L’era del bring your own device, solitamente magnificata dal punto di vista dei vantaggi economici e produttivi (e un po’ meno sul fronte sicurezza), non è necessariamente amica delle finanze aziendali. A scardinare un’opinione ormai consolidata, quella sui risparmi associati all’impiego di dispositivi personali dei dipendenti per svolgere mansioni lavorative, arriva uno studio di Osterman Research secondo cui il proliferare degli smartphone negli uffici può far crescere di quasi il 50% le spese di gestione IT sostenute dalle compagnie.
Secondo la ricerca, commissionata dal cloud provider Azaleos e condotta su 117 piccole e medie aziende, i costi relativi alla gestione degli apparecchi mobili a fine anno saranno aumentati del 48% rispetto al 2011. Il motivo è presto detto: l’utilizzo più intenso dei terminali mobili in azienda significa dover disporre di più personale IT per la gestione dei device e la risoluzione dei problemi.
Lo scorso anno, le società intervistate hanno assunto in media 2,9 dipendenti full time per ogni mille smarpthone o tablet utilizzati; nel 2012 la media è salita a 3,6 e la proiezione per il 2013 è di quattro lavoratori ogni mille device. Tradotto in dollari, la spesa per il personale IT passa dai 229 dollari per dipendente del 2011, ai 294 di quest’anno, ai 339 stimati per il 2013.
Come arrestare, dunque, la progressione? Non certo combattendo il bring your own device. “Oggi la maggior parte dei lavoratori dipendenti – fa notare Christian Kane, analista di Forrester Research, riassumendo il cuore della questione – se non dispone di uno smartphone aziendale ne possiede comunque uno personale, e lo utilizza come uno strumento di gestione centralizzato delle proprie attività, sia lavorative, sia extralavorative”.
Lo scenario prospettato dalla ricerca è un altro, e si chiama Mobile Device Management: sia essa svolta attraverso un programma interno all’azienda, tramite servizi cloud o in entrambi i modi contemporaneamente, una politica di gestione centralizzata dei dispositivi mobili utilizzati sul lavoro può aiutare a tagliare le spese di personale.
Tant’è che il 56% degli interpellati da Osterman Research sta pianificandone l’adozione entro l’anno venturo (il 32%) o entro il 2014 (il 24%). Soluzioni più generiche, come quelle ospitate su Microsoft Exchange, sono state valutate come insufficienti per le proprie necessità da oltre un terzo delle Pmi coinvolte nell’indagine.
Risparmiare si può: il caso VMware
Conciliare la produttività e la libertà del lavoro supportate dal mobile con il risparmio non è impresa impossibile. Il Byod può, anzi, diventare un valido alleato per le aziende desiderose di ottimizzare le spese dei benefit concessi ai dipendenti: lo sta dimostrando VMware, con il nuovo corso tracciato dal chief information officer e vicepresidente IT Mark Egan nel settembre scorso, reso poi effettivo a partire da dicembre.
Egan ha detto addio alla vecchia logica del telefono aziendale concesso in utilizzo a certi dipendenti, associato a specifici piani tariffari e, spesso, a limitazioni d’uso. Per i 6mila addetti statunitensi di VMware vale la regola del rimborso: ognuno utilizza lo smartphone scelto e acquistato con le proprie risorse, ricevendo però una somma di denaro a copertura delle spese per il traffico voce e dati, somma proporzionata alle attività svolte.
Non tutti i dipendenti, dunque, possono fare richiesta per rientrare in questo privilegio, nel caso per esempio l’utilizzo del telefono per effettuare chiamate non sia legato a compiti lavorativi. Una parte degli impiegati può semplicemente ottenere accesso alle applicazioni aziendali dal proprio smartphone, senza benefit monetari di alcun tipo. Mentre c’è chi, come il personale dell’area vendite, può chiedere fino a 250 dollari di rimborso mensile (o 70 dollari se si tratta di collaboratori esterni).
“Se esiste una ragione legittima per cui il conto delle spese è più alto – ha dichiarato il Cio – allora va bene. Non volevamo che da questa decisione risultassero conseguenze negative per il business”.
E nonostante qualche malcontento germogliato tra i dipendenti, il nuovo corso delle policy Byod di VMware ha già prodotto notevoli risultati: la compagnia ha ridotto le spese di traffico telefonico a un terzo di quelle precedenti al varo del programma. Il risparmio deriva principalmente da un monitoraggio più stringente delle necessità di utilizzo dello smartphone da parte dei lavoratori. Per le comunicazioni interne, la compagnia ha introdotto l’uso di Social Cast, la piattaforma di social networking aziendale sviluppata dalla stessa VMware.