Introduzione
La posta elettronica è sempre stata, e continua ad essere, la killer application di Internet. Microsoft Outlook è l'applicazione più comune per questa funzione, e anche per la gestione dell'agenda. Le funzioni aggiuntive di Outlook, attività e agenda, sono preziose come la posta elettronica stessa, e utili a tutti, dall'uomo d'affari alla casalinga. Per queste e altre ragioni, Outlook è una delle poche applicazioni presenti su decine di milioni di computers. E, spesso, è in esecuzione per tutto il tempo in cui il computer è acceso. Resta però uno strumento imperfetto, nonostante Microsoft non smetta di migliorarlo. Ma si può intervenire personalmente, aggiungendo funzioni per migliorarne la funzionalità e la facilità d'uso.
Per stendere questo articolo abbiamo esaminato quattro diversi strumenti, ognuno dei quali offre diversi miglioramenti agli utenti di Outlook. Si va dall'uso di una parola chiave per comporre un messaggio, alla possibilità di evidenziare del testo in un'applicazione qualsiasi, per poi usarlo per creare una voce nei contatti o in agenda. Gli strumenti sono ActiveWords, Agendus, ContactCopy e Anagram. Ognuno propone un periodo di prova gratuito, così potrete provarli per decidere se vale la pena di acquistarli. Abbiamo valutato che cosa aggiungono all'applicazione, e se ne migliorano l'esperienza d'uso.
ActiveWords
ActiveWords è una piccola applicazione, molto ordinata, basata su un concetto base: ci vogliono troppe battute per raggiungere l'obiettivo. In poche parole, ActiveWords permette di abilitare delle scorciatoie sia per aprire un'applicazione che per eseguire un azione all'interno della stessa, usando, appunto, delle parole (ActiveWords, ParoleAttive, un gioco di parole forse non felice, ma efficace. NdT). L'installazione è semplice, anche perché non ci sono impostazioni da decidere. Una volta installato il programma, compare una nuova barra nella parte superiore dello schermo. Se lo desiderate, potete attivare l'opzione "nascondi automaticamente"; in effetti può essere fastidiosa, piazzata in cima allo schermo, che è la posizione predefinita.
La barra in cima allo schermo è il cuore dell'applicazione; quindi non è proprio possibile eliminarla, se si vuole usare ActiveWords. Ecco come funziona: quando si digita una parola, questa compare nella barra. A questo punto è possibile associare alla parola in questione una certa azione: per esempio possiamo inserire "Toms Guide", associandola all'apertura del nostro sito con Internet Explorer.
È decisamente semplice, si tratta solo di digitare la parole e premere il pulsante "add" per definire un'associazione. Un'idea interessante, che va al di là della semplice integrazione con Outlook.
Nel programma è inclusa anche una finestra di dialogo sulla produttività, un'altra idea mirata ad aumentare il valore percepito del prodotto, che informa su quante parole sono state salvate con ActiveWords. L'idea è che salvare molte parole chiave aumenti la produttività del lavoro.
ActiveWords è, levati i fronzoli, uno strumento per creare shortcuts tirato a lucido. A voi decidere se è quello che volete, o di cui avete bisogno.
Agendus per Windows, Outlook Edition
Agendus è un'applicazione mirata a rendere ancora più utile Outlook. Non si tratta di un'applicazione standalone che si limita ad aiutare l'utente con il famoso prodotto Microsoft, ma di una che si integra direttamente con quest'ultimo. L'integrazione è talmente profonda che non ci siamo nemmeno resi conto che fosse effettivamente installato, vista l'assenza di nuove voci nel menù di avvio. L'unica novità è una nuova barra degli strumenti all'interno di Outlook, ma non è tutto.
Agendus sovrappone la propria interfaccia a quella di Outlook. Quindi, per esempio, il comune menù "attività" di Outlook 2003 resta quello che conosciamo, ma ora ce n'è uno anche per Agendus; ovviamente le informazioni che contengono sono le stesse. Agendus però permette una gestione più precisa dei gruppi e degli inviti. Esiste anche uno strumento per catturare parti di testo, ma funziona solo all'interno di Outlook. Dopo un test, forse troppo breve, ci è sembrato poco efficace. Per esempio, abbiamo selezionato la linea del mittente in un'email, e poi scelto "cattura": ci aspettavamo di poter usare le informazioni per creare un nuovo contatto, ma Agendus non ha riconosciuto l'indirizzo, quindi non siamo riusciti a ottenere il risultato che volevamo. Agendus aggiunge qualche novità anche all'agenda di Outlook. Per chi ha davvero molti impegni, la funzione "Cerca Tempo Libero" può rivelarsi davvero molto utile. Basta inserire la quantità di tempo di cui avete bisogno e il programma troverà un momento disponibile. Di certo è molto più semplice che sfogliare a mano il calendario. Esistono anche versioni di Agendus per dispositivi Windows Mobile e Palm.
