Introduzione
Conoscere con precisione il modo in cui usiamo il nostro tempo è la chiave per averne il controllo. Per quelli a cui il tempo non basta mai, la traccia del tempo è una manna dal cielo. Per chi, invece, è un maniaco della produttività, la gestione del tempo è la linfa stessa del lavoro. Certo, si può usare un cronometro e un'agenda, ma ci sono modi più precisi (e divertenti) per tenere traccia delle proprie attività. L'idea del "Time Tracking" è proprio quella di aiutarci a capire come usiamo il tempo a nostra disposizione; questa informazione, poi, dovrebbe aiutarci ad essere più produttivi e meno stressati.
Ci sono molte applicazioni, online ed offline, che, sulla carta, sono in grado di aiutarci a gestire tempo in maniera ottimale. Alcuni sono focalizzati sul tempo, organizzato su fogli precisi, mentre altri hanno una natura più "bizzarra".
Abbiamo provato alcuni strumenti pensati per l'ottimizzazione della nostra agenda, il cui scopo è farci capire con precisione in che modo spendiamo ogni minuto. Sono tutti gratuiti, oppure hanno una versione gratuita, che tutti possono provare.
Ecco la lista delle applicazioni che abbiamo provato:Time Tracker, AllNetic Working Time Tracker, Personal Time Tracker, TimeTracker per Firefox, MeeTimer, Slife, TimeSnapper e Rescue Time.
Time Tracker v2
Time Tracker v2, di Form Assembly, è un semplice strumento online, ma efficace.
Attraverso il sito di Time Tracker è possibile registrarsi, e accedere per tutte le attività desiderate. Basta creare un'attività (task), avviare il cronometro, e fermarlo una volta che si termina il lavoro. Possiamo vederlo come un sofisticato cronometro online.
Tracciare un'attività con un cronometro non è male, ma per usare i dati ottenuti ci vuole un passo ulteriore. Ecco perché Time Tracker fornisce un semplice strumento statistico, per vedere in un'occhiata come abbiamo usato il tempo.
È anche possibile esportare la tabella in formato XML, Excel (CSV) e OPML. I dati esportati si possono gestire, poi, anche con altri strumenti, o per emettere fatture, tra le altre cose. L'aspetto negativo è che bisogna accedere manualmente al sito, e, sempre manualmente, attivare e spegnere il cronometro ogni volta. È uno strumento semplice, ma se è sufficiente per voi, è una buona scelta, totalmente gratuito.
http://www.formassembly.com/time-tracker/
AllNetic Working Time Tracker
AllNetic Working Time Tracker è un'applicazione desktop. Dopo l'installazione ci accoglie il wizard, per impostare un progetto e aggiungervi attività. Per ogni attività il cronometro va avviato manualmente, ma non bisogna fermarlo, in caso si faccia una pausa. Il software di AllNetic, infatti, è in grado di notare se non si usa la tastiera, per un periodo di tempo preimpostato. Si può impostare un avviso per il controllo del cronometro, per fermarlo, mettere in pausa e riavviare, o per aggiungere una nuova attività.
Oltre alla finestra principale, AllNetic è disponibile anche nel tray icon di Windows, dal quale è possibile avviare e fermare il cronometro, ed anche aggiungere nuove attività.
C'è anche una funzione che fornisce rapporti sull'uso del tempo, esportabili in diversi formati, tra I quali XML, TXT, CSV e HTML.
Questo programma ha un potenziale difetto, in comune con altri, cioè il fatto che è l'utente che deve ricordarsi di attivare il cronometro e gestire le attività, anche se è in grado di rilevare l'inattività automaticamente. AllNetic è gratutito per i primi 30 giorni, mentre la versione completa costa $29.95
http://www.allnetic.com/working-time-tracker/index.html
Personal Task Manager (PTM)
Personal Task Manager (PTM) è uno strumento desktop open source. La sua interfaccia somiglia al "Task Manager" di Windows ma, sfortunatamente, non funziona allo stesso modo. Le somiglianze, in ogni caso, ci sono: PTM mostra le attività così come il Task Manager mostra le applicazioni, tutte in una sola schermata. Ogni attività è collegata ad un'applicazione aperta.
Il timer tiene traccia del tempo durante il quale un'applicazione è in uso. Però non gestisce l'uso contemporaneo di più applicazioni; nel caso dello screenshot, per esempio, con tre applicazioni aperte, il sistema tiene conto solo di una delle tre.
PTM ha un sistema potenzialmente fastidioso di suddividere il tempo. Quest'applicazione divide il tempo in "unità", la cui unità può variare da 5 a 30 minuti, a scelta dell'utente. Il registro, però, è davvero molto confuso.
