Insieme possiamo farcela!
Il lavoro quotidiano produce sempre più dati e informazioni, e così le aziende di piccole e medie dimensione vedono crescere i problemi correlati, come quello di fornire le informazioni adeguate ai dipendenti. Il problema si amplifica se i lavoratori svolgono le loro mansioni lontano dalla sede, chiaro ostacolo se si vuole ottimizzare il flusso di informazioni.
La risposta più semplice e diffusa sono gli allegati alla posta elettronica, che permettono di distribuire un documento a numerosi destinatari; ma non sono la soluzione. Prima di tutto chiunque riceva delle email ha bisogno di organizzarle, per non parlare dell'integrità dei contenuti, la cui preservazione rappresenta un tema ancora più importante. Con la posta elettronica c'è il rischio di perdere il controllo di quello che accade oltre a quello, peggiore, di perderlo sui dati stessi. Tre diverse versioni di uno stesso documento, senza indicazioni su quale sia quella adottata, possono fare seri danni in azienda.
E se avete provato a mettere d'accordo cinque persone sulla data di una riunione, conoscete il problema.
Il vantaggio del Groupware
L'uso di un server interno permette a tutti di accedere agli stessi dati. Fornisce contatti, note, appuntamenti e task list (la lista delle cose da fare), e rappresenta un grande aiuto nel minimizzare gli sforzi di sincronizzazione dei dati, per tutti. Se una qualche informazione viene modificata, come per esempio un indirizzo, tutti hanno accesso al dato aggiornato immediatamente.
Ma non è l'unico vantaggio nell'avere un server di gruppo. Il backup è necessario solo sul server, gli aggiornamenti software sono disponibili in tempo reale per tutti, e devono essere avviati una sola volta. Le interfacce sono coerenti, così gli utenti non devono abituarsi a differenti programmi e metodi di lavoro.
Alternative a MS Exchange Server
Per ottenere quanto sopra, sempre più aziende decidono di sfruttare un server interno, insieme al miglior programma conosciuto per sfruttarne le potenzialità, Exchange Server di Microsoft, il cui più grande vantaggio sta nel fatto che rappresenta uno standard. Tuttavia non è certo economico, e potrebbe essere più di quello che vi serve. Esistono molte alternative OpenSource, che possono essere prese in considerazione. Vediamone quattro.
Per usare soluzioni come eGroupWare, Horde, moreGroupware e phpProject, avrete bisogno di un webserver che faccia da base per le installazioni standard, per supportare PHP e per il database. Con i sistemi operative attuali, il supporto PHP non dovrebbe essere un problema, dato che tutte le soluzione groupware lo supportano. Potete anche usare un computer come server web e database simultaneamente. Noi abbiamo usato Linux, Apache con php come webserver, e MySQL come server database. Potete gestire il groupware semplicemente, attraverso un browser. Visto che l'installazione, nei quattro casi presentati, non è molto diversa, abbiamo usato come esempio e GroupWare.
Installazione
Installare eGroupWare non è per niente difficile. Basta scaricare il pacchetto di installazione da sourceforge.net; successivamente il pacchetto sarà estratto nella root HTML. Basterà aprire l'URL del webserver per accedere all'interfaccia di installazione.
Scelta della lingua
Una volta scelta la lingua, il programma di installazione controlla il server, e verifica che il vostro sistema sia in grado di supportare eGroupWare. Quindi dovrete accedere ad un database di utenti e passwords, creare un account da amministratore e regolare le preferenze; l'ultima delle quali include la configurazione di eGroupWare come webserver, il percorso verso eGroupWare, il tipo di database e il suo indirizzo, così come un'ulteriore configurazione runtime.
L'installazione verifica il sistema per garantire un'installazione ottimale.
Passo successivo: configurazione di base…
... per l'amministratore e il tipo di database.
L'installazione prepara anche alcune tabelle di dati, moduli di eGroupWare come calendari, appunti, una rubrica e così via. Potete anche scegliere tra più lingue. Durante l'installazione, vengono richieste anche le impostazioni del mailserver, il tipo di autenticazione e i percorsi archiviare i documenti.
Alla fine, l'installazione definisce un amministratore per l'interfaccia eGroupWare. A questo punto è tutto pronto.
