Il percorso dell’automazione in azienda è ancora incompleto

L’automazione dei processi aziendali grazie a tecnologie hardware (come gli scanner) e software è un fenomeno ormai maturo. Anche in Italia: oltre il 68% delle nostre imprese ha già automatizzato i propri processi aziendali in parte o completamente, stando al campione osservato in uno studio sponsorizzato da Kyocera Document Solutions Europe e basato su interviste condotte l’anno scorso da Adk Insights su 1753 manager di sette Paesi europei (Italia, Regno Unito, Germania, Francia, Spagna, Paesi Bassi, Turchia), tra freelance e dipendenti di aziende di piccole, medie e grandi dimensioni. 

Le aziende olandesi e quelle spagnole ci superano: nei due Paesi, rispettivamente, il 74% e il 70% di aziende ha già automatizzato oltre la metà dei propri processi. Ma l’Italia con il suo 68,4% è terza su sette ed è un risultato apprezzabile, specie pensando che - dopo una Turchia al quarto posto - a chiudere la breve classifica ci sono tre nazioni tecnologicamente mature come Francia, Regno Unito e Germania. Le percentuale di aziende che, all’opposto, ammettono di aver appena cominciato a digitalizzare documenti in Italia è il 6%, mentre in Germania e Regno Unito è doppia.

Fonte: “Business Digitalisation in Europe”, 2019

I vantaggi della digitalizzazione e automazione dei processi sono evidenti. In ordine di citazione, gli intervistati hanno sottolineato il risparmio di tempo, la maggiore sicurezza dei dati, la migliorata efficienza, il più rapido accesso alle informazioni, l’incremento di produttività, la diminuzione degli errori, e poi ancora una riduzione dei costi sia nella produzione dei documenti sia nell’archiviazione.

Quali tecnologie si utilizzano per l’automazione? Nell’ordine, sistemi di gestione documentale collegati a scanner e stampanti (Document Management System), portali digitali per i dipendenti, data warehousing, Business Process Management, software di Analytics e Business Intelligence, Enterprise Content Management, servizi di sincronizzazione e condivisione di file aziendali, piattaforme per l’erogazione di contenuti, Robotic Process Automation (Rpa).

Il percorso della digitalizzazione è però ancora incompleto. In media, nei Paesi inclusi nell’indagine, su dieci reparti aziendali soltanto due hanno automatizzato la maggior parte dei propri compiti, mentre sette lo hanno fatto parzialmente e uno in modo scarso o nullo (cioè ha automatizzato meno del 25% delle attività). Probabilmente lo scenario muterà in tempi brevi, dato che nove manager su dieci hanno detto di voler automatizzare un maggior numero di più processi entro un anno.

“Le aziende italiane stanno affrontando una serie di sfide”, spiega Michael Powell, expert software product management di Kyocera Document Solutions Europe, “come la protezione delle informazioni sensibili e l’archiviazione della documentazione e stanno cominciando a capire solo ora che esistono sul mercato soluzioni semplici sotto forma di document management solutions, come i Content Services. L'Italia è all'avanguardia in alcuni dipartimenti, come la logistica e le vendite, ma è in ritardo nella digitalizzazione e nell'automazione di aree come il finance e le risorse umane”.