Ruoli, strategie, persone: come cambia la gestione dei dati in azienda

Gli open space, tipologia di ambiente che è ormai la norma delle aziende medie e grandi, hanno abbattuto i muri fisici che separavano gli ambienti di lavoro. Ma per abbattere altri muri, fra i professionisti interni a un’organizzazione ma anche fra l’azienda stessa e i suoi clienti, cambiare l’organizzazione degli spazi non basta. La tecnologia e un diverso approccio alla gestione dei dati sono i pilastri di questa ulteriore trasformazione, che coinvolge il marketing ma anche i responsabili dei budget e le divisioni It. In altre parole, i Cmo, i Cfo e i Cio. Ne abbiamo discusso con Teresa Esposito, Marketing Director, Business Imaging Group di Canon Italia, e con Giuseppe D’Amelio, Director Information Management Solutions & Services di Canon Italia.

Come è cambiata, negli ultimi anni, la distribuzione e la gestione delle informazioni in azienda?

Teresa Esposito: Il primo dato fondamentale, oltre alla ben nota maggiore disponibilità dell’informazione e alla presenza oggi di diverse tecnologie in grado di mettere in relazione un numero notevole di informazioni, è la necessità di integrazione dei processi e di collaborazione tra i vari dipartimenti aziendali. Cito ad esempio, per il Cio, una ricerca di Gartner secondo cui “la quota di progetti It gestiti principalmente o esclusivamente dai reparti It diminuirà dal 55% del 2009 al 47% nel 2015", e questo avviene in quanto tali decisioni si stanno progressivamente spostando verso i responsabili divisionali.

Il ruolo del Cio in questo contesto non è più soltanto tecnico ma anche e soprattutto strategico, con un deciso spostamento di interesse dalla pura tecnologia o da progetti più legati all’infrastruttura alla promozione dei vantaggi aziendali offerti dalla tecnologia stessa. Questa diventa un facilitatore dell’accesso alle informazioni e, ancora di più, un motore per l’utilizzo di strumenti che permettono di interpretare i dati e di usarli a supporto del business.

Per quanto riguarda il Cmo, il cambiamento è notevole. Il Politecnico di Milano indica il marketing come l’area aziendale che più richiede nuove professionalità e competenze per la trasformazione digitale (48%); Gartner prevede poi che entro il 2017 la dipendenza sempre maggiore del marketing da analisi approfondite sui clienti e dal targeting digitale farà sì che i Cmo commissionino più progetti di It e analisi rispetto ai Cio. Tuttavia, Ibm ha rilevato che il 70% dei Cmo non si sente preparato per il ruolo fondamentale che l'It e i dati rivestono ora nelle loro attività lavorative. Questo cambiamento porta grandi opportunità per interpretare il mercato più rapidamente e con un livello di approfondimento che nel passato avremmo solo potuto sognare, e quindi di fatto apre le porte a una comprensione dei comportamenti dei clienti e a una creatività nella risposta delle aziende sempre maggiori. Allo stesso tempo, tuttavia, pone dei quesiti importanti sulla capacità dell’organizzazione di adattarsi al cambiamento e di trarne reale beneficio.

Per i Cfo il cambiamento è potenzialmente notevole. Un primo aspetto è legato al fatto che, mentre prima il chief financial officer poteva concentrare la sua attenzione sull’ottimizzazione delle risorse, adesso, con la centralità che la tecnologia ha assunto come motore dell’innovazione e della creazione di valore per l’azienda, più che controllore di efficienza è necessario che diventi sempre più un facilitatore dell’innovazione tecnologica che oggi è uno, se non il principale fattore determinante per lo sviluppo dell’azienda nel lungo termine. Naturalmente questo non significa lasciare completamente da parte l'ottimizzazione delle risorse, il che probabilmente porterebbe al fallimento in breve tempo. In un mondo in cui anche il minimo vantaggio competitivo conta, sono importanti sia l'innovazione sia l'efficienza. I Cfo che in passato si sono concentrati più sull'ottimizzazione delle risorse che sulla gestione del cambiamento o dell'innovazione devono ora trovare un nuovo equilibrio tra questi due aspetti. In nazioni come il Regno Unito già si assiste al reclutamento di figure come i Cfto, chief financial and technology officer, proprio a sottolineare quanto oggi la tecnologia sia pervasiva e come stia riscrivendo anche ruoli tradizionalmente più lontani da essa.