Prime impressioni
Una volta entrati come amministratore, troverete un'interfaccia ben organizzata, all'interno della quale l'uso delle applicazioni risulta molto intuitivo. Le impostazioni per l'amministratore sono decisamente numerose, e ci vorrà del tempo prima di padroneggiarle. È addirittura possibile assegnare diritti di accesso specifici ad utenti singoli o e gruppi; in base a questi diritti, l'interfaccia sarà più o meno esplicita. Le impostazioni sono limitate all'amministratore, e si integrano nella normale interfaccia utente, il che potrebbe causare un po' di confusione. Non è facile distinguere tra impostazioni utente e globali, quindi magari bisognerà dare una seconda occhiata.
eGroupWare da l'idea di una buona organizzazione
eGroupWare realizzerà i vostri sogni, in quanto a semplicità d'installazione. Oltre alla funzioni più importanti come il client email, o la gestione di contatti e appuntamenti, troverete anche strumenti per l'amministrazione del sistema, quella dei progetti, un wiki e uno per la gestione delle tempistiche. Ciò che non serve può essere disinstallato dall'amministratore.
La struttura delle funzione di base, quali la gestione degli appuntamenti, dei contatti e della posta elettronica, sembra solida. Il client email è sofisticato, e magari ci vorrà un po' per prenderci la mano. Ogni modulo abilita gli utenti a determinare quali dati (cartelle email, agenda, contatti, etc.) devono essere condivisi con i colleghi o con altri gruppi.
È possibile cercare single voci di attività e note nel menu. Sono archiviate come “InfoLog”, e come tali possono essere ricercate e modificate. Le attività non concluse compaiono anche accanto alla pagina odierna dell'agenda. È anche possibile importare ed esportare calendari nel formato iCal. Oltre ai file iCal, la funzione di importazione supporta anche quelli CSV.
Il protocollo SyncML aiuta a sincronizzare i dati con dispositivi portatili o con Outlook. Si possono scaricare plugins per Outlook, Smartphone e palmare da http://www.funambol.com. Non è possibile sincronizzare le note e il calendario per altri utenti con Outlook, però i dati sono accessibili dal web server. Solo una prova sul campo può dire se è abbastanza per i bisogni della vostra azienda.
PHProject
Se avete già un webserver funzionante e un database, l'installazione di PHPProject, anch'essa basata su protocolli web, è semplice. Durante l'installazione non è possibile impostare un database tramite l'interfaccia web; deve essere fatto prima dell'installazione. In alternativa, potete installare PHPProject in un database esistente.
Semplice ed efficace
Dopo aver eseguito l'installazione, l'applicazione è semplice e funzionale. A differenza di eGroupWare, non ci sono icone per accedere al menù, ma solo testo. PHPProjects è un programma decisamente più spartano. Di conseguenza l'inizializzazione di una pagina è molto più rapida rispetto ad eGroupWare. Vogliamo sottolineare che PHPProject supporta l'accesso universale, importantissimo per utenti disabili.
Le funzioni standard includono l'agenda, la gestione dei contatti, il forum, l'amministrazione dei dati, le note e l'amministrazione dei progetti. L'agenda supporta la modalità gruppo (group mode), il che permette di visualizzare contemporaneamente l'agenda di più utenti. Si può anche legare un appuntamento ad un progetto o ad un contatto; la possibilità di accettare o rifiutare un appuntamento facilità il compito di accordarsi su una data. È anche possibile limitare i diritti d'accesso alle agende personali. Anche se non è possibile importare gli appuntamenti tramite iCal o CSV, PHPProject supporta questi formati per l'export, oltre ad XML ed XLS.
L'amministrazione dei contatti può importare dati nei formati CSV o vCard. Sono presenti filtri per importare da Outlook Express, Outlook e KDE3. I contatti si possono esportare in molti dei formati più comuni, e potrebbe essere utili rimaneggiarli con Excel. Ogni volta che si crea un contatto nuovo, il sistema chiede di impostarne i diritti di accesso.
Anche il client email è semplice: le funzioni di base mostrano quanto la funzionalità sia stata una priorità per gli sviluppatori. Contiene uno strumento per la gestione dei tempi, grazie al quale è facile tenere traccia del proprio lavoro, e anche organizzare il tempo dividendo le ore lavorative tra diverse attività e progetti. Il software aggiuntivo PSync si occupa della sincronizzazione con Outlook e dispositivi portatili.
