Introduzione
Nel 1999, quando Salesforce.com fece la sua comparsa, si parlò della "fine del software". Era un'affermazione eccessiva ma ben rappresentante delle voci che, periodicamente, ricompaiono e parlano dell’imminente fine del software client, vale a dire quello installato sul computer dell'utente. Il futuro del calcolo, già allora, si collocava nei server e nelle applicazioni che possono ospitare, alle quali accedere tramite un browser.
Sono passati dieci anni, e la maggior parte di noi è concorde sul fatto che il software installato scoppia di salute. I consumatori acquistano gran parte dei programmi che usano, o scelgono alternative gratuite. Le aziende continuano a fare ottimi affare con le licenze, e quasi ogni lavoro, calcolo o progetto, è eseguito in locale.
Le eccezioni alla regola, tuttavia, sono diventate sempre di più. Gmail, per esempio, dal 2005 fa da testa di ponte per diffondere consapevolezza sulla posta elettronica online, la Webmail, ma anche per far conoscere altri servizi, come Google Apps, Google Reader o Google Calendar. Hotmail, però, esiste addirittura dal 1996, anche se Microsoft ha dato vita a Windows Live solo nel 2005. Da allora il termine "live", in un modo o nell'altro, è sempre più presente nei prodotti Microsoft. Ad oggi alcuni elementi di Microsoft sono ancora installati sul computer dell'utente, ma molti altri sono online, nella "nuvola", o cloud, il termine che indica l'uso di applicazioni online installate su server lontani dalle nostre postazioni, come abbiamo raccontato in questo articolo. Microsoft Office Live, per esempio, raccoglie un buon numero di strumenti online per archiviazione, condivisione, progettazione di siti web e hosting, e solo l'ultima voce è a pagamento. Tutti gli strumenti proposti sono pensati per integrarsi con la versione installata di Office, ma possono anche essere usati come soluzioni indipendenti.
Recentemente, poi, Microsoft ha intensificato la presenza di Office Online, con l'avvicinarsi della nuova versione che uscirà nei prossimi mesi, poco dopo Windows 7.
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Se volete andare ancora oltre, potete dare un occhiata a Microsoft Live Mesh, una piattaforma per la sincronia di molti dispositivi, in grado d'integrare Windows, Windows Mobile e Mac OS X. Include anche archiviazione online ed elementi di desktop remoto. Tutto, quindi, indica che lentamente, ma inesorabilmente, stiamo passando da un ecosistema basato sul singolo computer a uno nel quale ogni macchina può fare da "client leggero"; non solo i computer, ma anche MID, PDA e smartphone. I server saranno più versatili e inseriti in una struttura complessa, che offrirà potenza di calcolo e sicurezza dei dati. Considerando questa realtà, quindi, non sorprendono gli investimenti di Intel in un processore "vecchio stile" come l'Atom, che ha una potenza quasi nulla rispetto all'architettura Core, ma adatta a soluzioni per client con poca potenza di calcolo, per i quali sono più importanti i consumi ridotti.
Il software installato, chiaramente, è ancora vivo e vegeto, ma è impossibile non notarne l'evoluzione, e di certo aziende e professionisti sfrutteranno i benefici di questa evoluzione non ne appena ne varrà la pena. Se pensavate che "cloud computing" fosse un termine di marketing, usato tanto per riempire pagine e animare conferenze, potreste scoprire che non è del tutto vero.
Microsoft ha imparato molto dal 2005, e oggi porta le sue conoscenze in BPOS, Business Productivity Online Suite, che fa parte dei servizi online proposti dall'azienda. BPOS è, essenzialmente, uno strumento pensato per le aziende, che offre una piattaforma online per lo scambio di messaggi e la collaborazione in generale, ma che rende anche obsoleto il vecchio concetto di software acquistato in una scatola con relativa licenza. Ad oggi non c'è nulla sul mercato che somigli a BPOS e, in una situazione economica difficile come quella attuale, ha la potenzialità di far risparmiare molto denaro alle aziende e di diventare un nuovo punto di riferimento per la produttività moderna.
Exchange Online
Prima di approfondire la ragioni per passare a BPOS in azienda, è meglio capire che cos'è con qualche dettaglio in più. Si compone di quattro componenti fondamentali, i cui nomi sono piuttosto conosciuti: Exchange Online, Sharepoint Online, Office Comunications Online e Office Live Meeting.