Il sommario è più semplice, ma ancora troppo complesso. L'immagine sottostante mostra come la schermata somiglia al Task Manager, con barre che indicano l'attività. Per qualche ragione il sommario non include i periodi di inattività (idle); il registro (Task Log), d'altra parte, è confuso anche perché contiene tutti i dati sui periodi idle.
La scheda delle statistiche di TPM mostra un punto di vista differente sulle proprie attività. Sommario e Task Log, infatti, rimandano all'applicazione aperta, mentre la finestra delle statistiche mostra dati grezzi sull'uso delle applicazioni, in un certo periodo di tempo.
I dati sarebbero più utili se fossero direttamente relazionabili ad una certa attività, ma non c'è un'opzione adeguata. Non è possibile nemmeno esportare i dati, per un'analisi successiva.
La versione di PTM che abbiamo provato (1.4 RC2) è piuttosto potente, ma è ancora in fase di sviluppo. Trattandosi di un'applicazione open source, è lecito aspettarsi miglioramenti in futuro.
http://ptm.sourceforge.net/
Timetracker for Firefox
Passiamo tutti un sacco di tempo online, ma quanto? Timetracker per Firefox può dare una mano per ottenere quest'informazione, ma solo se state usando Firefox 2.x. Non funziona, infatti, con l'ultima versione di Firefox 3, né, come il nome fa intuire, con Internet Explorer o Safari.
Timetracker for Firefox ci dice per quanto tempo siamo stati online, durante il giorno. Ci dice anche per quanto tempo il browser è stato attivo, a partire dall'installazione di Timetracker.
Questa estensione per Firefox non va molto più in là dell'informazione basica. Non dice su quali siti siamo stati più tempo, né nulla del genere. È un semplice cronometro per Firefox, nulla di più.
https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/1887
MeeTracker
Come Timetracker, l'estensione MeeTracker esiste solo per Firefox 2.x. MeeTracker, però, ci dice con precisione dove abbiamo speso il nostro tempo online.
I siti visitati si possono organizzare in diverse categorie, come "tempo libero", "comunicazione", "ricerca" e "lavoro". MeeTracker fornisce alcune semplici impostazioni predefinite per ogni categoria, quindi la gestione manuale è superflua. Se necessario, però, si può reimpostare tutto manualmente, organizzando i gruppi nel modo preferito.
Oltre a tracciare con cura il tempo speso online, potete usare MeeTrack per migliorare l'uso del tempo. Il potenziale problema è che MeeTracker mette nero su bianco le visite indebite, se per esempio si passa su un sito della categoria "tempo libero" quando non si dovrebbe.
MeeTracker non è in grado di esportare i dati che genera, il che per noi è un difetto. In generale, però, è uno strumento semplice, efficace e gratuito, in grado di tracciare il tempo online.
http://getmeetimer.com/
Slife
Slife è più simile ad uno strumento per visualizzare il tempo e condividerlo. Invece di misurare il tempo per mostrare come l'abbiamo usato, Slive lo rappresenta in forma di punti e barre, la cui lunghezza ci dice quanto tempo abbiamo investito in una certa attività.
A differenza degli altri strumenti inclusi in questo articolo, l a versione in prova di Slife può gestire al massimo tre applicazioni. Non manca la beffa, oltre al danno: durante le nostre prove Slife ha gestito malamente il registro delle tre applicazioni che stava monitorando (Firefox, Internet Explorer e Word). Secondo la documentazione Slife comincia a monitorare un'applicazione non appena la si avvia, ma non è quello che abbiamo rilevato, su un sistema Windows XP.
Questo programma è ancora in fase beta: vanta un'interfaccia unica, ma non è in grado di tracciare adeguatamente le applicazioni. Slife, a conti fatti, non è la scelta migliore.
http://www.slifelabs.com/slife/
TimeSnapper
TimeSnapper è diverso dagli altri strumenti che abbiamo provato, perché si basa sulla cattura delle schermate, per capire che cosa state facendo. TimeSnapper fa letteralmente uno screenshot del monitor, a intervalli predefiniti dall'utente, e poi usa le informazioni delle schermate per determinare come avete passato la giornata.
È possibile "rivedere" a propria giornata, per esaminare con precisione come è stata spesa. Nel caso si vogliano proteggere le informazioni di TimeSnapper, le si può proteggere con una password.
Rivedere una giornata di lavoro, però, non aiuta molto la produttività: TimeSnapper punta infatti su registri e statistiche, grazie alle quali può fornire moltissime dettagli sulle applicazioni che abbiamo usato.
