Introduzione
La gestione del lavoro è, da qualche anno a questa parte, un argomento a sé stante, al quale si sono dedicati molti professionisti, tra i quali non mancano gli psicologi. Ogni azienda che si rispetti ha avuto, o ha ancora almeno un consulente il cui compito è scovare il modo di fare rendere tutti al massimo senza aumentare il carico di stress né le ore (sarà possibile davvero?). Uno degli effetti più conosciuti è che, nel lessico aziendale e in quello economico, ha fatto la sua comparsa, non senza una certa prepotenza, la parola "checklist". Altro non è che la vecchia lista delle cose da fare, che rientra in campo con la maglia inglese. La cultura anglosassone la padroneggia da generazioni, mentre da noi qualcuno la vede ancora come una seccatura o, perlomeno, uno sforzo inutile.
Spesso, però, capita che il lavoro si blocchi, e non certo per mancanza di volontà da parte di qualcuno. Non si può negare che, in molti casi, c'è spazio per migliorare nell'ambito dell'organizzazione del lavoro. Il "pensiero aziendale" di scuola anglosassone ci fornisce un acronimo efficace (e come potrebbe essere altrimenti?) per definire la filosofia della checklist, GTD, che sta "Getting Things Done". Indica una metodologia creata per assicurarsi che tutto sia fatto nel miglior modo possibile, concretizzando il concetto di "efficacia ed efficienza" che di certo avrete sentito. È anche il titolo di un libro molto famoso, il cui autore, David Allen, ha messo in piedi una software house le cui applicazioni sono pensate per rendere l'approccio GTD una realtà, senza affaticarsi troppo nel compito di organizzarsi.
Il concetto di GTD si basa su un principio tanto semplice quanto raro: gestire le cose da fare e decidere quali fare e quando, con cognizione di causa. Non tutto deve essere fatto immediatamente; un attività potrebbe essere posticipata, ma bisogna comunque tenerla sotto controllo. L'approccio GTD prevede anche il concetto di "progetto da completare", ma ciò che importa sono le azioni che devono essere effettivamente realizzate, e il contesto in cui hanno luogo.
Ci sono numerosi approcci software per mettere in pratica la metodologia GTD. Alcuni seguono da vicino le linee guida di Allen, mentre altri se ne discostano. Da un punto di vista pratico, tuttavia, tutto ruota intorno alla produttività e alla gestione delle attività.
Vi proponiamo otto applicazioni, tra le quali Backpack, Tracks, Tudumo, Hiveminder, SimpleGTD, MyToDos, Remember the Milk e GTD per Outlook.
Backpack
Backpack offre all'utente una base dalla quale partire per gestire le proprie attività, completamente online. La versione gratuita è limitata a cinque pagine, mentre quelle complete vanno da 5 a 14 dollari al mese, in base al numero di pagine disponibili e alla quantità di dati archiviabile.
Backpack da un'impressione "Wiki", giacché è l'utente che deve preoccuparsi di mettere ordine. Impostare le attività consiste nella creazione manuale di una lista (o più di una) di cose da fare. Le voci d'ogni lista possono essere liberamente riorganizzate, semplicemente trascinandole con il mouse. Non ritroviamo il concetto GTD di "Contesto e Progetti", e le liste predefinite sono prive di categorie. D'altra parte, partire da un foglio bianco è essenziale, così l'utente è libero di organizzare ogni tipo di sistema.
La pagina principale di Backpack
Backpack ha una funzione promemoria; il collegamento con le liste, però, è piuttosto oscuro. I promemoria, infatti, si programmano separatamente; non ci sembra molto efficiente. Avrebbe avuto molto più senso poter collegare direttamente una voce con un promemoria.
Backpack: impostazione dei promemoria
Una funzione integrata permette di condividere la propria checklist, oppure di spedirla per email. Le versioni a pagamento includono anche un'agenda, assente in quella gratuita.
Tracks
Tracks è diverso da Backpack; il sito non offre una funzione online. Al suo posto è possibile scaricare un'applicazione open source, installabile sul proprio server Web. Alcuni servizi, tuttavia, funzionano tramite la pagina del produttore. Abbiamo provato Personal Tracks (www.personaltracks.com).
