Quasi non si parla d’altro: smart working, webinar, video-call. Non sono solo il trend del momento ma anche strumenti realmente efficaci per lavorare in gruppo, vendere, fare formazione, tenersi in contatto. Con l’esplosione dell’utilizzo si sono però anche evidenziati problemi di privacy e cattive pratiche, che talvolta compromettono il risultato finale.
“La privacy e la sicurezza sono le basi su cui si fonda l’offerta di Lifesize per le videoconferenze di livello aziendale", ha detto Craig Malloy, Ceo di Lifesize e Serenova. "Le organizzazioni di tutto il mondo si affidano a noi per la loro comunicazione, anche in caso di dati sensibili: la fiducia sarebbe a rischio se non trattassimo con il massimo rispetto e serietà la privacy dei nostri clienti. Il nostro unico obiettivo come azienda è quello di fornire valore al cliente attraverso le nostre soluzioni.”
Dichiarazioni (scontate ma sempre opportune) a parte, Lifesize, uno dei player più importanti del mercato, ha elaborato dieci consigli per videoconferenze sicure e rispettose della privacy. Vediamoli in versione integrale, così come il vendor li ha inviati alla nostra redazione.
Per gli utenti:
1. Configura e conferma le impostazioni della riunione Quando si partecipa a una videochiamata, nel mezzo di molte altre urgenze lavorative, è facile cedere alla tentazione di attenersi alle impostazioni predefinite. Prenditi un momento in più per confermare che ogni opzione è configurata in modo appropriato per la tua riunione, in modo da non incontrare sorprese inaspettate quando accedi. È sempre bene testare l'audio e il video prima della chiamata per assicurarsi che entrambi funzionino correttamente. Ricorda che i partecipanti alla riunione saranno incuriositi alla vista di ciò che è dietro di te: testare il tuo video prima della chiamata dà l'opportunità di controllare lo sfondo e assicurarsi che sia appropriato per la riunione.
2. Prenditi il tempo per entrare in confidenza con lo strumento Non è necessario essere degli esperti per partecipare in maniera efficace a una riunione in videoconferenza: è però fondamentale familiarizzare con le funzioni essenziali della piattaforma utilizzata. Il pulsante per disattivare l'audio del microfono, quello per spegnere la videocamera e per uscire dalla riunione, innanzi tutto. È il modo più semplice per assicurarsi di essere visti e ascoltati solo quando si desidera.
3. Attenzione agli screenshot! Vuoi condividere un'istantanea o un video che mostra te e altri partecipanti alla riunione sullo schermo? Verifica che nel riquadro non siano visibili dettagli sensibili sulla riunione o informazioni di contatto personali prima di caricarli sul tuo profilo.
4. Lascia gestire gli inviti alla riunione all’organizzatore Hai ricevuto un invito a una riunione in videoconferenza e ti accorgi che manca una persona? Sai che qualcun altro trarrebbe beneficio dall'incontro? Piuttosto che passare personalmente i dettagli della riunione, avvisa l’organizzatore e lascia che li gestisca. Potrebbe essere imbarazzante inoltrare i riferimenti al contatto sbagliato o vedere entrare in riunione un partecipante senza preavviso.
Per chi organizza la riunione:
5. Non condividere pubblicamente il link della riunione video Tratta il link della riunione come la chiave del tuo ufficio o, meglio ancora, della tua casa: non lo condivideresti con nessuno. Per assicurarti che non cada nelle mani sbagliate, distribuisci il link solo alle persone che hanno bisogno di conoscerlo e solo in maniera privata, via e-mail sicura o messaggio diretto. Se hai bisogno di ospitare un incontro con centinaia - o migliaia - di partecipanti, considera che la maggior parte delle piattaforme di videoconferenza di livello aziendale ha capacità di controllo integrato per evitare gli abusi, limitando la possibilità di condividere contenuti, video e chat solo ai relatori invitati.
