Un tempo era solo una scelta, oggi - a causa del coronavirus - lo smart working per moltissime aziende è diventata una necessità. Molte sono le implicazioni di un repentino (per quanto auspicabile anche al di là dell’emergenza) spostamento verso modalità di lavoro più flessibili, mediate dalla tecnologia. E molte sono del domande da porsi: come accertarsi che la rete, sovraccaricata di traffico, continui a funzionare? Come traghettare i dipendenti verso le nuove modalità di lavoro e relazione? Ci dà qualche consiglio Wendy Pfeiffer, chief information di Nutanix, azienda di San Jose specializzata in tecnologie per le infrastrutture convergenti.
A seguito dell’emergenza covid-19, Twitter, Google, Salesforce, J.P. Morgan e altre importanti aziende stanno incoraggiando o chiedendo ai dipendenti di lavorare da remoto Per far sì che il telelavoro decolli su larga scala, le aziende dovranno rivalutare il modo in cui usano la tecnologia per ottenere i migliori risultati dal loro bene più prezioso: i dipendenti. È un dato di fatto che il modo in cui i dirigenti aziendali supportano e responsabilizzano i loro dipendenti possa avere un profondo impatto sulla produttività di un'azienda: gli studi infatti dimostrano che quando si sentono molto coinvolti hanno i dipendenti il 38% di probabilità di essere più produttivi. Coinvolgere e responsabilizzare i dipendenti attraverso la tecnologia è ancora più importante per i responsabili IT in un periodo in cui bisogna lavorare da remoto per un’emergenza mondiale. Nelle scorse settimane abbiamo letto di giganti tecnologici che hanno rinviato i viaggi non essenziali e incoraggiato i dipendenti a lavorare da casa per un periodo non ben definito: tra essi Twitter, Google, Salesforce e altri ancora.
Poiché i dipendenti interagiscono sempre più spesso utilizzando la tecnologia di casa, la facilità d'uso, il design e l'utilità diventano fattori ancora più determinanti per la produttività. Le persone non sono macchine: hanno emozioni e frustrazioni, si sentono sopraffatte. E per i dirigenti aziendali e IT ciò significa offrire gli strumenti giusti per far fronte a questa situazione nuova, utilizzando una tecnologia che abilita, non il contrario. Com'è possibile, allora permettere ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo? Ecco tre suggerimenti.
Prevedere tutti gli scenari e testare la scalabilità della rete
Per un certo periodo di tempo, l'IT ha fornito tecnologie per il lavoro da remoto: basti pensare che, secondo i dati di uno studio del 2019, il 74% delle persone ritiene che il lavoro flessibile sia la “nuova normalità". Ma una cosa è avere una parte dei dipendenti che lavora da casa, e un'altra è quando migliaia di persone si collegano in remoto a una Vpn nello stesso tempo. È sicuramente un modo per vedere se il sistema sarà in grado di adattarsi e reggere. Molti strumenti aziendali sono stati sviluppati per essere utilizzati solo internamente all’azienda, quindi è compito del reparto IT garantire che tutti possano accedere da casa alle applicazioni e ai dati dai propri dispositivi, sia mobili sia desktop, il tutto in totale sicurezza. In un momento di crisi globale, quando c'è paura e incertezza, è essenziale che i responsabili IT forniscano informazioni, strumenti e processi precisi su cui le persone possano fare affidamento.
Pensare a ciò che potrebbe succedere è il primo importante passo. Che cosa succederebbe se, senza preavviso, tutto il personale dell’azienda fosse costretto a restare a casa? E se la rete fosse sovraccarica? Qual è il piano di riserva? Gli strumenti di collaborazione attualmente in uso si adatteranno alla nuova esigenza? Le persone hanno ricevuto indicazioni adeguate su come accedere ai sistemi di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro? Una volta definiti i possibili scenari, il passo successivo è la fase di test per garantire le prestazioni e la scalabilità ottimali. Pianificare un giorno in cui tutto l'IT è operativo da casa. Se qualcosa non funziona fisicamente, questa è un'ottima opportunità per imparare a comprendere come risolvere la situazione. Capire che cosa si prova a dipendere dalla propria tecnologia in quanto team permette di comprendere l'interazione e i flussi di lavoro che si creano di conseguenza.