Exchange Online è basato su Exchange Server 2007. Per l'utente l'applicazione ha l'aspetto e la familiarità di Outlook 2007, quindi chi vede nelle Webmail dei servizi goffi può stare tranquillo, così come chi non vuole perdere tempo per imparare a usare un programma diverso. Chi conosce Outlook può usare Exchange Online dal primo momento senza difficoltà, e sfruttare i 5 GB messi a disposizione per ogni casella di posta elettronica, che possono arrivare anche a 25 GB. Se un'azienda ha dieci licenze, con 5 GB per utente, può decidere di redistribuire i 50 GB totali come preferisce, per esempio assegnando 15 GB a due utenti, e dividendo quelli restanti tra gli altri.
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Usare Outlook come applicazione web potrebbe essere già una cosa positiva di per sé, ma si possono trovare vantaggi concreti. I messaggi sono sottoposti a una
scansione antivirus e antispam tramite Microsoft Forefront prima di essere consegnati nella casella posta in arrivo; è attivo un
backup giornaliero, che si occupa anche di conservare gli elementi cancellati, nel caso dovessero servire. Microsoft sostiene che il servizio è attivo "per il 99,9% del tempo", e offre una garanzia sostanziosa, impegnandosi a risarcire eventuali malfunzionamenti
in contanti. Si tratta di un elemento fondamentale per le aziende, che generalmente devono accettare condizioni molto meno vantaggiose. È un livello d'affidabilità ineguagliato persino dai sistemi desktop, che si fermano a un SLA (Service Level Agreement) del 95%, quindi ogni lavoratore potrebbe perdere fino al 5% del proprio tempo lavoro ogni anno, una cifra di tutto rispetto, facilmente convertibile in denaro.
Passare a Exchange Online (o altri prodotti del pacchetto BPOS) elimina quindi i rischi? No, certamente. Si continua a lavorare con hardware tradizionale, con server comuni, che non sono a prova di bomba, quindi i rischi esistono. Statisticamente, in ogni caso, l'hardware desktop si danneggia più spesso di quello server, ma parte del problema è da mettere in relazione alle configurazioni del desktop stesso e al software. Semplificare la configurazione del computer, e spostarsi a un modello cloud, è un modo per ridurre le perdite dovute a malfunzionamenti e relativi tempi morti. Le applicazioni cloud, tra l'altro, permettono a un utente di passare facilmente da un computer a un altro, eliminando le difficoltà derivanti da riparazioni e aggiornamenti dei sistemi.
Come dicevamo, con BPOS Microsoft non ha creato un club esclusivo, ma piuttosto una piattaforma disponibile per chiunque la voglia sfruttare. Tutta la suite, infatti, è compatibile con Mac OS X, oltre che con i più recenti sistemi operativi MS, Windows XP e Vista. Le applicazioni funzionano con Internet Explorer 6 e superiori, con Firefox 3 e superiori e con Safari 3.1.2 e superiori. Exchange Online ha anche una versione mobile, che lo rende compatibile con Windows Mobile 6, con le serie Nokia N ed E, con Blackberry e iPhone, a partire dal firmware 2.0.
Microsoft, curiosamente, raccomanda di usare Outlook, una scelta che potrebbe sembrare ridondante se si vuole passare alle applicazioni web. Si tratta, però, solo di una raccomandazione, non di un obbligo; una scelta da fare per chi prevede di stare offline, magari a lungo, e vuole continuare ad accedere alla propria posta elettronica, ai documenti di Share Point e alle conversazioni, anche se non è possibile usare un browser.
