Passare dalla semplice gestione documentale, per lo più riferita ai sistemi di stampa, a una ottimizzazione di tutti i processi documentali che coinvolgono l’azienda è un salto evolutivo, utile per risparmiare e per diventare più efficienti. La ricetta di Ricoh si chiama Managing Enterprise Output ed è una soluzione modulare che permette di collegare tutti i processi di distribuzione di testi e documenti (siano essi stampati, scambiati via email o via Web) a un unico flusso di lavoro centralizzato.
Centralizzazione, integrazione e controllo riassumono la filosofia di Managing Enterprise Output. La soluzione gestisce infatti documenti di provenienza eterogenea, prodotti all’interno degli uffici oppure in centri stampa aziendali, da applicazioni in uso ai dipendenti su Pc o su terminale mobile, oppure da sistemi Erp, mainframe o scanner; gestisce, inoltre, la loro distribuzione su molteplici canali, quali stampa, e-mail e Web. I documenti vengono quindi gestiti in maniera integrata, indipendentemente dalla piattaforma che li ha creati e dal canale su cui vengono distribuiti. Il sistema permette anche di convertire e archiviare i file in diversi formati.
I vantaggi? Oltre alla già citata riduzione di costi, legata alla maggiore efficienza nei processi di creazione, stampa e distribuzione dei documenti, Ricoh ne elenca di ulteriori: la maggiore trasparenza e automazione dei flussi di lavoro; la tracciabilità, contabilizzazione e reportistica dei processi; la più semplice digitalizzazione dei documenti e la maggiore sicurezza nello scambio e conservazione delle informazioni (si pensi alla possibilità di crittografare un documento digitale oppure al backup).
Questo per quanto riguarda i principi generali. Per capire come si traducano concretamente in azienda basti pensare ad alcuni esempi: un sistema di gestione centralizzato consente di indirizzare i lavori di stampa al dispositivo più adatto e conveniente, secondo regole precedentemente definite.
È utile, inoltre, per quelle aziende che hanno molti dipendenti e collaboratori fuori sede o abituati a lavorare da casa o in trasferta, dal momento che tutti questi utenti possono inviare ordini di stampa verso un sistema centrale, anche utilizzando i loro dispositivi personali. Specularmente, chi sta in azienda può invece indirizzare il lavoro verso un centro stampa per non congestionare le stampanti dell’ufficio.