Introduzione
Abbiamo menzionato spesso Open Office nei nostri articoli, e oggi gli dedichiamo più spazio, non solo perché è un software che merita attenzione, ma anche perché la sua diffusione comincia ad essere piuttosto rilevante. OpenOffice non è una semplice alternativa al suo diretto concorrente, Microsoft Office. Include un programma per l'elaborazione di testo, uno per i fogli di calcolo elettronico, uno per le presentazioni multimediali, uno per disegnare, uno per gestire database e un'applicazione matematica. E scusate se è poco. Con questo articolo vogliamo mostrarvi alcune astuzie, che rendono OpenOffice più facile da usare e più efficiente. Tutte le informazioni incluse nel testo fanno riferimento a OpenOffice 2 e alla Beta della versione 3. Vedrete come tutto sia semplice e diretto.
Installazione
Per sfuttare al massimo OpenOffice bisogna installare Java. L'installazione, in sé, è piuttosto semplice. Come accade con il programma Microsoft, è possibile selezionare quali parti del programma installare, oltre che una serie di parametri per ogni singola applicazione. Tutto il processo, in ogni caso, è molto più semplice ed intuitivo di quello Microsoft.
Schermata di benvenuto
La finestra di benvenuto, anche detta SplashScreen, può essere facilmente disattivata. Per farlo, andate su nella cartella [ProgrammiOpenOffice.org 2.4program] dove è installato OpenOffice. A questo punto bisogna rendere visibili i file nascosti, per farlo usate il menù [Strumenti -> Opzioni Cartella -> Visualizzazione] (in Windows XP) o [Organizza -> Opzioni cartella e ricerca -> Visualizzazione] (in Windows Vista). A questo punto selezionate il file "soffice.ini", fate click destro e selezionate "Apri", che sarà evidenziato in grassetto: all'interno del file, cambiate "Logo=1" in "Logo=0", e salvate il file. Complimenti, vi siete liberati della schermata iniziale.
Creare PDF in un click (o due)
Con OpenOffice è possibile usare il formato PDF senza dover installare altri plug-in, come invece accade con Microsoft Office. È possibile creare un PDF a partire da qualsiasi tipo di documento. Basta aprire il menù [File] e selezionare [Esporta nel formato PDF]. A questo punto è possibile decidere il layout dell'immagine, gestire i collegamenti, se presenti nel documento, e, infine, dare un nome al file PDF che si sta creando. È anche possibile usare il bottone sulla barra degli strumenti (NdT).
Numerare le pagine
Con Writer, l'editor di testi incluso nella suite OpenOffice, è molto facile numerare le pagine di un documento. Basta inserire il relativo campo a piè di pagina, dal menù [Inserisci à comando di campo à numero di pagina], posizionandosi in un punto qualsiasi del documento. È anche possibile personalizzare il campo, per esempio potreste digitare "questa è la pagina numero _ ", a piè di pagina, e poi inserire il campo "numero di pagina". Lo stesso testo, a questo punto, compare in ogni pagina, con il numero di pagina corretto.
Caratteri speciali
Il modo più semplice per sostituire una porzione di testo con una altra è usare lo strumento "Cerca e Sostituisci", dal menù [Modifica], oppure selezionare l'icona del binocolo, nella barra degli strumenti. Se volete trovare un certo tipo di carattere o di formattazione nel testo, questo strumento è la strada ideale: dalla finestra dello strumento "Cerca e sostituisci", cliccate su [Altre opzioni] e poi su [Espressione regolare]. Per trovare i caratteri che cercate, a questo punto, bisogna inserire I codici corrispondenti. Una volta trovato quello che cercate, è possibile sostituire questi codici con qualsiasi cosa, per esempio inserire "&" per saltare paragrafo, o "/t" per tabella.
Orizzontale o Verticale?
Se volete un documento in formato panoramico, basta creare un nuovo "stile". Ecco come fare, aprite lo strumento "Stili e formattazione" dal menù [Formato], e poi selezionate l'icona [Stili di pagina], dalla barra superiore. Selezionate la dicitura [Standard], e poi selezionate [Nuovo], dal menù contestuale (click destro). Nella finestra che compare, selezionate la scheda "pagina", e qui impostate l'orientamento su [orizzontale], date un nome al vostro modello, nella scheda [gestione] e cliccate su [Ok]. Una volta creato il nuovo stile, è possibile utilizzarlo per il proprio lavoro. Basta posizionarsi nel punto desiderato del documento, e fare [Inserisci à Interruzione Manuale], e poi selezionare [Interruzione di pagina], e selezionare lo stile appena creato dal menù a tendina. Per ritornare all'orientamento orizzontale basta seguire la stessa procedura, selezionando però lo stile predefinito. Può sembrare un po' macchinoso, ma è davvero efficiente.
