Terra, acqua e cielo, tra elicotteri, velivoli, satelliti, sistemi militari aerei, terrestri e sottomarini, ma anche servizi di sicurezza, di logistica, di controllo delle infrastrutture, di cybersicurezza e molto altro ancora. Gruppo Leonardo, eredità di Finmeccanica, è un grande attore nei settori aerospazio, difesa e sicurezza, forte di oltre 45mila dipendenti (di cui 29mila in Italia), 11,5 miliardi di euro di fatturato (nel 2017) sette divisioni, diverse società controllate e joint-venture anche all'estero. Una delle divisioni, Leonardo Global Solutions, si occupa di attività di real estate, acquisti e facility management per tutto il gruppo in Italia. Del Facility management, in particolare, si prende cura una squadra di 140 persone che eseguono opere di pulizia e disinfestazione, ristorazione, facchinaggio e trasferimento delle postazioni di lavoro, manutenzione aree verdi, sgombero neve, servizio posta, centri stampa, gestione della flotta veicoli e gestione del sito aziendale internazionale. Il team eroga più di cinque milioni di pasti all'anno e si occupa della manutenzione ordinaria di oltre sette milioni di metri quadrati di immobili e uffici dislocati in una quarantina di stabilimenti.
“Se non lavoriamo e non operiamo adeguatamente, l’azienda non è in grado di andare avanti”,sottolinea Antonio Luciano, responsabile della divisione. Per garantire efficienza, velocità e precisione, l'azienda ha scelto di puntare sulla tecnologia. Ma solo in un secondo momento: inizialmente, infatti, ci si affidava a un sistema “manuale” di monitoraggio delle principali attività quotidiane, in particolare riguardanti la ristorazione e le pulizie. Ogni giorno i dipendenti dovevano fare la checklist dei compiti da portare a termine compilando un foglio Excel, un metodo che generava frustrazione e macchinosità. I dati venivano archiviati in locale e alla fine del mese tutti i file Excel, uno per giornata, venivano presentati dagli addetti ai loro responsabili. “Il nostro personale”, racconta Luciano, “faceva il giro di ogni sede per verificare che il servizio di pulizia venisse erogato in conformità all’accordo sul livello di servizio. Quindi, una volta tornato alla propria postazione, gli appunti dovevano essere trascritti nel foglio di Excel. A volte si facevano errori, ci si dimenticava di fare questo passaggio oppure era necessario dare priorità ad altre attività. Pertanto alla fine del mese raccoglievamo solamente dati parziali, che non ci aiutavano a validare i nostri dati strategici”.
Su suggerimento dei colleghi del reparto It, il manager ha pensato di rivolgersi a Microsoft (già fornitore del gruppo con la suite Office 365) ed è venuto in contatto con Ntt Data, società di system integration e consulenza appartenete alla rete di partner del colosso di Redmond. Dopo la fase di consulenza e definizione della soluzione ideale, nel giro di due mesi è stata creata e poi messa in campo un'applicazione che rende automatica e veloce la verifica della checklist. “L’aspettativa principale è ottenere dati più precisi, personale più motivato ed essere in grado di intervenire rapidamente perché non dobbiamo attendere la fine del mese per renderci conto che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe”, dichiara Luciano.
Realizzata attraverso la piattaforma di sviluppo software Microsoft PowerApps, la soluzione ha permesso quindi di velocizzare e semplificare il lavoro quotidiano, ma anche di ridurre l'impiego di carta: al posto dei fogli, lo schermo di un tablet Surface. Il management riceve ora rapporti di sintesi mensili più ricchi di informazioni, precisi ed efficaci. L'applicazione di checklist viene usata su una quarantina di dispositivi Surface per realizzare report quotidiani in formato Pdf (commentabile). Attraverso Microsoft Flow i dati vengono archiviati e sincronizzati nel cloud in automatico; possono, inoltre, essere condivisi e analizzati con gli strumenti di Power BI. Future versioni dell'app prevederanno notifiche push, la possibilità di scattare e caricare foto e altre funzionalità avanzate.
Ma già con questa prima versione l'abbandono di un processo manuale e basato sulla carta in favore di una procedura digitale e automatizzata ha consentito di risparmiare tempo, evitare gli errori di trascrizione del precedente metodo e aumentare il livello di affidabilità delle ispezioni mensili. “Ora disponiamo di dati più precisi, personale più motivato e possiamo intervenire rapidamente perché non dobbiamo attendere la fine del mese per renderci conto che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe”, sottolinea il responsabile della pianificazione. Usando gli strumenti di Business Intelligence di Microsoft Power BI, inoltre, è ora possibile riorganizzare i dati in base alle esigenze dei singoli gruppi di lavoro. E l'ulteriore vantaggio, sottolineato da Chiara Andreini, facility services design di Leonardo Global Solutions, è che adesso “i dati possono essere salvati nel cloud in tempo reale. In questo modo il nostro team centrale può scaricarli e redigere immediatamente un report”.