Unified communication and collaboration (Ucc): che cos’è e perché serve alle aziende

Le soluzioni di Unified Communication and Collaboration (Ucc) racchiudono in un’unica piattaforma diverse tecnologie per lo smart working, per la collaborazione e la comunicazione a distanza, come la telefonia, l’email, la messaggistica in chat, le videoconferenze, la videopresenza, la condivisione del desktop e la condivisione di file. Si parla anche di Enterprise Communications, mentre in italiano l’espressione più usata è quella di Comunicazioni Unificate, che non esplicita (ma sottintende) l’aspetto della collaborazione. Entrambe le dimensioni dell’Ucc sono importanti, perché per lavorare bene oggi le aziende hanno bisogno di strumenti che permettano ai dipendenti di discutere e realizzare insieme progetti, di scambiarsi opinioni, di inviare e ricevere messaggi in modo sicuro e in tempo reale, di incontrarsi in uno spazio virtuale anziché in sala riunioni senza sacrificare la dimensione relazionale. 

Il tutto dev’essere semplice e immediato, e deve integrarsi nelle tecnologie già in uso e nella routine lavorativa senza creare intoppi, ma anzi velocizzando le attività quotidiane. Ciò comporta, per esempio, l’esigenza di garantire accesso agli strumenti sia tramite Pc (aziendale o personale) sia tramite smartphone, dalla scrivania così come da qualsiasi altro luogo. La Unified communication and collaboration può conciliare le esigenze di produttività e di user experience, rendendo più efficace e anche più piacevole il lavoro remoto e aiutando le aziende a raggiungere prima e meglio i propri obiettivi. Inoltre, a prescindere dallo smart working, l’Ucc è preziosa per ridurre le distanze con i collaboratori esterni, i fornitori e i clienti.

Smart working e Ucc, un’accoppiata vincente

L’affermazione delle tecnologie di Ucc negli ultimi anni è stata favorita dalla crescente esigenza di lavorare in mobilità, in trasferta o da casa, come se fossimo in ufficio, magari sfruttando dispositivi personali (secondo il modello Byod, Bring Your Own Device) ma senza ricorrere a soluzioni improvvisate, magari non approvate dai team IT aziendali e poco sicure. Altri fattori di spinta sono stati il boom dei dati, l’avanzata del cloud computing, i benefici di flussi di lavoro digitalizzati (più economici, ordinati, facili da archiviare rispetto ai processi tradizionali e cartacei) e, ultimo solo per cronologia ma non per importanza, lo sconvolgimento creato dalla pandemia di covid. Il rapido allargamento dello smart working ha generato, su scala mondiale, nuovi flussi di dati e interconnessioni digitali e ha evidenziato il ruolo essenziale della tecnologia per la resilienza delle aziende.

Gli analisti scommettono sul fatto che si tratti di un cambiamento strutturale, destinato ad alimentare anche nei prossimi anni il mercato delle tecnologie Ucc. Scrive, per esempio,  ResearchAndMarkets che la pandemia “sposterà le strategie aziendali su policy di lungo termine, accelerando l’ulteriore adozione delle piattaforme e dei servizi Ucc”. Secondo le previsioni di  ResearchAndMarkets, tale mercato è destinato a crescere sostanzialmente, dai 36,9 miliardi di dollari di valore del 2019 ai 70,2 miliardi di dollari stimati per il 2025. Leggermente inferiori le stime di Global Market Insights, secondo cui le piattaforme e i servizi Ucc supereranno la soglia dei 60 miliardi di dollari nel 2026.

I vantaggi della Unified communication and collaboration (Ucc)

Perché le Comunicazioni Integrate sono vincenti? Quali benefici si possono ottenere adottando una piattaforma di Ucc aziendale? Innanzitutto, l’Ucc azzera le distanze e questo, più che un vantaggio, oggi è quasi una necessità. Ma i benefici non si fermano qui. Dal punto di vista dell’utente, Ucc significa poter accedere agli strumenti di lavoro più importanti attraverso un’unica interfaccia, facilmente raggiungibile via Web e su qualsiasi dispositivo, computer, tablet o smartphone che sia. Si diventa più produttivi e si perde meno tempo se possiamo ricevere, inviare e consultare informazioni in tempo reale, in pochi click e scegliendo lo strumento più appropriato (per esempio tramite email, chat, da documenti condivisi in un archivio cloud o durante una presentazione in videoconferenza) senza dover chiudere e aprire applicativi diversi.

I vantaggi per le aziende non sono meno significativi. Una piattaforma Ucc consente una migliore gestione delle informazioni, dei flussi di lavoro e delle attività dei dipendenti, innanzitutto perché si elimina il problema dei famigerati “silos” di dati (cioè la frammentazione dei dati tra applicazioni e luoghi distinti, che non comunicano fra loro). Elevando la employee satisfaction, inoltre, si alimenta indirettamente anche la produttività, perché un dipendente più felice è un dipendente che lavora meglio.

Alcuni dei principali benefici dell’adozione dell’Ucc sono:

-Azzeramento delle distanze e delle barriere geografiche.

-Migliore scambio di dati e conoscenze all’interno dell’azienda, grazie alle comunicazioni in tempo reale e all’integrazione fra le app.

-Maggiore produttività e soddisfazione dei dipendenti, che risparmiano tempo e utilizzano strumenti con user experience ottimizzata, operativi 24/7.

-Migliori relazioni fra i dipendenti, con fornitori, business partner e clienti, grazie a strumenti di comunicazione audio, video e testuale.