Capolettera!
Iniziare un paragrafo con una grande lettera maiuscola, anche se un po' (decisamente) fuori moda, serve sempre a darsi una certa importanza, nonché a modificare radicalmente l'aspetto del documento. Se volete creare un capolettera, selezionate la prima lettera del paragrafo, e poi andato su [formato à paragrafo]. Nella finestra di controllo troverete la scheda "capolettera", che permette di determinare la dimensione della lettera e la spaziatura rispetto al testo.
Dividere lo schermo
Con Calc, l'applicazione per gestire i fogli di calcolo, la divisione del monitor permette di muoversi agilmente, anche con tabelle molto grandi. Per attivarls, basta selezionare una casella (quella che volete vedere subito sotto la separazione) e selezionare, dal menù contestuale, [Dividi]. Compare una barra di separazione, grazie alla quale è possibile vedere due parti diverse della tabella, simultaneamente. Per tornare alla modalità normale, basta ripetere la procedura e selezionare la voce adatta.
Grafici perfetti
Calc permette anche di creare e modificare grafici piuttosto elaborati. Cominciate dal menù [Inserisci à Diagramma]. Una volta che avete il diagramma a schermo, è il momento di inserire i dati, cominciando da [Inserisci à Didascalia Dati] (attenzione, è disponibile solo se è selezionato il diagramma, NdT). Nella finestra corrispondente, è possibile scegliere di visualizzare i valori dei dati e le loro proporzioni percentuali, allo stesso tempo. Per farlo, basta spuntare la casella "mostra il valore come numero" e quella "mostra il valore come percentuale", oppure "mostra categoria" se volete visualizzare anche una legenda, insieme al grafico. Prima di confermare il tutto, non dimenticate di selezionare la disposizione migliore, per ottenere un risultato eccezionale.
Nuova macro
Una macro è un commando complesso, che permette di riunire più comandi o passaggi, per eseguirli tutti in un paio di click. Si tratta di una funzione davvero molto utile, che potrebbe cambiare la vita e far impennare la produttività. Con Calc, la procedura per creare una macro è semplicissima. Si comincia selezionando la voce [Strumenti à Macro à Registra Macro]; un volta cominciata la registrazione, eseguire tutte le operazioni desiderate, facendo attenzione a non compiere errori. Una volta fatto, fermare la registrazione, tramite l'apposito pulsante che compare a schermo, in una piccola finestra dedicata. A questo punto è possibile accedere alla macro dallo stesso menù, ma il modo più facile è creare un pulsante dedicato sulla barra degli strumenti. Per farlo, andate su [Visualizza à Barre degli Strumenti à Personalizza], poi cliccate su [Aggiungi] e selezionate la vostra macro dalla lista.
Ottenere la media in un attimo
Esiste una scorciatoia efficace, per calcolare la media di un insieme di dati. Fate click destro su Somma=0, in basso a destra, nella finestra principale di Calc, e selezionate [Media] dal menù che appare. A questo punto basta selezionare le caselle che v'interessano, e dove prima compariva "Somma=0" vedrete la media dei valori selezionati. Questo strumento permette di ottenere velocemente anche altri risultati.
Intrattenimento a sorpresa
Tra le numerose sorprese riservata da Calc, non manca un videogame "nascosto". Nell'immagine potete vedere un clone del vecchio e glorioso Space Invaders. Per vederlo basta inserire [=GAME("StarWars")] nella linea di comando. Se preferite un altro tipo di gioco, potete provare con [=GAME(A2 :C4 ; "TicTacToe")]. Oppure potete ammirare una fotografia degli sviluppatori dell'applicazione, copiando il comando [=starcalcteam()] nella linea di comando, e premendo Invio.