Tracks usa il concetto GTD di "Contesto" per raggruppare le attività, che possono anche essere organizzate per progetto. Si potrebbe creare una certa confusione se non chiarite bene la differenza tra attività legate da un contesto e altre associate ad un progetto.
Potete impostare la data di scadenza di una certa attività, ed è disponibile un agenda completa di ogni dettaglio. La schermata principale mostra un "Riassunto delle Attività", molto utile per controllare con un'occhiata quello che ancora deve essere fatto, e quando.
Pagina principale di Tracks
Tracks include anche la possibilità di controllare la propria lista tramite un lettore RSS. Potete anche formattare le attività in formato iCal, e integrarle in un agenda elettronica.
Opzioni RSS ed iCal
La struttura di Tracks, in generale, ha un approccio più rigoroso rispetto a Backpack.
Tudomo
Tudomo è uno strumento desktop pensato per avvicinarsi alla metodologia GTD. Ad una prima occhiata si notano alcune piccole, leggere differenze rispetto ad altri prodotti simili, al di là del fatto, piuttosto ovvio, che non funziona con un server. La prima schermata può ispirare molte idee. Nel nostro caso, abbiamo pensato: "E adesso, cosa dovrei fare?".
Schermata principale di Tudomo
Bastano pochi momenti per rendersi conto della semplicità di Tudomo. L'approccio organizzativo è incentrato sulla chiarezza, con una singola lista d'attività da gestire. Non ci sono liste da associare a progetti multipli, o strutture ad albero. La componente critica, per chi usa Tudomo, è il Contesto di ogni attività.
Non c'è nessuna funzione multi-utente, e nemmeno per lavorare online. È evidente che Tudomo è stato pensato per un singolo utilizzatore, che non si allontana molto dalla postazione principale.
Per alcuni potrebbe essere troppo semplice, ma per altri Tudomo potrebbe avere un grande valore. Parliamo di chi cerca un modo elegante di gestire le proprie checklist.
Hiveminder
Hiveminder è un servizio online che parte da un presupposto comune a tutte le applicazioni GTD: dare un supporto alla bistrattata memoria umana. Hiveminder richiede all'utente di inserire tutte le cose da fare nella sua interfaccia, come primo passo.
Schermata principale di Hiveminder
Invece di usare il termine "Contesto" per descrivere le caratteristiche di un'attività, Hiveminder propone un sistema di etichette. In pratica non ci sono grandi differenze, anche se gli integralisti del GTD avranno certamente da ridire. Oltre alla classica interazione online, Hiveminder permette di aggiungere un'attività alla lista anche via email o messaggio istantaneo.
Basta spedire un messaggio specifico per aggiungere una voce alla vostra lista. Con i programmi di messaggistica (come AIM o Jabber) dovrete aggiungere un nuovo contatto, "HM Tasks". Si tratta, essenzialmente, di un contatto virtuale che permette di interagire con Hiveminder tramite il programma di messaggistica istantanea. Potete anche muovervi tra le attività della lista, scaricarne una versione aggiornata o segnalare quelle completate.
La filosofia GTD prevede un controllo regolare della lista. Oltre ad una visione dettagliata delle attività, elencate per data di scadenza o etichetta, Hiveminder aggiunge una funzione interessante: obbliga l'utente a rivedere ogni cosa. Con l'opzione "Review" l'utente non può evitare di esaminare ogni voce sulla lista, e prendere una decisione a riguardo.
Hiveminder Review
Hiveminder prevede anche la condivisione delle attività con un gruppo d'utenti. In pochi click è anche possibile delegare una certa attività ad altri, anche se non sono utenti Hiveminder. In questi casi il destinatario, o malcapitato, riceve un email che lo informa. A questo punto potrà scegliere se accettare o rifiutare il lavoro. Ci sembra un buona idea, ma c'è un punto critico importante, che riguarda la possibilità di aggiornare l'attività da parte di un utente che non usa Hiveminder.
Hiveminder ha delle solide funzioni RSS ed iCal, per manipolare facilmente i dati.
La versione gratuita di Hiveminder non ha una protezione SSL, mentre quella a pagamento permette anche di allegare documenti alle attività.
SimpleGTD
SimpleGTD è esattamente quello che dice il nome: un programma semplice, basato su un approccio online alla metodologia GTD, con tanto di "Contesti" e "Progetti". La schermata principale consiste in un'agenda e una lista, con una scheda per tenere traccia dei lavori completati.