-Flessibilità, grazie al supporto alle modalità di lavoro in presenza e in smart working.

-Resilienza dell’azienda e business continuity anche in caso di eventi inaspettati.

-Possibilità di risparmio sull’acquisto di tecnologie, grazie a modelli di implementazione cloud e di fruizione in abbonamento.

-Riduzione dei costi e del lavoro di manutenzione IT di sistemi hardware e software.

-Sicurezza, grazie a procedure di autenticazione forte e all’aggiornamento continuo delle soluzioni da parte dei vendor.

-Possibilità di integrare i processi e le applicazioni di Ucc con i processi e le applicazioni già in uso.

Le principali tecnologie di Unified Communication and Collaboration (Ucc)

Tra le piattaforme di Ucc per le Enterprise Communications disponibili sul mercato, alcune sono più complete di altre ma una caratteristica comune è l’aggregazione di diversi canali di comunicazione (voce, audio, video) e di modalità di scambio sincrone (come le chat e le videoconferenze) e asincrone (email). Le app sono integrate fra loro: per esempio, un evento in calendario può attivare una notifica email, la quale magari contiene un link che porta l’utente direttamente nella “stanza” della videoconferenza che sta per cominciare. Inoltre è possibile integrare applicazioni esterne alla piattaforma del vendor, quali Wiki aziendali, strumenti di pianificazione, approvazione, gestione dei flussi di lavoro, gestione dei turni e altro ancora.

Fra le principali tecnologie di Ucc a supporto dello smart working e della trasformazione digitale delle aziende, possiamo citare:

-Telefonia tradizionale o Voip (Voice over IP, per le chiamate via Internet), anche associabile a centralino telefonico Pbx, voicemail e a servizi aggiuntivi.

-Sistemi di messaggistica unificata che integrano posta elettronica, Sms, fax.

-Messaggistica istantanea (chat, Sms)

-Videoconferenza e audioconferenza

-Posta elettronica

-Notifiche

-Calendario

-Archiviazione cloud e file sharing

-Aree di collaborazione interattiva (lavagne virtuali, condivisione desktop, webcast

-Applicativi di produttività (editor di testo, presentazioni, fogli di calcolo, ecc.)

-Piattaforme di e-learning

La migliore strategia per le Enterprise Communications

Per gli strumenti di Ucc necessari per realizzare un sistema di  Enterprise Communications non c’è un’unica strategia possibile: l’opzione ideale dipende dalle dimensioni dell’azienda, dall’infrastruttura in uso, dalla qualità delle connessioni di rete, dalle risorse di personale dedicato all’IT, e da altri fattori ancora. On premise, cloud e architettura ibrida sono i tre principali modelli di deployment.

- Un progetto basato sull’on-premise, cioè su data center interni all’azienda, consente di avere un più elevato controllo sui dati ma comporta maggiori costi hardware, oneri di manutenzione e di aggiornamento sia dei server sia delle infrastrutture di rete.

- La scelta di una piattaforma in cloud, di contro, ha indubbi vantaggi di ammortizzazione dei costi (che vengono dilazionati nel tempo) e permette di delegare al vendor le attività di aggiornamento software, manutenzione, backup. Dunque un’iniziativa di Enterprise Communications può facilmente innestarsi in una più ampia strategia di cloud migration e di trasformazione digitale. Si parla in questo caso di Unified Communication and Collaboration as-a-Service (Ucaas).

- L’alternativa intermedia è un deployment “ibrido”, in cui la soluzione Ucc poggia in parte su un cloud interno (on-premise) e in parte sull’infrastruttura di un cloud provider, utilizzata per ottenere scalabilità, risorse per il disaster recovery, accesso da Web e da mobile per il telelavoro.

In tutti i casi, un aspetto da tenere in massima considerazione è la qualità dell’infrastruttura di rete, cablata e wireless, su cui poggia il peso di un traffico dati intenso, fatto anche di contenuti audio e video. In futuro, probabilmente, il principale veicolo delle comunicazioni aziendali sarà ancora la voce, in virtù delle sue caratteristiche di immediatezza, universalità, efficacia ed empatia. Dunque, in una strategia per le Enterprise Communications, è essenziale dotarsi di un adeguato numero di telefoni (per l’ufficio ed eventualmente per i dipendenti in telelavoro), servizi di voicemail, software gestionali (per la configurazione, il monitoraggio, la risoluzione dei problemi della telefonia e delle reti), strumenti per la sicurezza del centralino Pbx, la difesa del perimetro Sip e la protezione da attacchi DDoS. 

La Ucc nella “nuova normalità” delle aziende

In tutto il mondo le aziende stanno sempre di più apprezzando il valore di una comunicazione e collaborazione integrata, utile per il lavoro in presenza e per lo smart working, per le relazioni interne ed esterne, fra dipendenti, fornitori, clienti. Un fondamentale strumento di competitività e resilienza. Nella “nuova normalità”, ancor più che in passato, è importantissimo poter dialogare e collaborare senza interruzioni, compartimenti stagni o colli di bottiglia, nell’ottica di un lavoro ubiquo e flessibile.

Mettere in pratica una corretta strategia di Enterprise Communications per le aziende si traduce in vantaggi competitivi, grazie al taglio dei costi, alle efficienze, agli incrementi di produttività, alla fluida circolazione del sapere, alla soddisfazione dei dipendenti e, in estrema sintesi, grazie alla migliore qualità del lavoro ottenibile attraverso le soluzioni di Unified Communication and Collaboration.