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SharePoint Online
La maggior parte degli utenti, anche quelli domestici, ha almeno un'idea di com'è fatto Outlook. Non così tanti, però, hanno avuto l'occasione di prendere in considerazione Share Point, o ne conoscono l'esistenza. Quest'applicazione è tradizionalmente orientata al pubblico professionale e alle aziende che hanno dipendenti sparsi per il mondo, che hanno bisogno di collaborare. Negli anni, però, la mobilità e l'universalità dell'accesso sono diventati principi sempre più rilevanti, e oggi anche gruppi piccoli, formati da cinque o sei persone, potrebbero avere gli stessi bisogni di aziende più grandi. Tutti possiamo notare i vantaggi di avere tutto quello che ci serve in una sola pagina web: persino i ragazzi a scuola ormai maneggiano quotidianamente il caricamento di file online e la collaborazione a distanza, o la gestione di diverse versioni di un file (pensate ai computer della scuola, pendrive e computer di casa). In passato la collaborazione significava mandare lo stesso allegato a più persone, ognuna delle quali apportava delle modifiche, e poi lo rispediva. Con le soluzioni cloud, quel tipo di difficoltà può diventare un ricordo.
Se i server diventano la locazione definitiva dei file, infatti, ogni utente può controllare le variazioni apportate dagli altri con un click, ed essere certo di avere sempre la versione più aggiornata. Per evitare confusione, MS ha deciso di dare i diritti di modifica a un solo utente per volta, e offre la possibilità di salvare innumerevoli versioni precedenti.
Quello che abbiamo descritto fino ad ora, però, è solo uno dei molti aspetti di SharePoint Online. Da un punto di vista più ampio, SharePoint è pensato come strumento per definire, organizzare e gestire i gruppi di lavoro. Gli amministratori possono creare spazi dedicati, selezionare diritti d'accesso e d'uso personalizzati per ogni utente, e sfruttare per ogni spazio funzioni e forme specifiche. SharePoint permette di fare tutto in pochi minuti, grazie a una vasta gamma di modelli predefiniti.
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SharePoint, essenzialmente, offre una serie di elementi con i quali riempire lo spazio di lavoro. Possono essere librerie, blog, wiki, liste di attività, agende, sondaggi, feed RSS o qualsiasi altra cosa. Una delle caratteristiche più interessanti di quest'applicazione è la gestione del flusso dei dati. SharePoint divide un'attività in una serie di passaggi, ognuno dei quali può essere assegnato a un utente diverso, che ne è responsabile, e quindi può modificarne lo stato. Non è difficile immaginare quanto una gestione simile possa facilitare il compimento di un progetto, come per esempio la creazione di materiale pubblicitario, ma anche organizzare una festa aziendale o gestire al meglio le attività che si svolgono fuori dall'azienda.
Immaginate che la Compagnia X ha a disposizione diversi venditori, e decide di usare SharePoint Online per organizzare al meglio la fatturazione e i pagamenti. L'amministratore dà a uno dei venditori da 10 a 20 licenze BPOS, con le quali può accedere allo spazio SharePoint della compagnia, da dove potrà controllare l'andamento delle varie attività, come il ricevimento delle fatture, l'approvazione dei pagamenti o l'emissione di assegni. Se il processo è visibile tramite SharePoint non c'è più bisogno di perdere tempo al telefono o tramite posta elettronica, e tutte le parti coinvolte avranno accesso a informazioni aggiornate e corrette in tempo reale.
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Office Live Meeting
Office Live Meeting è una piattaforma per le conferenze e la collaborazione in tempo reale. Chi ha provato una riunione via Web può raccontarvi come si possono unire interventi, lavagne interattive, applicazioni condivise o diapositive con molta facilità.
Live Meeting, naturalmente, offre anche altre possibilità: può gestire chiamate VoIP e 800 numeri PSTN, audio e video, tanto con contenuti preregistrati che in streaming. È un modo per azzerare le spese necessarie per permettere ai lavoratori di raggiungere il luogo della riunione, dove si guardano diapositive e si sbircia sullo smartphone sotto al tavolo. I viaggi, infatti, hanno un costo molto elevato, non solo per le spese vive, ma anche per il tempo lavorativo che viene investito; con Live Meeting tutto è più semplice ed economico, e dopo una riunione tutti possono tornare al lavoro in pochi minuti, anche quelli che sono a ore, o giorni di distanza dalla sede. La riunione, inoltre, può essere registrata e utilizzata in futuro come punto di riferimento per i nuovi incontri.
