Per chi si è convertito al lavoro “smart”, applicazioni come Citrix ShareFile sono il pane quotidiano. Ora la soluzione di Efss (Enterprise File Sync and Sharing) è stata aggiornata con nuove funzioni mirate a rendere ancora più razionale la gestione dei processi e dei documenti, e dunque più produttiva la collaborazione a distanza con colleghi e clienti. Migliorare aspetti come questi non è secondario: a detta di Idc, attualmente otto aziende su dieci hanno sposato almeno in parte lo smart working, ma nel 72% dei casi vorrebbero poter migliorare ancora il modo in cui i documenti vengono gestiti. ShareFile, in particolare, è un prodotto che mira a semplificare la collaborazione fra team diversi e tra fornitore e cliente. All’interno della sua interfaccia Web è possibile ottenere e tenere traccia di feedback, richieste di approvazione e firme elettroniche, evitando di dover dipendere dalla posta elettronica.
La prima notizia è proprio questa: è possibile ricevere e tracciare sia i feedback dei clienti, sia le approvazioni senza dover usare altri strumenti, restando sempre all’interno dell’interfaccia Web di ShareFile. Viene così eliminata la necessità di inviare documenti via mail e tracciare la versione di controllo. È possibile, inoltre, fissare delle deadline e visualizzare lo status di una procedura in qualsiasi momento.
Altri miglioramenti riguardano l’usabilità: i file aperti di recente sono ora più facilmente accessibili, i comandi sono stati resi più chiari. Un nuovo visualizzatore di contenuto permette di visionare oltre sessanta tipologie di file senza dover aspettare il download; per i formati più comuni, come il Pdf, è anche possibile ottenere un’anteprima del documento direttamente dal browser. Dal visualizzatore anche possibile condividere file e richiedere feedback o approvazioni.
Un’ulteriore novità interessa alcuni settori verticali, come il finanziario, la sanità, le assicurazioni e il mercato immobiliare: ShareFile può ora essere configurato e personalizzato in modo più spinto, così da prevedere flussi di lavoro specifici. Per esempio, per le immagini mediche si può prevedere un particolare visualizzatore chiamato Dicom (Digital Imaging and Communications in Medicine) e associato a strumenti di archiviazione, visualizzazione e condivisione tramite cloud.