Come viene gestita, nelle aziende, la necessità di garantire un maggiore accesso ai dati, anche a quelli esterni alla propria divisione di business?

Teresa Esposito: Oggi ancora con difficoltà, domani sempre di più promuovendo la collaborazione tra le diverse funzioni e con la creazione di team inter-funzionali, che consentano un approccio multi disciplinare e integrato, realmente incentrato sul cliente. Non esistono processi stand-alone e per essere competitivi e generare valore per i clienti bisogna avere la capacità non solo di accedere ai dati ma anche di filtrarli, perché orientarsi in quel mare magno di informazioni è oggi un lavoro a tempo pieno; soprattutto è fondamentale integrare tutti questi dati e metterli a profitto e a servizio delle persone e dei processi.

Quali sono, oggi, le principali difficoltà di accesso e gestione dei dati in azienda?

Giuseppe D’Amelio: Oggi i chief financial officer si occupano non solo di bilanci, ma assumono anche il ruolo di interpreti delle performance dell’azienda, chiamati a collaborare con i direttori delle varie business unit per intraprendere azioni correttive. Questo porta, chiaramente, a dover estrarre informazioni da più fonti di dati: sistemi Erp, fogli di Excel, database di clienti o di fornitori, dati strutturati e non strutturati. Oltre alle diverse fonti, vanno poi gestiti i diversi canali di accesso ai dati, dal Web, alle applicazioni mobili, al cloud. La difficoltà del Cfo in questo momento è quella di integrare tutte le informazioni per farne una sintesi in ottica decisionale.

Teresa Esposito, Marketing Director, Business Imaging Group di Canon Italia

E per quanto riguarda il fattore sicurezza, che cosa è cambiato?

Giuseppe D’Amelio: È cambiato innanzitutto il contesto, perché ormai il cloud è considerato una modalità di fruizione consolidata. Si è superata la fase di diffidenza iniziale, in cui si temeva di portare l’informazione al di fuori dell’azienda, e si è capito che esistono diversi modelli e livelli di servizio legati al cloud, con diversi gradi di sicurezza. In funzione del tipo di informazione se ne può scegliere uno o l’altro, rivolgendosi a operatori che offrono delle garanzie e che rispettano le normative di uno specifico settore o Paese. D’altra parte la nuvola è una risorsa perché le aziende stanno arrivando alla saturazione dello spazio fisico dei loro archivi e dunque devono affrontare il tema della conservazione sostitutiva, che permette loro di conservare ma anche di recuperare più facilmente i documenti da un archivio. A fronte di costi iniziali si ottengono poi dei vantaggi di risparmio e di migliore accesso alle informazioni, ma chiaramente bisogna rivolgersi a chi può erogare i servizi di conversione documentale in modo sicuro, professionale e conveniente.

In questo processo che ruolo hanno i dispositivi di stampa e acquisizione, e che ruolo hanno i software/servizi di gestione documentale?

Teresa Esposito: Un ruolo importante, in quanto consentono all’utente, in modo immediato e semplificato, di reperire, integrare e gestire i documenti e le informazioni aziendali. Abbiamo rilevato che la maggior parte delle aziende, di ogni dimensione, nonostante si parli molto di innovazione nell’accesso e nella gestione dei dati, fa ancora molta fatica. Canon è di sicuro un Data Trusted Advisor per i propri clienti che vogliano orientarsi e dotarsi di soluzioni utili a gestire tale complessità.

Giuseppe D’Amelio, Director Information Management Solutions & Services di Canon Italia

Quali soluzioni e quale approccio proponete ai vostri clienti?

Teresa Esposito: La proposta di Canon per facilitare la gestione delle informazioni da parte di Cio, Cmo e Cfo è innanzitutto quella di aiutare i clienti a fare un Information Governance Assessment e quindi a comprendere la situazione da cui il cliente parte per poi trovare insieme percorsi che lo aiutino a trarre profitto dalle informazioni. Stabilita la corretta data & information strategy il passo successivo è poi supportarlo con una serie di servizi e di tecnologie, alcune più standardizzate altre tailor made, ma tutte con l’obiettivo di realizzare la strategia di cui il cliente ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi di business.