Workforce management, perché il digitale non è più un’opzione

La  gestione e pianificazione delle risorse umane, o workforce management, è un’attività sempre più complessa e strategica in tempi di lavoro ibrido. Ma la tecnologia è un essenziale alleato (di cui, in realtà, non si può fare a meno) e i vantaggi ottenibili sono sostanziali. Ce ne parla Antonio D’Agata, Partner e Director Strategic Accounts di Axiante.

 Antonio D’Agata, Partner e Director Strategic Accounts di Axiante

In un ambiente dinamico e soggetto a continui cambiamenti di scenario, la pianificazione delle risorse umane è diventata un aspetto essenziale per ogni azienda. Estremamente utile per identificare i livelli del personale e le competenze necessarie, una corretta strategia di workforce management permette di supportare strategie e obiettivi aziendali, sia a breve sia a lungo termine, riducendo al minimo le possibilità di disallineamento.

Bisogna, infatti, distinguere tra una pianificazione di breve periodo e una di lungo periodo. Nel primo caso gli obiettivi sono più tattici, legati all’efficacia nella rotazione del personale e alla capacità di reagire a eventi imprevisti (ferie, permessi, malattie). Nel lungo periodo, invece, gli obiettivi diventano strategici e sono legati all’efficienza nella gestione dell’organico non solo per supportare la struttura commerciale e organizzativa allo stato attuale, ma anche per considerare le richieste del business in termini di crescita.

Ci sono due modi per supportare la crescita: reperire know-how all’esterno, attraverso l’assunzione di nuove risorse, o far crescere le persone interne all’azienda grazie alla formazione e a piani di crescita professionale ben definiti. Pianificare aiuta a prevenire eventuali lacune tra la forza lavoro attuale e quella futura o desiderata, così da definire il miglior piano possibile di valorizzazione e trasformazione delle risorse umane. Si rivela utile anche in un’ottica di costi legati al personale: adottare un unico modello di pianificazione a livello centrale permette di tener conto delle normative in uso nei diversi Paesi e di tenere sotto controllo ogni aspetto.

Una pianificazione efficace ed efficiente di workforce management, dunque, non può prescindere dal ricorso a una piattaforma digitale. Con la diffusione del lavoro a distanza, il crescente ricorso a dispositivi mobile e la necessità di rispettare obblighi di compliance sempre più stringenti, la gestione della forza lavoro presuppone l’utilizzo di un corretto supporto tecnologico che sia al passo con i tempi.

Anche per mantenere un alto livello di engagement tra i dipendenti: le moderne soluzioni di workforce management offrono, infatti, funzionalità di employee self-service che permettono a ciascun collaboratore di gestire in autonomia tutta una serie di attività (ricevere notifiche, richiedere permessi, visualizzare lo scheduling mensile e settimanale). Con vantaggi diretti anche per i manager, visto che i moderni software sono oggi capaci persino di suggerire la risorsa più adeguata, per caratteristiche, know-how e aspetti contrattuali, per una determinata attività, offrendo ampi benefici in termini di ottimizzazione delle risorse.

Nelle aziende geograficamente diffuse o che fanno ampio ricorso allo smart working, il legame tra i team di lavoro ha superato i tradizionali vincoli di orario e di luogo. È quindi necessario identificare un canale di comunicazione più diretto e il digitale è l’unica strada per ricostruire un rapporto forte tra azienda e collaboratore. La giusta soluzione di workforce management unisce i vantaggi del mobile, per soddisfare tutte le esigenze di velocità e semplicità d’uso dei collaboratori, con i benefici di una gestione centralizzata in cloud, in cui svolgere tutte le attività non replicabili su schermi di piccole dimensioni, dalla pianificazione alla reportistica.

Le applicazioni di workforce planning suggerite da Axiante permettono di allineare la forza lavoro con i piani aziendali, indirizzando e dando priorità ai requisiti di competenze e alle strategie di staffing. La pianificazione della forza lavoro deve, infatti, essere affrontata con un approccio integrato per capire come supportare al meglio il business e contribuire a realizzare il cambiamento organizzativo dell’intera azienda.