6. Imposta una password per l’accesso alla riunione e condividerla in maniera sicura Imposta una password, tutte le volte che puoi. Sebbene questa sia condivisibile insieme al link alla videoconferenza, è possibile prendere in considerazione di comunicarla verbalmente, in un'e-mail o in un messaggio privato, per una maggiore sicurezza.
7. Non sottovalutare la moderazione Se sei l’organizzatore della riunione, ma non sei in condizione di moderare, è consigliabile designare un moderatore, che - se necessario - sia in grado di interrompere la presentazione di un partecipante, rimuovere una persona dalla riunione o bloccare la riunione stessa. Se, invece, il tuo ruolo è quello di moderare, puoi essere attratto dall’idea di ottimizzare il tuo tempo occupandoti di altre attività mentre sei in riunione. Non farlo. Se si verificano le situazioni sopra descritte, è necessario essere pronti ad agire.
Per chi è alla ricerca di un servizio di video conferenza sicuro e affidabile:
8. Scegli un servizio che soddisfi le tue esigenze Non è necessario optare per il primo strumento di comunicazione video che compare nella ricerca online. Nell’attuale emergenza, più aziende stanno fornendo accesso gratuito ai loro servizi e strumenti di videoconferenza: può essere una buona opportunità per provarne un buon numero e valutare che cosa funziona meglio per le specifiche esigenze, senza vincolarsi a una scelta, anche economicamente. Un consiglio per il business: se la privacy e la sicurezza sono particolarmente importanti, è necessario affidarsi a un fornitore con una storia e una reputazione per proteggere i dati e la privacy dei clienti.
9. Prendi in considerazione lo streaming live La videoconferenza ha uno scopo specifico: la comunicazione bidirezionale in tempo reale e lo scambio di informazioni tra un host e i partecipanti. Se il tuo bisogno è principalmente la comunicazione in uscita verso un pubblico, puoi in alternativa considerare lo streaming live. Ciò limiterebbe la possibilità di interrompere la presentazione da parte del pubblico, soprattutto in caso di decine o centinaia di partecipanti. Lo streaming live è disponibile come opzione da parte di alcuni fornitori di videoconferenza, in modo da poter trasmettere a un pubblico più vasto, preservando allo stesso tempo la capacità di interagire con individui e gruppi più piccoli a un livello più personale.
10. Dai priorità alle politiche di crittografia e privacy aziendale Gli attacchi informatici sono in continua crescita, e questo accade oggi anche nel caso delle videoconferenze, che subiscono sempre più frequentemente intrusioni. Nel valutare una soluzione di videoconferenza, la privacy e la sicurezza dei dati dovrebbero essere i requisiti prioritari. La documentazione relativa alla politica sulla sicurezza e sulla privacy della maggior parte dei fornitori è disponibile pubblicamente sui loro siti Web.
Quando si pensa alle politiche dei fornitori, è bene inoltre porsi le seguenti domande:
• Il fornitore dichiara esplicitamente quali dati raccoglie e come sono protetti?
• Il provider specifica per quanto tempo vengono conservati i dati e per quale scopo?
In ultima analisi, non va dimenticato che è responsabilità dei clienti, o dei loro amministratori IT, approfondire le questioni di privacy e sicurezza, per determinare se una piattaforma è idonea alla propria esigenza e se si è disposti ad accettare avvertenze ed eventuali rischi associati.
In conclusione:
Alcune insidie della videoconferenza possono essere semplicemente attribuite all'errore dell'utente; il resto è il prodotto di difetti nel servizio e dei compromessi fatti dal fornitore stesso. È indubbio che il modo in cui la tecnologia viene codificata, impacchettata e distribuita ha un impatto significativo sulla sicurezza dei dati e sulla privacy delle conversazioni. È tuttavia fondamentale anche sentirsi a proprio agio in merito al livello di trasparenza che un fornitore può offrire e alla coerenza dei termini di servizio relativi alla comunicazione e alla proprietà intellettuale degli utenti. Stiamo tutti adottando misure per proteggere noi stessi, la famiglia e gli amici in questo momento difficile. Assicuriamoci di fare lo stesso con gli strumenti di comunicazione che utilizziamo.