05/09/2008 di Redazione

Google Gmail, trucchi e astuzie per un uso migliore

Ecco una serie di suggerimenti per usare al meglio il servizio Gmail di Google.

Introduzione

Gmail, il servizio di posta elettronica fornito da Google, è la scelta di moltissimi utenti in tutto il mondo, ivi compresi molti lettori della nostra testata. I servizi di posta elettronica forniti dagli ISP vanno ancora per la maggiore, ovviamente, ma sempre più persone si orientano per un servizio dedicato, e Gmail è usato, ogni giorno di più, come account principale.

Il servizio di posta elettronica di Google, lanciato circa 4 anni fa, oggi integra una gamma completa di funzioni che ne fanno un servizio webmail completo, che possono sfruttare anche i meno esperti. Per chi non ha ancora esplorato i segreti di Gmail, questa guida raccoglie alcuni consigli utili per ottenere il massimo da questo servizio gratuito.

Gmail su client

La posta in arrivo nella casella Gmail si può controllare anche con un programma client, come Outlook, Thunderbird o Eudora, senza per questo rimuovere i messaggi dalla casella online. Si può impostare il programma per ottenere questo risultato, ma la cosa più semplice è farlo tramite le impostazioni della stessa Gmail. È piuttosto semplice, basta entrare nelle Impostazioni di Gmail, che si trovano in alto a destra, e poi selezionare la scheda [Inoltro e POP/IMAP]. A questo punto bisogna abilitare la funzione POP o quella IMAP, a seconda delle proprie preferenze. Se si sceglie il protocollo POP, si può impostare Gmail per mantenere una copia dei messaggi sul server, qualsiasi sia l'impostazione dal lato client. Per eventuali dubbi, è sempre utile consultare la pagina di aiuto.

Google Email Uploader

Google Email Uploader permette di inoltrare messaggi e contatti da un programma di posta elettronica all'account Gmail, in pochi semplici passaggi. Il tempo necessario per completare l'operazione, ovviamente, dipende dalla quantità di dati e dalla velocità della connessione. Quest'applicazione, che facilita molto la vita, funziona solo con Windows XP e Vista.

Mouse addio

Un'applicazione, comprese quelle online, non sarebbe completa senza scorciatoie da tastiera. Prima di cominciare a digitare alla velocità della luce, bisogna abilitare le scorciatoie di Gmail, sempre dalla pagina delle impostazioni. Ecco qualche esempio, tra le tante possibilità disponibili:

c: scrivi nuovo messaggio

/: cerca

n: prossimo messaggio

p: messaggio successivo

!: marca messaggio come spam

r: rispondi al messaggio

a: rispondi a tutti

f: inoltra

Ctrl + s: salva come bozza

Better Gmail

Questo plug-in per Firefox cambia radicalmente l'aspetto di Gmail. Permette di scegliere la skin, migliora la gestione dei messaggi, delle firme, delle icone e di altri aspetti. Per ottenere tutti questi miglioramenti, basta installare l'estensione.

Customize Google

Abbiamo già parlato di questa estensione, recentemente. È certamente meno spettacolare di Better Gmail, ma permette di liberarsi degli annunci, rendere Gmail più sicura, e anche di nascondere la casella Spam e la finestra "Contatti Rapidi", selezionare il carattere e altre cose ancora. Questo plug-in, inoltre, integra funzioni che si applicano a tutti le funzioni di Google, a partire da quelle di ricerca online.

Importare i contatti

Con Gmail è piuttosto facile importare una lista di contatti. Basta salvare l'agenda, per esempio in formato CSV, e poi caricare il file, dal disco rigido a Gmail, tramite la relativa funzione d'importazione. Basta selezionarla, cliccare su [Sfoglia] e selezionare il file desiderato. In questo modo si possono caricare in Gmail i contatti di altri programmi di posta, di altre webmail, nonché di uno o più telefoni cellulari (in questo caso, bisogna prima sincronizzarli tramite Outlook).