Siamo consapevoli del valore che ha un incontro faccia a faccia, ma è sempre il caso di domandarsi, in ogni occasione, qual è lo strumento giusto per ottenere i risultati desiderati. Se lo scopo dell'incontro è cementare le relazioni umane, è ovvio che la scelta migliore è incontrarsi di persona, stringersi la mano, magari prendere un caffè insieme e chiacchierare. Ma se l'obiettivo è solo condividere informazioni e programmi, una piattaforma come Live Meeting è perfettamente adatta allo scopo, e può essere abbinata a schede di comprensione e soddisfazione, da presentare ai partecipanti dopo l'incontro.
Live Meeting, tuttavia, può servire anche per attività più contenute, come l'incontro tra due colleghi che sono in uffici diversi, e vogliono condividere facilmente del materiale in tempo reale. Potrebbe sembrare una cosa da niente, ma rappresenta comunque un risparmio di tempo e riduce le possibili confusioni ed errori: pensate al tempo lavorativo che si perde se la correzione a un file non viene salvata nel modo corretto, e si scopre quando è troppo tardi. Quante volte avete detto a un collega "se potessi mostrartelo a schermo ci capiremmo in un attimo". Live Meeting è una risposta a questo tipo di problemi.
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Office Communications Online
Office Communications Online è forse la più piccola e meno pubblicizzata applicazione della suite BPOS, ma ciò non la rende meno interessante. È, semplicemente, l'applicazione di messaggistica istantanea.
Si potrebbe pensare che un programma di messaggistica a pagamento sia un'idea assurda, visto che tutti gli altri sono gratuiti, soprattutto se è necessario Office Communicator 2007 R2. Ci sono però anche dei vantaggi, che per alcuni potrebbero essere interessanti: c'è, per esempio, l'integrazione totale con SharePoint, Exchange e Office, o la possibilità di comunicare, audio e video, con un'altra persona senza preoccuparsi - o quasi - dei firewall aziendali. I filtri e i sistemi di sicurezza, inoltre, mettono l'utente al sicuro da spam e virus, così come dai contatti di sconosciuti dai nomi fantasiosi. Infine, ma non ultimo, il fatto di essere un'applicazione cloud, quindi non ha i rischi e le difficoltà dei programmi installati.
Office Communicator 2007 R2 è un elemento necessario, ma permette di integrare anche Outlook. Esiste anche Communicator Web Acces, che dovrebbe essere disponibile in futuro.
Solo qualche anno fa si pensava che i programmi di messaggistica istantanea fossero un gioco per adolescenti e ragazzini, ben lontano dalle esigenze professionali e lavorative. La realtà però è cambiata e oggi quasi tutti sono concordi sul fatto che gli IM, come la posta elettronica, possono contribuire ad aumentare la produttività e a rendere il lavoro più gradevole; è ragionevole pensare che questo effetto possa essere ulteriormente amplificato da un'integrazione totale degli strumenti disponibili.
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Per chi usa poco il computer, deskless worker
Fino ad ora abbiamo parlato della versione standard della suite BPOS, ma esiste anche una versione chiamata Business Productivity Online Deskless Worker Suite, che include Exchange Online Deskless Worker e SharePoint Online Deskless Worker. Il nome potrebbe forse far pensare a una versione con "qualcosa in più", ma in realtà è l'esatto contrario.
L'idea è di andare incontro a tutti quei lavoratori che non sono sempre vincolati da un computer, come per esempio i magazzinieri o le infermiere, e che spendono più tempo in piedi che seduti davanti a un monitor. Chiaramente, queste persone non hanno bisogno di tutte le funzioni standard di BPOS, e per loro MS ha creato questa versione "lite". Mancano del tutto Live Meeting e Office Communications, mentre Exchange Online Deskless Worker offre agli utenti una casella email di soli 500 MB, e funziona solo con Outlook Web Access, la versione online di Outlook che ha l'aspetto e le funzioni di quella installata (tranne alcune, come la possibilità di sincronizzarsi con Outlook 2007 o di usarla da un cellulare).
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SharePoint Online Deskless Worker offre agli utenti l'accesso ai siti Share Point, nulla di più. Alcuni hanno criticato questa scelta, sostenendo che solo perché una persona non è sempre davanti a un computer non significa che non debba, o possa, contribuire a un progetto. L'accesso in sola lettura, in effetti, sembra nascondere una sorta di sub-cultura, secondo la quale chi sceglie questo prodotto non è meritevole del diritto di dare il proprio contributo. Un'interpretazione, però, che potrebbe essere scorretta, o almeno fallace: se prendiamo in considerazione, per esempio, un consulente esterno, ha senso che abbia accesso ai contenuti in visione, ma non che abbia diritto ad effettuare delle modifiche, e sarebbe poco sensato spendere di più per avere la licenza completa.
