L’Europa ingrana le marce nel viaggio verso la fatturazione elettronica. Quello che per molti enti pubblici, inclusa la PA italiana, è già un obbligo, per le aziende private è soprattutto un’opportunità da cogliere il prima possibile: l’e-invoicing aiuta a diventare più efficienti, ma anche a risparmiare. Lo afferma una ricerca realizzata lo scorso anno da Billentis su organizzazioni europee del settore pubblico e privato. Sponsorizzato da Ricoh Europe, lo studio ha messo in evidenza alcune tendenze nette: nel corso del 2014 la produzione di fatture elettroniche ed e-billing nel Vecchio Continente è aumentata di circa il 22%.
Oltre alla necessità di adeguamento con le normative delle diverse Agende Digitali nazionali, la principale ragione è di tipo finanziario: dalle risposte al sondaggio emerge come per le aziende di tutti i settori la riduzione dei costi sia un driver importante. Il più importante, anzi, quando si decide di implementare processi basati su documenti elettronici. E i risparmi, stando a quanto emerso dal report, ci sono. Rispetto a una gestione documentale cartacea, la fatturazione elettronica ha generato un taglio delle spese fra l’80% e il 60% nelle realtà che l’hanno adottata. Dal momento dell’implementazione, il tempo di payback tipicamente varia dai sei ai diciotto mesi.
Questi dati trovano conferma nei numeri recentemente diffusi dalla Commissione Europea. In Danimarca, per esempio, grazie all’e-invoicing ogni anno i contribuenti risparmiano 150 milioni di euro e le aziende riducono i costi di 50 milioni di euro, mentre in Italia – a fronte di uno scenario meno maturo – i risparmi ottenuti grazie all’e-procurement si attestano a 3 miliardi di euro. Se implementata in tutta l’Europa, la fatturazione elettronica nel public procurement porterebbe a risparmiare 2,3 miliardi all’anno.
“L’e-invoicing supporta l’Agenda Digitale dell’Unione Europea e il suo obiettivo di creare una Pubblica Amministrazione paperless in tutto il continente”, ha commentato Martin Hurley, vice president e general manager, Outsourcing Services di Ricoh Europe. “Questo è un riconoscimento positivo del progresso conseguito a livello paneuropeo, un progresso che avvicina le organizzazioni alla creazione di un mercato digitale unico”.
Il report di Billentis fa notare, sì, le motivazioni che spingono le aziende ad adottare la fatturazione elettronica: il già citato taglio dei costi, ma anche la volontà di dialogare meglio e in modo più efficiente con i propri clienti e partner, e dunque di rimanere competitive. Ma sebbene le Pmi riconoscano la necessità di un cambiamento, dall’indagine emerge anche un certo grado di cautela e timori di dover modificare in modo traumatico i processi di lavoro. “Di certo questo cambiamento non può avvenire dall’oggi al domani e le aziende necessitano del supporto di un partner specializzato”, ha aggiunto Hurley.
A detta del manager di Ricoh, tra i principali vantaggi legati alla fatturazione elettronica va citata anche la migliore visibilità sul cash flow e sull’approvazione delle fatture, oltre alla riduzione del tempo da dedicare alle attività amministrative. “Il passo successivo per le aziende”, ha concluso Hurley, “riguarda l’accelerazione del viaggio verso la piena digitalizzazione, un viaggio che comincia sempre con una revisione dei processi, dei sistemi tecnologici e delle modalità lavorative esistenti”.