Moregroupware
Moregroupware è disponibile nella versione 0.7.4., in sviluppo continuo, ma offre già funzioni molto elaborate. L'installazione prevede cinque moduli basici, necessari per gestire l'applicazione. Una volta entrati come amministratore, è possibile aggiungere altri moduli. Il processo è semplice, basta scegliere i moduli da una lista e scegliere “install”.
Una Beta incredibile!
L'interfaccia ha un aspetto relativamente semplice, ma gradevole. Il margine superiore contiene una barra i cui contenuti variano in base al modulo scelto, migliorando molto l'organizzazione generale.
L'agenda è molto razionale e funzionale. Il modulo da un facile accesso a quella degli altri utenti, e permette di creare appuntamenti con varie periodicità, da “quotidiano” a una volta all'anno. Quando inserite un appuntamento, potete anche specificare se sarete o meno raggiungibili al telefono; in caso negativo, potete inserire un numero di telefono presso il quale lasciare messaggi. Questo numero sarà visibile nell'agenda, così i colleghi potranno mantenersi aggiornati facilmente. È anche possibile giustapporre diverse agende, per facilitare la ricerca di un momento libero per tutti. Ad ogni modo, è più semplice cercare lo spazio per un appuntamento scegliendo un utente dalla lista, la settimana e la durata dell'appuntamento e premere il tasto di ricerca. Non è possibile esportare né importare gli appuntamenti.
Niente sincronia con Outlook
L'amministrazione dei contatti è divisa tra contatti generici e “affari”; nella seconda si possono inserire gli indirizzi. Creare un nuovo contatto e assegnarlo alla categoria affari richiede una sola procedura. I contatti, poi, possono anche essere organizzati in gruppi. Esiste anche una funzione speciale, che potremmo chiamare “gestione acquisizione nuovi clienti”, che fa risparmiare molto tempo in questo ambito. Esistono altre funzioni addizionali quali “contatta la persona”, “responsabile interno”, descrizione delle “cose da fare” e un campo libero per i commenti. L'importazione e l'esportazione sono possibili solo in formato vCard.
Il modulo degli appunti è pratico e semplice. Le attività sono organizzate per utenti, e mostrano scadenze, stato dei lavori e priorità.
Il sistema chiamato “Trouble Ticket” è un utile strumento di controllo, che permette di riunire i problemi legati ad un processo e li indirizza al responsabile dello stesso. I lavoratori possono inserire i loro orari, così che tutti sappiano quando sono in ufficio o no. È incluso anche uno strumento per l'amministrazione di un progetto.
Il client email di Moregroupware ricorda molto da vicino Outlook. Lo schermo è diviso in tre sezioni: a sinistra ci sono le diverse cartelle, alle quali si può accedere velocemente; l'area centrale è occupata dalla struttura delle cartelle, mentre in quella superiore visualizza il mittente e l'oggetto del messaggio. La metà inferiore, invece, mostra il messaggio completo.
Potete impostare diversi account di posta elettronica, e scaricare sia via POP3 che IMAP. Quando si imposta un account IMAP, la struttura del server remoto si integra nella cartella generale di Moregroupware. Queste cartelle possono essere gestite come se fossero cartelle locali del sistema.
Non è possibile effettuare la sincronia con Outlook.
Horde Groupware Webmail Edizione 1.0
Gli sviluppatori Horde hanno voluto questo prodotto per staccarsi dalla massa di Groupware OpenSource. Horde è un'applicazione stabile e matura, usata in ambienti che hanno migliaia di accessi al giorno.
Horde Groupware Webmail Edition Versione 1.0 è stata pubblicato a metà gennaio di quest'anno. La core application è IMP, un client webmail costruito appositamente, e che funziona solo con Horde Framework.
Installazione della Console
Horde Groupware Webmail Edition consiste in diversi componenti, ed è più difficile da installare delle altre soluzioni. Horde si installa nella console tramite uno script; una semplificazione enorme, rispetto agli esordi di Horde, quando si doveva fare tutta la configurazione attraverso file di testo. Il lavoro manuale, però, non può essere evitato del tutto, anche se la vita dell'amministratore è decisamente più facile.