Solo per i tuoi occhi
Calc offre diverse soluzione per proteggere le informazioni da occhi indiscreti. È possibile nascondere alcune caselle, per esempio: prima di tutto bisogna selezionare le caselle da oscurare, e poi selezionare [formato celle], dove troverete l'opzione per nasconderle, nella scheda "Protezione". Per proteggere un'intera pagina, invece, andate su [Strumenti à Proteggi Documento à Documento] e selezionate password. Per attivare la password, invece, selezionate [File à Salva con nome], e spuntate la casella "Salva con password". Ora il documento è protetto dalla vostra password, che sarà necessaria anche solo per aprirlo.
Presentazioni con accompagnamento
Una presentazione di diapositive può essere più o meno efficace, ma di sicuro un po' di musica aiuta sempre. Impress facilita molto l'inserimento di un sottofondo musicale. Basta selezionare una diapositiva come "punto d'inizio", a partire dalla quale la musica deve cominciare, e poi aprire la scheda [Cambio Diapositiva] dal menù sulla destra. A questo punto, dal menù a tendina di [modifca transizione] selezioniamo [altro suono], e poi, dalla finestra che compare, esploriamo le risorse del computer per selezionare un tema adatto. Assicuratevi che la diapositiva seguente non abbia impostato "nessun suono", altrimenti la riproduzione s'interrompe. Per finire, bisogna regolare il tempo di transizione tra una diapositiva e l'altra, selezionando [Automaticamente dopo] e specificando il tempo desiderato.
Presentazioni e ipertesti
Impress permette d'integrare facilmente indirizzi web nelle proprie presentazioni. Basta selezionare [Inserisci à Hyperlink
]. È bene ricordare che la pagina web si apre sotto la presentazione, e per questa ragione non è immediatamente visibile, con le impostazioni predefinite: per modificare questa impostazione, andate su [Presentazione à Impostazioni Presentazione] e togliete la spunta dalla casella [Presentazione in primo piano]. In questo modo, quando si clicca su un collegamento, a schermo è visualizzata la pagina relativa, in primo piano rispetto alla diapositiva corrente.
Presentazioni automatiche
A volte c'è bisogno di automatizzare la presentazione, in modo da avere le mani libere mentre le diapositive scorrono. Torniamo alla scheda [Cambio Diapositiva] e selezioniamo tutte le slide (Ctrl+A). Selezioniamo, a questo punto, il tipo di transizione, impostando [Automaticamente dopo] e impostando il tempo preferito, quindi clicchiamo su [Applica a tutte le diapositive]. A questo punto entrate in [Presentazione à Impostazioni Presentazione] e selezionate [automatico], lasciando l'impostazione a 00.00.00. Ecco fatto!
Immagini e linee
Draw permette di convertire facilmente un'immagine in un disegno. Per farlo basta aprire l'immagine e poi selezionare [modifica à converti à poligoni]. La finestra successiva contiene le opzioni per i numero di colori e la risoluzione. Ricordatevi di selezionare la casella "Riempi Spazi" . Prima di salvare, cliccate sul bottone "bordi".
Collegarsi ad un database esterno
OpenOffice include anche un'applicazione equivalente ad Access, incluso nel pacchetto Microsoft Office, un programma per collegarsi a database esterni (Access, MySQL, Oracle, etc.). Per esempio, per collegarsi ad un database Access, selezionate [Microsoft Access] nel menù [Apri un database esistente], nella finestra del wizard. Il nuovo documento sarà quindi collegato al database selezionato, ma non immagazzina dati. Collegarsi ad un database MySQL è, invece, un po' più complesso, perché prima bisogna caricare una libreria addizionale (JDBC). Una volta fatto sarà disponibile anche la voce MySQL, nel menù di apertura, quindi basterà seguire la stessa procedura.
Formule per tutti
Math è un programma indipendente che, però, si può aprire anche da Writer, il che è molto utile se, per esempio, si inserisce una formula in un documento, tramite il comando [inserisci à oggetto à formula]. Si inserisce l'equazione desiderata e il programma fa il resto. Basta inserire le informazioni imprescindibili e, una volta che la formula è completa, basta premere ESC per uscire dalla finestra d'inserimento e salvare. Se volete modificare una formula esistente, basta un doppio click.
Speriamo che questi piccoli consigli possano servire a convincere anche i più scettici che un programma gratuito può essere completo, affidabile e facile da usare. Spargete la voce, questo programma merita una prova!