Bisogna essere agili, flessibili e sempre più “digitali”. La trasformazione utile alle aziende, o forse per certi versi obbligata, è stata fotografata da numerosi studi recenti, fra cui anche quello commissionato da Ricoh a Census e incentrato sulle piccole e medie imprese europee e non (oltre 1600 realtà, di 21 Paesi Ue, Italia inclusa, oltre a Turchia e Sud Africa). Il miglioramento della flessibilità è in cima all'agenda 2018 di tre quarti di queste realtà, e la quota sale addirittura al 90% fra le Pmi italiane. C'è ragione di essere soddisfatti, ma le dichiarazioni di intenti da sole certo non bastano. Per trasformarsi in direzione della flessiblità alle aziende servono, infatti, nuovi processi interni, nuove modalità di lavoro ed investimenti It che guardino alle esigenze dei dipendenti e non alle mode tecnologiche del momento. Ce ne parla Javier Diez-Aguirre, vice president corporate marketing di Ricoh Europe.

 

Javier Diez-Aguirre, vice president corporate marketing di Ricoh Europe


 

La velocità e la complessità del mercato di oggi rendono necessario per le Pmi riuscire a cogliere nuove opportunità e a gestire in maniera proattiva cambiamenti che, se ignorati, potrebbero minare la loro sopravvivenza. In particolare, per mantenere il business in salute, le Pmi devono puntare alla flessibilità. Mantenendo un approccio agile, queste aziende possono trasformare il proprio modello di business e invertire rapidamente rotta, ad esempio interrompendo la commercializzazione dei prodotti di scarso successo per introdurne di nuovi oppure aggiornando i servizi proposti affinché rispondano alle nuove aspettative dei clienti. Da una nuova ricerca commissionata da Ricoh è emerso come per il 75% dei business leader delle Pmi europee (percentuale che in Italia sale al 90%) il miglioramento della flessibilità sia in cima all’agenda di quest’anno. Si tratta di un’ottima notizia. Ci sono però alcuni aspetti da considerare.

 

Fare ordine nei processi interni

Se non correttamente gestiti, i processi interni rischiano di porre le aziende di fronte a un vicolo cieco. Il 73% dei business leader coinvolti nella ricerca Ricoh non ha citato i flussi di lavoro tra i fattori da considerare nel miglioramento dell’agilità, dimenticandosi quindi che questo aspetto e la flessibilità dei processi vanno di pari passo. Ciò significa che i workflow interni non vengono monitorati come dovrebbero. I manager delle Pmi devono invece considerare i processi e valutare nuove modalità lavorative basate ad esempio sulla digitalizzazione.

 

Budget It: istruzioni per l’uso

I manager delle aziende del campione d’indagine sono consapevoli dell’importanza che l’Information Technology ricopre nell’innovazione, ma il 37% afferma di non disporre delle risorse economiche necessarie per investire in nuove tecnologie. Quando i budget sono limitati, è fondamentale comprendere quali siano le priorità e investire nelle tecnologie più adatte agli obiettivi e allo specifico ambiente di lavoro. A volte capita invece che le aziende effettuino investimenti sulla base delle “mode tecnologiche” del momento, anziché per ciò che serve davvero. Secondo i dipendenti europei, l’utilizzo di tecnologie non più aggiornate è il più grande freno per lo sviluppo del business. Per i manager delle Pmi è dunque importante dare precedenza alle tecnologie che possono portare vantaggi ai dipendenti anche a lungo termine, piuttosto che a quelle che garantiscono esclusivamente una riduzione dei costi nel breve periodo.

 

Abitudini dure a morire

Di solito nelle aziende si tende a privilegiare strutture e modi di lavorare predefiniti. Questo può funzionare per un certo periodo ma alla lunga non lascia libertà di espressione ai dipendenti particolarmente innovativi, che potrebbero generare idee creative a vantaggio del futuro dell’azienda. La rigidità di questo modello non consente quindi di stare al passo con i cambiamenti del mercato. Inoltre, i manager devono riuscire a guardare nel lungo periodo, sostituendo l’organizzazione gerarchica con un ambiente più flessibile che incoraggi modi di pensare innovativi e consenta ai dipendenti di prendere decisioni rapide. La flessibilità, dopo tutto, è un lavoro di squadra.

 

L’agilità non deve essere vista come un progetto delimitato da un inizio e una fine, ma come un processo continuo nel tempo fatto di interazione e di collaborazione. Questo processo ha molto a che fare con l’apprendimento e con il miglioramento, perché solo in questo modo è possibile cambiare e portare nuovo valore ai clienti. I manager delle aziende devono assumere un ruolo attivo, aprendosi al cambiamento e a nuovi modelli di leadership.