Filtri

Gmail permette di creare un numero illimitato di filtri per i messaggi in arrivo. Per creare un filtro si può passare dal menù "impostazioni", e poi selezionare la scheda [filtri]. Da qui, basta scegliere [Nuovo Filtro], inserire un criterio (una parola chiave, un mittente, etc.), e poi selezionare [Passaggio Successivo], per decidere quale azione si deve intraprendere quando il criterio è soddisfatto: si può decidere di cancellare il messaggio, segnare come "già letto", applicare un'etichetta o rispedirlo ad un altro indirizzo, tra le altre cose.

Per creare un filtro, è anche possibile partire da uno o più messaggi, seguendo pochi semplici passaggi: si selezionano i messaggi da filtrare, e poi si seleziona [filtra messaggi di questo tipo] dal menù a tendina "Altre Azioni" che si trova tra le opzioni della casella "posta in arrivo".

Al momento di creare il filtro, ricordate di selezionare "Applica anche alle x conversazioni seguenti".

Importare altri messaggi

Così come è possibile importare un'agenda, è anche possibile importare messaggi da altri account di posta, centralizzando tutti gli indirizzi in Gmail. Gmail, in ogni caso, può "scaricare" messaggi solo da caselle compatibili con i protocolli POP o IMAP. Per attivare questa funzione si passa dal menù [Impostazioni], e poi [Account]. Qui si dovrà scegliere [Aggiungi un altro account email], e poi inserire le informazioni richieste, ivi comprese nome utente e password dell'account aggiuntivo. Sarà anche possibile decidere se lasciare una copia dei messaggi sul server originale, oppure rimuoverlo del tutto, e anche se applicare un'etichetta ai messaggi in arrivo.

Ciliegina sulla torta, dopo una procedura di verifica, è anche possibile spedire messaggi con l'indirizzo alternativo, oltre che scaricarli. Anche questa funzione è attivabile dalla pagine [Inoltro e POP/IMAP]

Rispedisci!

È anche possibile rispedire un messaggio ad un altro indirizzo, in maniera automatica. Una possibilità interessante per chi vuole avere più copie di uno stesso messaggio, per sicurezza. Oppure potrebbe essere utile per condividere con un'altra persona tutta una serie di messaggi, senza paura che qualcuno possa sfuggire. Per attivare questa funzione, usiamo ancora la scheda "Inoltro e POP/IMAP", dalle Impostazioni. Una volta qui, selezioniamo "Inoltra una copia della posta in arrivo", e inserite l'indirizzo al quale volete ricevere la copia. Si può anche decidere se archiviare il messaggio inoltrato, o cancellarlo.

Filtrare gli allegati

È anche possibile filtrare gli allegati, sempre dalla scheda dei filtri. Potete impostare Gmail per mostrare i messaggi per tipo di allegato (testo, video, immagine, etc.). Basta impostare un filtro in base al tipo d'allegato, e inserire [*.estensione] nel campo "contiene le parole", e sostituendo "estensione" con il tipo di file da filtrare (exe, avi, jpeg, txt, etc.). Spuntate la casella "Contiene allegato" e cliccate su [Passaggio successivo], per completare le impostazioni del filtro.

Identità multiple

Se non conoscete il termine "eteronimia" non è detto che non lo possiate applicare. Gmail permette di usare più di un nickname per il vostro account, aggiungendo il simbolo [+] dopo l'indirizzo utente@gmail.com. Questa semplice operazione permette di usare indirizzi del tipo utente+alias@gmail.com. Potete usarlo, per esempio, per registrarvi ad un forum o a una newsletter. Se l'alias in questione attira troppo spam, per esempio, basta filtrarlo direttamente nella relativa casella, o nel cestino.

Gmail Manager

Ecco un'altro add-on per Firefox, che permette di gestire il proprio account e, soprattutto, avvisa se arriva un nuovo messaggio, senza dover aprire la pagina di Gmail. Permette anche di importare ed esportare le preferenze, e offre anche una funzione per la composizione veloce dei messaggi, per diversi account Gmail.

