L’azienda ha presentato una nuova offerta integrata di servizi di consulenza, installazione e supporto, sviluppata in partenership con Condeco. Grazie a schermi touch, sensori e altri sistemi è possibile monitorare l’effettivo utilizzo degli spazi, nonché
Ottimizzare l’utilizzo delle sale riunioni può aiutare le aziende a ridurre costi e inefficienze. A questo mirano i Meeting Room Services, un’offerta integrata di servizi di consulenza, installazione e supporto appena presentata da Ricoh. Coerentemente con la strategia annunciata qualche mese fa, l’azienda sinonimo di stampanti, scanner e proiettori da ufficio sta accelerando il passo sul terreno dei servizi, e questo annuncio ne è la dimostrazione.
L’idea alla base dei Meeting Room Services è quella di sfruttare i dati per migliorare sia il layout delle sale riunioni sia la loro gestione, nonché di velocizzare i metodi utilizzati all’interno delle aziende per prenotare le stanze. Attraverso un accordo con Condeco (fornitore specializzato in software di gestione delle risorse per sale riunioni), valido a livello globale, Ricoh permette ora ai suoi clienti di tenere traccia dei tempi e della frequenza con cui vengono occupati gli spazi.
La soluzione integrata fornita da Ricoh permette sia di prenotare le stanze, sia di verificare la disponibilità di eventuali strumenti di videoconferenza o di collaboration, oppure di inviare messaggi a destinatari predefiniti (per esempio, al fine di prenotare servizi “di contorno” alle riunioni, come parcheggi o catering). Attraverso questi servizi i responsabili della gestione delle sale riunioni possono monitorare l’utilizzo delle risorse, mentre gli altri dipendenti dell’azienda possono sia visionare essi stessi questi dati, sia prenotare rapidamente una sala, gestire le assenze, iniziare una riunione e notificarne la fine.
Tali operazioni vengono effettuate in modo rapido e “smart”, utilizzando come chiave d’accesso il badge aziendale oppure un codice Pin, da digitare sullo schermo touch di Condeco che viene installato in ciascuna sala riunione. Chi lo desidera può anche equipaggiare le stanza con sensori wireless che consentono di monitorare da remoto l’utilizzo degli spazi. I Meeting Room Services prevedono, inoltre, l’installazione in area reception di sistemi di digital signage, utili per segnalare ai visitatori l’ubicazione della sala in cui devono recarsi; le informazioni trasmesse si aggiornano in tempo reale attraverso il cloud.
“L’aumento dei costi degli spazi fa crescere le spese operative per le aziende di molti settori”, ha commentato Carsten Bruhn, executive vice president di Ricoh Europe. “Per alcune realtà i costi per una meeting room possono superare i 15.000 euro all’anno e sappiamo che di solito lo spazio rimane inutilizzato per la metà del tempo. I Meeting Room Services di Ricoh risolvono queste problematiche aumentando il tempo di utilizzo degli spazi e migliorando la gestione delle prenotazioni. Con il nostro supporto mirato le aziende possono fornire ai dipendenti spazi di lavoro più funzionali. Oltre a supportare la bottom line questo aumenta la produttività rendendo l’organizzazione dei meeting più semplice e rapida”.