Ict procurement, che cos’è e perché oggi è importante

I problemi di supply chain, di molte supply chain, sono stati un corollario della pandemia di covid di non secondaria importanza. E ancora oggi, a oltre due anni di distanza dai primi lockdown, molte catene di approvvigionamento sono ancora in sofferenza a causa di picchi di domanda e aumenti delle materie prime o dei componenti (come è avvenuto per i semiconduttori). A tutto ciò, con l’invasione militare russa in Ucraina, si sono sommate le dinamiche economiche non previste, come il forte rialzo del costo dell’energia e lo shock inflazionistico. Inoltre, a complicare ulteriormente lo scenario, le scelte di fornitura delle aziende di ogni settore si stanno trasformando per assecondare obiettivi di sostenibilità.

Per queste ragioni oggi sta emergendo una nuova figura professionale, il provision manager, che ha l’incarico di definire le strategie di approvvigionamento ed evitare problemi di fornitura all’azienda. In alcuni contesti, quando l’approvvigionamento riguarda le tecnologie informatiche, si inzia a parlare anche di Ict procurement manager o di Ict procurement officer. In che cosa consistono esattamente questi ruoli? Ce ne parla Giulia Ruggi, chief marketing officer di HiSolution.

Giulia Ruggi, chief marketing officer di HiSolution

Lo scenario del mondo del lavoro nell’Ict è cambiato e stanno nascendo nuovi ruoli professionali. La pandemia ha avuto un profondo impatto sulle dinamiche di supply chain: la domanda di tecnologie è cambiata in seguito alle esigenze del lavoro a distanza e a una repentina digital transformation che ha causato anche la recente crisi dei semiconduttori. L’ambito degli acquisti si sta modificando e modellando su esigenze nuove delle aziende. Quello che è certo è che l’Ict Procurement oggi deve essere in grado di fare azioni di approvvigionamento mirato e produttivo.

I beni e i prodotti Ict hanno un contenuto altamente tecnologico ma, soprattutto, sono soluzioni in rapidissima evoluzione. La pressione competitiva spinge le imprese a investire nelle tecnologie all’avanguardia che spaziano dal cloud all’intelligenza artificiale, con servizi annessi che devono essere flessibili, adattabili ai diversi bisogni dei clienti. Saper intercettare il mercato in tempi rapidi e congrui è un fattore chiave per poter sviluppare servizi adeguati al contesto digitale e ai fabbisogni delle imprese.

Fare scouting della migliore tecnologia sul mercato è quindi il principale obiettivo. Scegliere quella più idonea al momento può avere un notevole impatto sulla produttività del business. Infatti parliamo ormai di tecnologie che accompagnano, aiutano e semplificano i processi aziendali. La responsabilità dell’Ict procurement risiede nell’affrontare le sfide della catena di approvvigionamento e della sostenibilità globale.

Il ruolo dell’Ict procurement
Oggi il ruolo dell’Ict procurement è decisivo e sempre più importante sia nella gestione della catena di approvvigionamento che nella garanzia della continuità di fornitura dei servizi tech. Come accennato, l’evoluzione dei processi di Procurement ha avuto un’accelerazione e le imprese stanno modificando le proprie esigenze rispetto al controllo costi e alla sostenibilità. C’è da dire, però, che il fenomeno è a macchia di leopardo. Non tutte le aziende hanno maturato la giusta consapevolezza per affrontare il cambiamento nel Supply Chain Management. Spesso mancano gli strumenti e le giuste piattaforme. L’obiettivo dovrebbe essere accompagnare i clienti verso nuove opportunità nel rispetto di una catena più flessibile, efficace e resiliente.

Quella dell’Ict procurement è un ruolo mixato, se così vogliamo dire. Da una parte si muove nell’ambiente dell’approvvigionamento di beni e prodotti, dall’altra gestisce e controlla i servizi IT. In HiSolution, ad esempio per controllare i costi dei clienti abbiamo sviluppato Babel, un software di consulenza per la gestione dei costi e della governance dei contratti ICT interamente progettato e implementato al nostro interno.

Chi è l’Ict procurement manager
Il termine inglese procurement, adottato ormai da diversi anni anche nel nostro Paese, significa approvvigionamento. E per traslarlo secondo il lessico tech, l’Ict procurement non è altro che la persona di riferimento per la gestione delle attività di approvvigionamento di beni e servizi tecnologici.

A questa funzione vengono demandate una serie di attività come la definizione delle clausole generali e SLA che regolano i contratti da stipulare, la gestione dei processi di approvvigionamento e quella dei rischi connessi alla selezione del fornitore, così come i processi di individuazione e classificazione delle vulnerabilità di sicurezza del prodotto o del sistema acquistato e la conoscenza delle norme relative alla protezione dei dati e l’applicazione dei concetti-base di sicurezza informatica. A queste pratiche si aggiunge la gestione e manutenzione del parco di apparecchiature hardware da predisporre post acquisto.

Le tecnologie fondamentali
Negli anni l’Ict procurement si è sempre più orientato all’acquisto di servizi e alla gestione delle strutture tecnologiche e di telecomunicazioni. Oggi le organizzazioni stanno sfruttando le tecnologie di approvvigionamento per aumentare l’efficienza operativa, ridurre i costi e rispondere alla domanda del mercato. Ma sappiamo quale sia la migliore tecnologia al momento? Sceglierla può essere un compito difficile, ma sapere quali sono le migliori può essere d’ausilio.

Il procurement cloud software: il software specifico che semplifica la gestione dei processi end-to-end di approvvigionamento di beni o servizi e accompagna il progetto in tutte le tappe indispensabili: dalla definizione del contratto al provisioning, fino al suo delivery. Suggeriamo un software in cloud perché è flessibile, scalabile e accessibile. Caratteristiche, tra l’altro, indispensabili alle organizzazioni per gestire al meglio i processi e per soddisfare le richieste del mercato IT.

L’automation software per il flusso di lavoro: l’automazione è una priorità chiave per i leader degli acquisti di oggi. L’uso di software di automazione dei processi aziendali guiderà la trasformazione digitale standardizzando i flussi di lavoro e facilitando la gestione dei fornitori.

L’intelligenza artificiale per l’analisi dei dati: analisi dei dati uguale ottimizzazione dei costi. Al fine di migliorare i processi aziendali e gestire i report dei clienti in modo efficiente. L’intelligenza artificiale e il machine learning, trend di questo 2022, sono parte integrante di molti strumenti di analisi dei dati. L’obiettivo è aiutare le organizzazioni a raccogliere tutte le informazioni utili per prendere decisioni accurate nei loro processi di provisioning.

I portali self-service: il loro utilizzo riduce i costi di gestione dei fornitori e migliora l’esperienza di acquisto a 360 gradi. Nell’economia globale attuale è infatti richiesta l’autonomia di gestione del processo di approvvigionamento da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.