L’arte incontra l’automazione IT al Museo Van Gogh di Amsterdam

L’arte e l’informatica s’incontrano al Museo Van Gogh di Amsterdam, luogo imperdibile per gli appassionati di pittura, in cui sono esposti oltre duecento quadri, cinquecento disegni e molti scritti tratti dalla prolifica attività epistolare del maestro dell’espressionismo. Ma in questo luogo magico c’è anche molta tecnologia, parte della quale destinata a rendere più sicuro, preciso e di qualità il lavoro dello staff, una squadra di 325 persone, che si occupa di proteggere l’incredibile patrimonio artistico del museo gestendo, tra le altre cose, la logistica dei prestiti delle opere ad altri musei e mostre temporanee. Dal 2016 Ivanti, azienda specializzata in automazione dei flussi di lavoro, ha fornito al Museo Van Gogh le proprie tecnologie e in particolare Ivanti Automation Manager, programma che gestisce l’installazione dei laptop e delle infrastrutture di virtual desktop, e Ivanti Workspace Control, per la gestione delle postazioni desktop.

Due anni fa, con lo scoppio della pandemia di covid e il repentino, obbligatorio spostamento sullo smart working, si è creata una triplice problematica. Innanzitutto, i dipendenti non erano abituati a lavorare da casa per lunghi periodi e questo rendeva difficile continuare le normali attività. In secondo luogo, l’ambiente informatico era stato progettato per consentire aggiornamenti software e installazione di patch direttamente in loco, e non da remoto. Inoltre, improvvisamente per gli amministratori IT non era più possibile conoscere lo stato di aggiornamento dei laptop dei dipendenti, relativamente al sistema operativo Windows e alle applicazioni installate.

Tutto ciò aveva delle conseguenze sul piano della cybersicurezza. “Quando un browser non aggiornato viene usato e al suo interno c’è una vulnerabilità, questo può significare che le informazioni non sono più al sicuro come vorremmo”, ha spiegato Rob de Zwaan, senior systems administrator del Museo Van Gogh. “Abbiamo iniziato a cercare una soluzione di gestione delle patch che potesse eseguire gli aggiornamenti da remoto”. La ricerca ha portato il museo all’acquisto di Ivanti Security Controls (Isec), soluzione che è stata subito messa all’opera per aggiornare da remoto i sistemi operativi Windows, i browser Chrome e le altre applicazioni installate sui dispositivi dei dipendenti. 

La tecnologia di Ivanti permette agli amministratori IT di verificare se le versioni del browser installate siano ancora supportate e capaci di ricevere aggiornamenti (operazione eseguita in automatico da Ivanti Workspace Control); quando una versione obsoleta viene rilevata, tramite Security Controls è possibile rimuoverla e sostituirla con una nuova release di Chrome. La rimozione del browser obsoleto avviene la notte, mentre la mattina successiva gli utenti ricevono una notifica; mentre nel frattempo possono scegliere di usare Edge, Firefox o un altro programma di navigazione, la nuova versione di Chrome viene installata ed è pronta per essere utilizzata dopo la pausa pranzo.

Una volta messi in sicurezza i notebook, il museo si è preso cura dei sistemi desktop e dei server. Attraverso una connessione sicura, creata da  Ivanti Cloud Relay, i dipendenti in telelavoro possono collegarsi ai server on-premise per accedere ad applicazioni varie, come quelle di Microsoft Office. Nel caso di nuovi programmi aggiunti, gli utenti vedono comparire la relativa icona  nel menu Start di Windows del proprio computer. “Per i dipendenti è un grande vantaggio ottenere immediatamente gli aggiornamenti nel menu Start e impostazioni nuove o modificate”, ha sottolineato de Zwaan. “Inoltre, questi aggiornamenti ora sono molto più rapidi di quanto non fossero prima”.

In precedenza, infatti, erano necessarie otto ore di lavoro (tipicamente, dalle 17 alle 2 di notte) e un team di quattro persone per aggiornare un centinaio di server installando le patch di Windows. “Ed eravamo fortunati se avevamo finito alle 2 di notte”, ha ricordato de Zwaan. Ora, con la tecnologia di Ivanti, è possibile ottenere lo stesso risultato in cinque ore e impiegando solo due persone. Questo significa dedicare agli update dei server dieci ore di lavoro al mese (cinque per due persone) contro le 36 precedenti (otto per quattro addetti), cioè un risparmio di tempo del 72%. Altro vantaggio è il fatto di poter installare non solo gli aggiornamenti del sistema operativo, ma anche quelli del browser e delle applicazioni Office. Secondo le stime di de Zwaan, negli ultimi due anni i soli aggiornamenti del browser hanno permesso di mitigare almeno una cinquantina di vulnerabilità.

L’adozione delle tecnologie di Ivanti ha dunque semplificato il lavoro del reparto IT, oltre a garantire una migliore sicurezza delle informazioni che ruotano intorno al museo, al suo patrimonio artistico e alle sue attività quotidiane. Ogni giorno i dipendenti comunicano con fornitori, clienti e aziende partner, e tra le altre cose vengono scambiate informazioni sulle opere d’arte concesse in prestito temporaneo, come luoghi degli spostamenti, orari, numeri di volo aereo e altri dettagli logistici. Si tratta di dettagli assai sensibili, se pensiamo che alcune delle opere del museo possono valere milioni di euro. “Ora sappiamo che i nostri dipendenti possono svolgere il loro lavoro da qualunque luogo su una macchina sicura”, ha concluso de Zwaan. “Potrebbero stare in Cina, in Australia o a New York, ma purché abbiano una connessione Internet possiamo aiutarli ad aggiornare i loro dispositivi”.