Costi
Ci sono due modi di vedere i costi di BPOS, considerando i costi vivi, acquisto e gestione, e comparandoli con quelli del software convenzionale. Potete consultare le pagine di Microsoft per scoprire quanto potrebbe costarvi il servizio, infatti il prezzo dipende da diverse variabili, soprattutto dal numero di licenze acquistate. A titolo di esempio, consideriamo cinque licenze standard BPOS, vale a dire il minimo per accedere al servizio, che vi costeranno 64 euro al mese o, se preferite, 12.78 euro al mese per utente. Se l'offerta base non è quello che vi serve, è anche possibile scegliere singolarmente gli elementi e le quantita, sempre con il minimo di cinque licenze per i nuovi clienti.
Considerando le voci separatamente, si può comprendere il costo con qualche dettaglio in più:
Exchange Online = 8,52 euro/utente/mese
SharePoint Online = 6,18 euro/utente/mese
Office Communications Online = 2,13 euro/utente/mese
Office Live Meeting = 3,83 /utente/mese
Exchange Online Deskless Worker = 1,7 euro/utente/mese
SharePoint Online Deskless Worker = 1,7 euro/utente/mese
Deskless Worker Suite = 2,56 euro/utente/mese
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Con la versione standard di BPOS avrete una licenza per Exchange Online e Office Live Meeting, alle quali si aggiungono SharePoint Online e Office Communications Online. Proviamo a immaginare una situazione reale.
Prendiamo come esempio una piccola impresa, con 10 lavoratori, nella quale tutti hanno bisogno delle applicazioni in questione. La scelta più comune è Windows Small Business Server, che include le applicazioni e i servizi che avreste anche con BPOS.
Tecnlogie Standard di Windows Server 2008
- MS Exchange 2007 Standard
- Windows SharePoint 3.0
- MS Forefront Email Security per Exchange
- Windows Server Update Services 3.0
Windows Small Business Server 2008 costa 1089 dollari, per l'accesso di 5 utenti. Per aggiungerne cinque, ci vorranno altri 385 dollari, per un totale di 1474 dollari, circa 1000 euro.
Per sfruttare questa soluzione, però, ci vorrà anche un server adatto a livello hardware. Potete costruirvene uno da soli, ma se deciderete di acquistarne uno dovete mettere in preventivo circa 2000 euro per un prodotto completo di tutte le funzioni e le caratteristiche di cui potreste avere bisogno. Sommando i costi si arriva a un totale di 3000 euro, vale a dire 397 dollari per utente. Supponendo che tutto il sistema duri cinque anni, con un po' di fortuna, sono 80 dollari. 55,5 euro, all'anno per ogni utente.
Sembra economico, e di certo è meno dei 153.36 euro all'anno che spendereste per ogni utente, con BPOS. Prima di chiudere la questione, però, è bene considerare anche i costi accessori, o, secondo i punti di vista, quelli reali. Avrete bisogno di computer piuttosto potenti, quindi più costosi, e dovrete eseguire backup regolari, ed entrambe le cose presuppongono costi energetici maggiori rispetto alle macchine "leggere" che sarebbero sufficienti per usare le applicazioni cloud. Poi c'è da aggiungere lo spazio necessario, che potremmo mettere sotto la voce affitto, le spese da affrontare per la migrazione di dati e applicazioni, la manutenzione di terminali e server, così come quella della rete. Tutto compreso, per 10 utenti difficilmente scenderete sotto i 1000 dollari all'anno, vale a dire 100 dollari per utente. Con BPOS, e con i servizi cloud in generale, questi costi sono assorbiti dal fornitore del servizio, vale a dire, nel nostro caso, Microsoft. Spendereste una cifra molto simile, ma con meno grattacapi.
Nel prossimo articolo torneremo sull'argomento dei costi, occupandoci di aziende più grandi, che hanno bisogno di più di 75 licenze e dei limiti di Windows Small Business Server 2008.
Perché costa così poco?