Interfaccia di SimpleGTD
Non c'è nessuna funzione RSS o iCal. I dati, di conseguenza, sono bloccati all'interno di SimpleGTD. Esiste una sola versione, quella gratuita. È sicuramente molto semplice, per alcuni forse troppo.
My To Dos
Quest'applicazione è una diretta concorrente di SimpleGTD, in quanto si presenta "ridotta all'osso". La pagina principale del progetto MyToDos.com è una semplice implementazione del progetto Tudu ( http://tudu.sourceforge.net/).
C'è, però, un aspetto unico in MyToDos: offre uno strumento di pianificazione molto facile da usare. Basta trascinare l'attività nella cella giusta.
MyToDos: pianificazione
In MyToDos troverete anche una funzione RSS, per tenere traccia dei progetti, ma non una di esportazione iCal. Anche in questo caso siamo di fronte ad un'applicazione semplice per gestire una lista d'attività, impreziosita dalla funzione di pianificazione.
Remember the Milk
Remember The Milk (Ricordati il latte) è di certo un ottimo nome per questo tipo d'applicazione. Il programma in sé non è male.
RTM non ha una schermata d'inserimento come quella di Hiveminder. L'inserimento delle diverse voci è più elegante e completo: invece di creare liste fuori contesto, RTM mostra quest'ultimo sul lato destro dello schermo, facilitando l'inserimento di date di scadenza, etichette, luoghi e promemoria. Si possono aggiungere voci anche per email, basta inviare un messaggio all'indirizzo dedicato del vostro account.
Remember the Milk: controllo delle attività
Il sistema di RTM è ricco di funzioni aggiuntive. I promemoria, per esempio, possono arrivare per posta elettronica, messaggi istantanei e persino SMS. È anche possibile decidere quanto attivare un promemoria, e per che tipo d'attività.
GTD per Outlook
Solo uno degli strumenti che presentiamo in quest'articolo è stato sviluppato da David Allen (l'autore del libro). Si tratta di GTD per Outlook, un'aggiunta al popolare programma Microsoft, distribuito da Netcentrics. Si tratta di uno strumento potente, che filtra i contenuti di OL, aiutando l'utente a gestire la posta elettronica e le attività in corso. Ogni cosa ha un'etichetta, come per esempio "Azione", "Rinviabile", "In Attesa di…", "Sospesa" o "Un giorno". Potete anche delegare attività ad altri con il plug-in GTD, e le azioni possono essere raggruppate in progetti primari e secondari.
GTD trasferisce il suo approccio anche alle attività di Outlook. I gesti quotidiani, come leggere e organizzare la posta, creano automaticamente la lista d'attività.
GTD per Outlook: barra delle attività e filtro della posta in arrivo
La possibilità di rivedere le attività e i progetti da diversi punti di vista ci sembra una scelta moto azzeccata. Potrete scegliere di vedere le attività organizzate per progetto o per azione.
Se non chiudete mai Outlook, come molti di noi, GTD per OL è una soluzione interessante, tanto per gestire la posta elettronica quanto per amministrare le basi del vostro lavoro.
| Prodotto |
Backpack |
Tracks |
Tudumo |
Hiveminder |
| Prezzo |
Gratuito. Basic $5/mese. Plus $9/mese. Premium $14/mese |
Gratuito/ Open Source |
In Beta (gratuito) |
gratuito. $30 /anno per la sicurezza SSL |
| Online/ interfaccia Web |
Servizio online |
Installato su Server |
client desktop |
Servizio online |
| Prodotto |
SimpleGTD |
MyToDo’s |
Remember the Milk |
GTD per Outlook |
| Prezzo |
Gratuito |
Gratuito |
Gratuito. Pro $25/anno |
$69.95 |
| Online/ Interfaccia Web |
Servizio online |
Servizio online |
Servizio online/Sincronia Offline |
client desktop |
Conclusioni
Come abbiamo avuto modo di vedere, ci sono tanti modi diversi di mettere in pratica l'approccio GTD. Si potrebbe addirittura fare carriera valutando questi strumenti per le aziende. Ma è bene ricordare che l'approccio GTD non sta nel perdere tutto il vostro tempo nel cercare il modo più efficiente di lavorare, ma nel fare una lista e passare all'azione.