerberg il sistema di messaggistica integrato Facebook Messages è il futuro delle comunicazioni. L'integrazione del social network con le mail sembra scontata, ma ci sono ancora molti dubbi da chiarire.

Complice la diffusione degli smartphone in ambito business e l'uso sempre più intenso dei nuovi canali di comunicazione istantanea (I social network favoriscono il business), che sono sempre più sfruttati anche dai professionisti, l'annuncio di un sistema di comunicazione integrato da parte di Facebook potrebbe sembrare un'idea interessante anche per le aziende.

Mark Zuckerberg, CEO di Facebook, nella sua presentazione al Web 2.0 Summit ha esordito nella presentazione di Messages parlando dei giovani e del loro atteggiamento negativo nei confronti della posta elettronica. Secondo loro, infatti, la posta sarebbe limitativa per i rapporti interpersonali e troppo complessa, perché per scrivere a qualcuno bisogna conoscerne l'indirizzo, oltre a compilare una serie obbligatoria di campi.

Quello che propone l'inventore del social network è un sistema di comunicazione altamente integrato, nel quale scompare qualsiasi distinzione fra chat, SMS e posta elettronica. Tramite Facebook, in sostanza, si potranno mandare anche messaggi email con tanto di allegati, e organizzare la corrispondenza mediante etichette e cartelle così come molti professionisti usano fare ormai da sempre.

Facebook Messages

Inoltre, Messages supporta l'organizzazione della corrispondenza in conversazioni, raggruppando cioé tutti i messaggi relativi alla stessa conversazione intercorsa con lo stesso interlocutore o lo stesso gruppo di persone. In realtà quest'ultima è un'opportunità che esiste già con alcuni client di posta, ma che non ha mai riscosso un consenso diffuso perché rende più difficoltoso rintracciare le conversazioni singole scorrendo semplicemente (e in modo del tutto intuitivo si potrebbe aggiungere) i messaggi contenuti nella posta in arrivo.

Altra funzionalità data da Facebook Messages è l'integrazione con Office Web Apps, il prodotto di Microsoft che consente di condividere e trasferire documenti fra più utenti tramite web. Questo è forse lo strumento di maggiore carattere professionale integrato nella nuova soluzione di Facebook, che palesa l'intenzione del social network di strizzare l'occhio alle aziende per coinvolgerle nel suo progetto.

In effetti molte delle funzionalità di Messages potrebbero sembrare interessanti per migliorare l'efficienza del lavoro di gruppo, seguendo le linee guida trapelate dalla recente indagine di mercato di Gartner, secondo cui oggi il social network e l'instant message stanno convergendo con la tradizionale e-mail per la creazione di sistemi di comunicazione più funzionali ed efficienti in ambito aziendale.

Se finora abbiamo descritto i vantaggi di una eventuale trasposizione della mail aziendale su Facebook, d'altra parte non possiamo trascurare gli svantaggi, che non sono trascurabili. Innanzi tutto sono molte le aziende che tengono un archivio di tutta la corrispondenza per motivi legali o semplicemente per esigenze di sicurezza. Trasferire la corrispondenza professionale su un social network impedisce queste procedure salutari, e oltre tutto può minare la sicurezza aziendale qualora le mail contenesseroinformazioni critiche che devono rimanere secretate.

In secondo luogo, il sistema importa automaticamente i contatti dell'utente. Fintanto che i contatti sono gli amici con i quali si comunicava tramite Gmail si può avanzare qualche obiezione sulla privacy ma non si creano, in linea di massima, troppi problemi. Se i contatti sono aziendali però? Perché concedere gratuitamente al social network l'intero database dei contatti aziendali, che in alcuni casi può essere un patrimonio dio grande valore?

Infine, ma non ultimo, gli utenti possono vedere in chiaro gli indirizzi e copiarli, che non è proprio il sistema più convenzionale per tutelare i contatti professionali.

Facebook Messages - clicca per ingrandire

Queste ed altre domande sono state sottoposte a Zuckerberg nel corso del suo intervento al Web 2.0 Summit, e il CEO di Facebook se l'è cavata con una buona dose di savoifèr, commentando che le obiezioni sono corrette, ma ha difeso il suo operato commentando che difendere gli ostacoli alla libera informazione è un modo per dare il controllo agli utenti.

In sostanza, se è vero che i social network si stanno sempre di più integrando con i sistemi tradizionali di comunicazione aziendale, e se è vero che la distinzione fra posta elettronica e social network andrà via via scomparendo, come emerso dalla ricerca di Gartner, è altrettanto vero che le informazioni critiche aziendali devono essere tutelate e pertanto non possono essere messe alla mercè di tutta l'utenza globale di Internet.

Esempi di integrazione fra social e mail che possono essere impiegati in azienda ci sono già, basti per esempio citare Microsoft Outlook Social Connector, che sincronizza i dati dei contatti del client di posta con quelli dei contatti del social network, ma senza pubblicare o divulgare le informazioni al di fuori dell'azienda.

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