Una volta eseguito lo script, ed inseriti i dati, è tutto pronto, ammesso che il vostro computer sia già dotato di un mail server, sul quale avete installato Horde. Durante l'installazione standard Horde trasferisce i dati utente al modulo webmail, che a sua volta ne ha bisogno per l'autenticazione del mail server.
Una volta superate le difficoltà iniziali, la vostra ricompensa sarà un'applicazione davvero utile, in molti sensi. Dopo aver effettuato il login, l'homepage di Horde mostra elementi ben strutturati, come le attività e l'agenda, senza fronzoli. Le singole parte di programma possono essere gestite intuitivamente, e basta poco tempo per prenderci la mano.
Appuntamenti ed agenda
L'agenda di Horde si chiama Kronolith: offre caratteristiche standard come appuntamenti ricorrenti, o l'invito di altri colleghi agli appuntamenti. Se volete invitare qualcuno, potete controllare quando è disponibile per un appuntamento. Se un evento deve essere modificato, Kronolith avvisa tutti per email, automaticamente. È anche possibile creare diverse agende, e condividerle con certi utenti o con gruppi. Un'altra opzione è la sincronizzazione di agende esterne in formato iCal; Kronolith può anche importare agende in formato CSV.
Appunti, rubrica, attività ed email
La funzione per le note, “memo” è veloce e affidabile. Mentre si crea una nota, è anche possibile assegnarle una categoria, grazie alla quale sarà facilmente accessibile anche dagli altri moduli. Se volete vedere le categorie ben distinte, basta usare un colore diverso per ognuna di esse.
La rubrica degli indirizzi si chiama “Turba”, che è molto flessibile. Salva i dati su un server SQL, ma non solo, sfrutta anche un server LDAP per l'archiviazione e la diffusione delle informazioni sui contatti all'interno dell'azienda. È possibile anche creare una nuova rubrica attraverso l'interfaccia web, e renderla accessibile a singoli utenti o gruppi. Si possono anche aggiungere campi personalizzati, per inserire informazioni addizionali sul contatto. Impostare la visualizzazione personalmente è quasi obbligatorio. Turba supporta anche l'importazione e l'esportazione di file CSV e vCard.
"Nag" aiuta a gestire le attività, ed è facile da maneggiare quanto Kronolith; potete creare un'attività in pochi momenti, e assegnarle una categoria. La vista generale è flessibile; permette di vedere tutte le attività, solo quelle completate o quelle non finite. Si possono creare diverse liste di attività, così come gestire i diritti di accesso a dette liste (utente o gruppo). Ovviamente la lista può essere organizzata per priorità, categoria e scadenza.
"Nag" aiuta a gestire le attività, ed è facile da maneggiare quanto Kronolith; potete creare un'attività in pochi momenti, e assegnarle una categoria. La vista generale è flessibile; permette di vedere tutte le attività, solo quelle completate o quelle non finite. Si possono creare diverse liste di attività, così come gestire i diritti di accesso a dette liste (utente o gruppo). Ovviamente la lista può essere organizzata per priorità, categoria e scadenza.
Horde può sincronizzarsi come eGroupWare, tramite il protocollo SyncML e il plugin per Outlook, Funanbol. Basta impostare il plugin per sincronizzare agenda, attività e rubrica senza fatica.
Conclusioni
Microsoft Exchange non dovrà scontrarsi con le quattro soluzioni di cui abbiamo parlato. Tuttavia la gamma di funzionalità di questi programmi OpenSource è impressionante, e rappresenta una valida alternativa per la piccola e media impresa. Le funzioni di sincronia sono ancora grezze, e i sistemi basati su web potrebbero rappresentare l'unico vero ostacolo alla grande diffusione. Per quanto riguarda la gestione della posta, dei contatti e delle attività, Outlook è ancora lo standard.
Le prestazioni di questi prodotti sono state positive da ogni punto di vista. Se siete in grado di gestire webservers e database, completerete le installazioni in pochi minuti, con l'eccezione di Horde. Rispetto alla maneggevolezza e alle caratteristiche, Horde ed eGroupWare ci hanno fatto l'impressione migliore.