Vista l'analisi dei costi, viene da chiedersi perché Microsoft propone agli utenti un servizio che rischia di cannibalizzare i suoi stessi prodotti. Ci sono due possibili risposte. La prima è che una sottoscrizione mensile da parte dei clienti offre diversi vantaggi a entrambe le parti: costi minori, un flusso costante di denaro per Microsoft e clienti sicuri nel tempo. Scomparirebbe poi la tendenza a usare software obsoleto per evitare i costi d'aggiornamento. In questo senso s'intende il concetto di "Software come servizio", e non più solo come strumento. Non è come passare a un prodotto concorrente, come per esempio OpenOffice: il passaggio ai servizi cloud, in azienda, rappresenta un impatto culturale e strutturale enorme: una volta che ci si entra, difficilmente se ne esce, ed è probabilmente questo il punto sul quale Microsoft punta maggiormente.
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Il secondo punto, come abbiamo già avuto modo di dire, è che il futuro è cloud. Se Microsoft non offre questo tipo di servizi, lo farà qualcun altro, e sappiamo che Google è in prima linea. La ricompensa per chi arriva prima degli altri sarà molto generosa, cioè molti, moltissimi clienti, che difficilmente potrebbero decidere di passare alla concorrenza. Una volta che un gruppo di lavoro comincia a condividere dati e applicazioni, la natura virale del cloud computing farà sì che il sistema si estenda anche a collaboratori esterni, e poi a clienti e fornitori che acquisteranno delle licenze.
E non dimentichiamo la ciliegina sulla torta: non si può piratare un software cloud, e anche ottenere accessi non autorizzati durevoli sarebbe praticamente impossibile.
A chi serve?
Abbiamo usato BPOS per un po' di tempo, cercando di prenderlo in considerazione da diversi punti di vista, e chiedendoci di continuo se sia migliore delle applicazioni installate sul computer, cioè del modello che conosciamo e usiamo da almeno vent'anni. Dobbiamo ammettere, non senza difficoltà, che la risposta è sì, e il fatto che la licenza minima sia per cinque utenti ci fa pensare che l'azienda di Redmond abbia in serbo una soluzione cloud di spessore anche per l'utente singolo, vale a dire Office Online, che dovrebbe vedere la luce insieme a Office 2010. Non vediamo l'ora di vedere come sarà.
Ci chiediamo chi continuerebbe a pagare centinaia di dollari per una singola licenza Office, da sostituire ogni tre anni circa, quando è possibile ottenere gli stessi risultati per pochi euro all'anno. La risposta che siamo riusciti a trovare è semplice: "abitudine e tradizione", non tanto legati a Office in sé, quanto al fatto di possedere qualcosa, e all'illusione di controllo che ci dà il possesso.
In realtà, chi ha acquistato Office non lo possiede veramente, basta leggere le "righe in piccolo" dell'accordo sull'utilizzo. Quello che si acquista è una licenza, cioè il permesso di usare l'applicazione, quindi non si ha più controllo sul software installato di quanto se ne abbia su uno cloud, almeno per quanto riguarda Office. È difficile da digerire, ma non c'è nessun vantaggio implicito nel modello tradizionale, e non ci sono vere ragioni per preferire il software installato rispetto alla sua versione su server. Non nell'aspetto, né nelle funzioni, eppure qualcosa si può trovare.
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Ogni persona, così come ogni azienda, ha le sue applicazioni preferite e una collezione di materiali che apprezza e che potrebbe usare anche dopo che la compagnia che l'ha prodotto è fallita. Il CD originale continua ad essere installato, ogni volta che si cambia PC. Questo fenomeno non si potrebbe ripetere se si scegliesse il cloud computing. Se si tratta di un prodotto che pensate di usare per anni, quindi, il CD/DVD, nella sua bella scatola, ha senso. In tutti gli altri casi, però, la scelta più sensata sembra quella del cloud computing.
La situazione economica di tutti noi non può che intensificare questa tendenza, perché siamo sempre alla ricerca di soluzioni più efficienti e meno costose. Da qualsiasi punto di vista lo si guardi, che sia la tecnologia, la sicurezza, le licenze o lo sviluppo, BPOS può fare quello che fanno i software installati e oltre, a prezzi minori o al massimo equivalenti.