Da oggi anche i file caricati su Google Drive o creati con Documenti, Fogli e Presentazioni hanno la data di scadenza. La nuova funzionalità introdotta da Big G, al momento in esclusiva per i clienti della suite Google Apps, consente di impostare dei limiti temporali di accesso ai documenti da condividere con terzi, in modo da evitare ulteriori visualizzazioni quando, per esempio, sarà scaduto il contratto con una certa azienda o con un consulente esterno. In questo modo, sarà possibile escludere con certezza qualsiasi accesso ai file dopo una certa data prestabilita. La novità, che verrà rilasciata in modo graduale nel corso dei prossimi due-tre mesi, consente quindi di aumentare la sicurezza e la privacy dei documenti archiviati in cloud.
Al momento, però, impostare la data di scadenza toglie in automatico la possibilità di modificare i documenti: chi accederà ai file, quindi, potrà farlo soltanto in modalità visualizzazione. Per continuare a permettere l’editing dei documenti si dovrà utilizzare ancora il vecchio metodo: vale a dire il blocco delle risorse manuale una volta che la collaborazione con un ente esterno sarà terminata.
La nuova opzione, abbinata alle funzionalità di Information Rights Management (Irm) introdotte da Google lo scorso luglio, “dovrebbe aumentare in modo significativo la sicurezza dei documenti e delle informazioni della vostra organizzazione”, ha scritto Big G in un blog post. Il pacchetto di opzioni Irm dà la possibilità al proprietario del file di bloccare il download, la stampa o la copia su un altro archivio dei documenti in questione.