ContactCopy
Le informazioni sui contatti possono trovarsi in molte forme e luoghi differenti. È vero che esistono le funzioni "importa" ed "esporta" ma, a conti fatti, l'inserimento di queste informazioni in Outlook è un'attività principalmente manuale. L'idea che sta dietro a ContactCopy è quella di prendere informazioni su un contatto, dovunque esse si trovino, e inserirle nell'agenda di Outlook in pochi, semplici passaggi, non importa che vengano da un documento Word o da una pagina web. ContactCopy analizza dati quali nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email, e quindi cerca di compilare adeguatamente i campi corrispondenti all'interno di Outlook (ed è in grado di riconoscere questi dati in diverse lingue, oltre all'inglese. Quest'ultima, però, è l'unica lingua disponibile per l'interfaccia. NdT). Nelle nostre prove, abbiamo selezionato le informazioni dalla pagina dei contatti del nostro sito, per verificare l'accuratezza del programma.
In generale le informazioni sono organizzate correttamente, e non abbiamo notato grossi errori. ContactCopy integra anche una funzione di ricerca geografica che usa Windows Live Search, e che funziona molto bene, anche con indirizzi non statunitensi (si tratta di un prodotto di questo paese. NdT). Lo abbiamo messo alla prova con la lista europea di Bestofmedia.com. I contatti individuali non hanno dato nessun tipo di problema, mentre c'è stata qualche difficoltà con i contatti multipli, quando abbiamo selezionato più di un blocco di informazioni alla volta. In generale, tuttavia, ContactCopy mantiene le promesse.
Anagram
Anagram è uno strumento che, concettualmente, somiglia molto a ContactCopy: serve a catturare porzioni di testo per poi importarle in Outlook. Con le stesse fonti (la lista dei contatti di Tom's Hardware e quella di Best of Media) i risultati sono stati leggermente differenti. In primo luogo con Anagram con compare nessuna finestra di dialogo dedicata, ma si apre direttamente la scheda dei contatti di Outlook. Nello screenshot si nota come i campi di informazione siano gli stessi della scheda del contatto, però Anagram include anche la fonte delle informazioni (in questo caso l'indirizzo della pagina web), che non era presente nella scheda originale.
Inoltre identifica il nome "sales" (vendite), mentre ContactCopy non sa che fare con questa informazione. Come ContactCopy, include la funzione di localizzazione geografica, ma usando Google Maps. Se in un'unica selezione sono presenti più contatti, Anagram ha le stesse difficoltà di ContactCopy, pur gestendo con una certa facilità gli indirizzi nei formati europei (Anche in questo caso, non c'è traccia di lingue diverse dall'inglese nell'interfaccia. NdT).
Oltre alla copia delle informazioni di contatto, Anagram dovrebbe essere in grado di catturare anche altri tipi di informazioni contestuali, come per esempio le date per aggiornare l'agenda. Durante i nostri test, i tentativi di importare informazioni nell'agenda Outlook non hanno portato sempre a risultati perfetti. Abbiamo provato, ancora una volta, con il sito Best of Media, sfruttando un comunicato stampa. Abbiamo copiato la stringa "Naissance du premier groupe média Internet français 16.04.07.", ma Anagram non è stato in grado di riconoscere la data, e per qualche ragione ha aggiunto l'evento il primo dicembre del 2007.
Anagram, continua
Abbiamo fatto un'altra prova, che consisteva nell'estrarre informazioni d'agenda da un sito di informazioni turistiche; la data è stata rilevata correttamente, ma mancava il collegamento alla fonte dell'informazione, una funzione presente invece nei contatti di Anagram. Nemmeno la localizzazione, né tanto meno la creazione di un titolo sono andate a buon fine, anche se l'ora di inizio e quella di chiusura dell'impegno erano corrette.
Anagram non è certo perfetto, ma comunque non è male.
Conclusioni
Tra i quattro programmi che abbiamo provato, il tema comune è "fare di più con meno sforzi". ActiveWords serve a crearsi delle scorciatoie di una parola, evitando digitazioni più lunghe. Il problema è che, tutto sommato, si riduce ad un modo alternativo di aprire le applicazioni o eseguire le azioni. Di certo fa risparmiare tempo, ma siamo convinti che molti utenti hanno già i loro metodi per fare alla svelta. Il prezzo, $49,90, ci sembra davvero alto, tranne forse per chi ha davvero una passione per le scorciatoie.
Agendus ha qualche funzione interessante e, per $39,95, vale la pena di prenderlo in considerazione. La chiave di volta sta nel determinare se il nuovo aspetto di Oulook soddisfa bisogni e preferenze.
ContactCopy e Anagram sono un altro paio di maniche. Questi strumenti possono far risparmiare un gran numero di battute sulla tastiera, per non parlare del tempo. Potete comprare ContactCopy per $49,00, e investire altri $24.95 per la funzione aggiuntiva copy2calendar, che offre funzioni simili, ma per l'agenda. Anagram, invece, costa solo $29.95, e comprende sia la copia dei contatti che quella degli eventi nell'agenda. Ciliegina sulla torta, Anagram ha fatto un lavoro leggermente migliore nel riconoscimento dei dati. La scelta del software per il tuning di Outlook dovrebbe essere semplice.