È possibile specificare quali programmi, e quali "titoli di finestre" sono legati alle attività produttive. Queste applicazioni, a questo punto, rientrano in un punteggio, calcolato tenendo conto del tempo che spendiamo su ognuna di esso, in rapporto al totale del periodo considerato.
TimeSnapper può anche generare etichette basate su alcuni termini decisi dall'utente, e legate alle finestre e alle applicazioni. Ci sembra un approccio interessante, per la gestione e la condivisione dei dati.
I dati si possono esportare in formato Excel, per un'analisi ulteriore. La funzione di riproduzione, le etichette e la misura della produttività annodi TimeSnapper uno strumento davvero efficiente.
Si tratta, in generale, di un programma molto solido, che ha sempre funzionato bene, durante il nostro test, che è durato per i 30 giorni di prova gratuita. La versione completa costa $39.95.
http://www.timesnapper.com/
Rescue Time
Rescue Time combina un'applicazione desktop e servizi online. Si usa l'applicazione installata per registrare i dati, ma per vederli bisogna accedere al servizio online; una volta arrivati all'interfaccia online, le potenzialità di questo servizio si mostrano in tutta la loro gloria.
Rescue Time, infatti, fornisce una visione completa e dettagliata dei dati sull'uso del tempo, per ognuna delle applicazioni che abbiamo testato per questo articolo.
L'interfaccia online di Rescue Time ha numerose opzioni, tanto per la visualizzazione quanto per la manipolazione dei dati: Quantità (di tempo), Categoria, Etichette, Applicazione e Siti, per esempio, sono le categorie di primo livello preimpostate. Le etichette sono completamente configurabili dall'utente, nel caso la funzione automatica non fosse soddisfacente.
Il punteggio di produttività ed efficienza è configurabile dall'utente, e si trova nella finestra principale. Le impostazioni predefinite sono ottime. L'efficienza del lavoro, in un certo giorno e periodo, è messa bene in evidenza.
Ma non ci sono solo i dettagli sul tempo. Time Tracker permette anche d'impostare obiettivi per le proprie attività. Per esempio, si può impostare come obbiettivo "spendere xx ore" su un certo tipo d'attività. L'interfaccia, a questo punto, ci tiene informati sui progressi che abbiamo fatto, in rapporto alla meta che ci siamo preposti. C'è anche un sistema di promemoria, che spedisce email quando si raggiunge un certo obiettivo, ma anche tramite Feed RSS.
Se non volete visitare troppo spesso il sito di Rescue Time, potete gestire alcuni dati come widgets; questi sono scritti in JavaScript, quindi si possono integrare praticamente ovunque, come un blog o una rete locale.
I widget, gli RSS e le email sono mezzi importanti, ma non c'è nulla che si possa usare direttamente sul desktop, se non è disponibile una connessione internet. Avremmo apprezzato qualche capacità offline, anche se non ci sembra un vero problema. Tranne quando, naturalmente, il sito Rescue Time è offilne, o particolarmente lento: non è mai successo, durante i test, ma potrebbe accadere in ogni momento.
La versione che abbiamo provato non era in grado di esportare i dati.
La versione personale è gratuita, mentre quella per gruppi, "Business Teams", che permette di tracciare più utenti (chi ha detto Grande Fratello?) costa $7,95/mese per i primi sei utenti, più altri $7,95 per ogni utente aggiuntivo.
http://www.rescuetime.com
Conclusioni
In base al livello di dettagli che volete dall'analisi del tempo, gli strumenti adatti ai vostri scopi possono essere molti. Ci siamo concentrati su strumenti che fanno "time tracking", e su come gestiscono i dati sul tempo, dal punto di vista della produttività. L'esportazione dei dati permette di usare i dati tracciati per analisi approfondite, o per preparare fatture, per esempio. Ricordiamo, in ogni caso, che ci sono applicazioni specifiche, che non abbiamo provato.
Se v'interessa l'uso del browser, e uste Firefox 2.0, MeeTimer è un'estensione eccezionale. TimeTracker v2 è adatto, se vi bastano funzioni elementari.
Se volete misurare con cura il tempo usato per ogni applicazione, e poi usare i dati per ottenerne qualcosa di sensato, la scelta può essere difficile. Abbiamo trovato due applicazioni che se la cavano molto meglio delle altre: TimeSnapper e Rescue Time.
TimeSnapper registra l'intera giornata: se la cosa non vi piace, o se siete molto attenti alla sicurezza, questo programma non fa per voi. È, in ogni caso, molto potente e ricco di funzioni, che piaceranno a molti.
Rescue Time può letteralmente cambiarvi la vita: invece di limitarsi a tracciare il tempo, con questo programma potete sezionarlo, e aumentare la produttività.