Allinearsi sulle tecnologie: non solo il “che cosa”, ma il “come”
In tanti parlano di tecnologie per la collaborazione a distanza, dalla videoconferenza al desktop-as-a-service, ma ciò che non viene evidenziato è l'importanza della configurazione. Le questioni relative all'uso della tecnologia sono importanti tanto quanto la tecnologia da utilizzare. In Nutanix abbiamo creato una intranet in continua evoluzione chiamata "Come lavorare da casa": vi sono inclusi dettagli sull'accesso alla Vpn, alle applicazioni aziendali, sugli strumenti di videoconferenza disponibili e che indicazioni dare ai dipendenti sull'utilizzo dei loro telefoni cellulari sul nostro centralino telefonico cloud.
Questo sito raccoglie in un unico luogo tutte le informazioni utili per il lavoro da remoto e funge al contempo da risorsa per i nuovi dipendenti che entrano in azienda. Ci siamo anche impegnati per consentire ai dipendenti (e ai clienti) di lavorare attraverso la nostra soluzione basata sul cloud, Frame, uno spazio di lavoro desktop virtuale che consente ai singoli e ai gruppi, ai clienti e ai partner di accedere al proprio desktop, ai file e alle reti dover essere in ufficio. Grazie a questa soluzione il personale che lavora da remoto ha un accesso sicuro e affidabile a qualsiasi applicazione dal proprio browser Web di casa, senza bisogno di scaricare alcun software.
Infine, diamo indicazioni ai dipendenti in merito alle modalità di interazione e di coinvolgimento ottimali. Questo insieme di linee guida, che chiameremo "igiene tecnologica", permette di dare una risposta collettiva a domande come: “Tutte le riunioni devono essere registrate? Forniremo trascrizioni scritte delle riunioni registrate utili per chi non parla la nostra lingua? Come fare per avere la certezza che i partecipanti si sentano coinvolti?”. Sebbene le risposte a queste domande non dipendano direttamente dall'IT, spesso sono influenzate dagli strumenti che sceglie il team IT: ad esempio, alcuni strumenti di videoconferenza offrono funzionalità di trascrizione (come Zoom o Huddl.ai), altri no. Allineare il team non solo su quali strumenti si sta utilizzando, ma anche su come utilizzarli permetterà ai dipendenti di connettersi in modo indipendente e di essere più produttivi.
Preparare un documento con tutte le procedure
I runbook sono alla base della gestione IT poiché indicano il luogo in cui il sistema è in esecuzione (se on-premise, nel cloud, eccetera), come accedervi, gli account di amministrazione e le password, le attività e le prestazioni previste, come monitorare, fermare e avviare un sistema. Se, nella peggiore delle ipotesi, il responsabile IT non è raggiungibile, tutti i membri del team devono essere autonomi grazie a queste informazioni.
Oggi quasi tutti i runbook e i relativi flussi di lavoro possono essere automatizzati. Il progresso che un’azienda ha fatto in tal senso è un fattore molto importante che può contribuire a farle superare un periodo critico come questo, anche se una parte significativa del team è impossibilitata o non è in grado di lavorare. Se non si è ancora iniziato questo percorso di automazione, l'aggiornamento costante delle informazioni del runbook è già un buon passo per garantire coerenza e prestazioni. Alla fine di tutto, ciò che è bene ricordarsi è che i dipendenti sono la principale fonte di valore per un’azienda. In un momento in cui potrebbero essere isolati e dover continuare a svolgere il loro lavoro quotidiano, il modo in cui i responsabili IT li supportano e li abilitano attraverso la tecnologia avrà un profondo impatto sulla produttività dell'azienda nel suo complesso.