19/06/2014 di Redazione

Banche toscane più efficienti con Software AG

Aris, la suite di Business Process Management di Software AG, ha permesso alla Federazione Toscana Banche di Credito Cooperativo di standardizzare e dunque migliorare i processi interni delle sue associate.

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Bilanciare la standardizzazione con le esigenze specifiche di ciascuna realtà non è impresa facile per chi, come la Federazione Toscana Bcc,  conta 26 Banche di Credito Cooperativo associate e fornisce loro servizi di rappresentanza, assistenza, consulenza e formazione. Il Business Process Management ha permesso di farlo: attraverso Aris, suite di Software AG, che è stata adottata dalla federazione per poter standardizzare tutti i suoi processi centrali. Capgemini Italia ha supportato le fasi dell’iniziativa, premiata fra l’altro da diversi riconoscimenti (fra cui, nel 2012, il Premio Nazionale per l’Innovazione “Premio dei Premi” riconosciuto dalla Presidenza della Repubblica per la sezione “servizi bancari - categoria la Banca Digitale”).

L’obiettivo della Federazione Toscana Bcc era quello di migliorare, portando addirittura all’eccelenza, i processi interni delle sue associate. Per poterlo ottenere era necessario arrivare a descrivere e formalizzare i processi bancari in maniera organica, standardizzata e automatizzata. Grazie a Capgemini Italia, che ha supportato la fase iniziale dell’implementazione, la suite Aris è stata adottata per mappare e standardizzare questi processi.

La consistente documentazione relativa ai processi mappati viene oggi memorizzata in un repository centrale per tutte le 26 Banche di Credito Cooperativo, utilizzando documenti in formato standard progettati per facilitarne la gestione. Le associate possono comunque riadattare i processi standard (disponibili a sistema) personalizzandoli in base al proprio modello organizzativo in una sezione del repository loro dedicata.

Tale attività di personalizzazione è facilitata da processi automatizzati, che rilasciano la documentazione standard in buona parte già adeguata al disegno organizzativo di ogni singola banca: in questo modo si sfrutta un framework di lavoro predefinito, intervenendo solo su quelle attività che differiscono rispetto alla mappatura standard dei processi. Aris, insomma, combina i vantaggi della standardizzazione con la libertà di personalizzare i processi, e consente a tutte le banche associate di avere un benchmark di riferimento per realizzare in modo flessibile e veloce il proprio repository dei processi personalizzato.

Per migliorare la diffusione della conoscenza aziendale e l’efficienza nella gestione del cambiamento organizzativo, il progetto è stato integrato con altri tre elementi. Il primo è un Knowledge Management System al quale si accede attraverso un portale intranet, e che integra la mappatura dei processi di lavoro con i documenti interni; questo sistema consente a ciascun dipendente di navigare sui processi e di accedere in modo sicuro e veloce alla documentazione riguardante una singola operazione o una singola attività. Il secondo elemento aggiuntivo è una community in cui tutti gli utenti delle varie Bcc possono discutere delle varie attività specifiche, mentre il terzo è un repository che integra il catalogo standard di conoscenze tecniche con le singole attività mappate nei processi di lavoro.

Il funzionamento di Aris


La Federazione elenca una lunga lista di risultati ottenuti grazie ad Aris: una gestione tempestiva, efficace ed efficiente dell’intero corpus della normativa interna; la diffusione precisa e puntuale della conoscenza su ogni attività lavorativa; un aumento dell’efficacia dei processi organizzativi; maggiori efficienza ed efficacia dei  progetti interni che prevedono la mappatura e l’analisi dei processi aziendali, nonché della redazione, approvazione, pubblicazione e gestione della normativa interna. E poi ancora, la possibilità di pianificare meglio le attività di formazione e una maggiore condivisione di opinioni e conoscenze tra i dipendenti delle diverse filiali.
 

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