Esistono anche diversi gadget di Google Desktop, e anche per la Sidebar di Windows Vista, che hanno funzioni simili.

Etichette

Le etichette aiutano a tenere in ordine la casella di posta, similmente a come si farebbe con le cartelle. Il modo più veloce per creare un'etichetta è cominciare selezionando il messaggio, quindi selezionare "Nuova Etichetta" dal menù a tendina. A questo punto bisogna scegliere un nome per la nuova etichetta, una funzione simile a quella presente in molti blog. È anche possibile applicare un'etichetta esistente, invece di crearne una nuova.

Posta in agenda

Se usate il servizio Calendar di Google, apprezzerete la possibilità di poter creare un evento direttamente da Gmail. È possibile attivare questa funzione dalla finestra di lettura di un messaggio, dal menù a tendina "Altre Azioni". La voce [Crea Evento] porta direttamente a Calendar.

Oltre alla creazione di un nuovo evento in Google Calendar, è anche possibile invitare altri a partecipare.

Archiviare i messaggi

L'archiviazione dei messaggi ha una funzione puramente organizzativa. Gmail può accogliere ben 6 GB di dati, abbondanti, più che sufficienti per non dover mai cancellare un messaggio. È comunque possibile archiviare i messaggi, rimuovendoli dalla casella "posta in arrivo", ma senza cancellarli del tutto. Per archiviare uno o più messaggi, basta selezionarli e scegliere [Archivia], che trovate sopra al messaggio, a sinistra delle altre funzioni. Il messaggio archiviato scompare dalla casella posta in arrivo, ma vi si può accedere selezionando [Tutti i messaggi] dal menù a sinistra.

Firme

Gmail, come molti client e webmail, permette di creare una firma personalizzata da aggiungere a tutti i messaggi in uscita. Per farlo entrate nelle [Impostazioni], poi [Generale], e inserite la vostra firma nell'apposita casella.

Novità

Gmail è sempre in fermento. Tra le novità più recenti segnaliamo:

  • Quick Links: create dei segnalibri per arrivare velocemente ai vostri messaggi
  • Superstars: aggiungete stelle di diversi colori ai messaggi, per identificarli in un istante
  • Pictures in chat: aggiungete una fotografia al profilo dei vostri contatti
  • Fixed-width font: selezionate un carattere fisso per la lettura
  • Custom keyboard shortcuts: personalizza le scorciatoie da tastiera
  • Old Snakey: una vecchia gloria dei videogiochi

Gmail Drive

Con GB di spazio disponibile, Gmail si adatta anche ad essere usata come spazio d'archiviazione remoto, per memorizzare documenti e backup di ogni tipo. Tutto quello che serve è una piccola applicazione, che risponde al nome di Gmail drive. Si tratta di un'estensione della shell di Windows che crea un'unità virtuale sul computer, che risponde al nome di GMail Drive, e che compare tra le Risorse del Computer. Cliccando sull'icona corrispondente si accede, dopo aver inserito nome utente e password, ad un vero e proprio disco remoto: potrete creare e muovere cartelle, copiare files e fare tutto ciò che si fa con lo spazio d'archiviazione online. Anche in questo caso, naturalmente, le operazioni possono risultare più o meno snelle, a seconda della quantità di dati e della velocità di connessione.

Mobile Gmail

Come tante altre applicazioni Google, anche Gmail è dotata di una versione per telefoni cellulari e smartphone. Il modo più semplice per installarlo è visitare l'home page di Google con il browser del telefono, e seguire i collegamenti indicati. Chi ha fretta, può digitare direttamente mobile.google.com. L'applicazione permette di visualizzare velocemente gli ultimi messaggi arrivati, e di rispondere con tutta la velocità che permette la tastiera di un telefono. Ci sono tutte le funzioni principali: "Rispondi", "Segnala come spam", "Elimina", "Aggiungi Etichetta", etc.

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