Chi gestisce l’IT in azienda sa benissimo che più tecnologia non significa automaticamente più efficienza, anzi... La crescita del numero di dispositivi, applicazioni e servizi (in cloud e no) può ingarbugliare la gestione delle risorse e creare una situazione di disomogeneità tra i vari reparti che non sempre colgono le opzioni migliori tra quelle disponibili. Inoltre, rende più difficile capire quali risorse siano effettivamente utilizzate, quanto costino e dove si nascondano le duplicazioni. Elmec chiama questa situazione il “paradosso del workplace” e ne ha fatto il punto centrale della seconda edizione del Workplace Summit di Elmec Informatica, l’evento dedicato a clienti e partner che si è tenuto nel Campus tecnologico di Brunello, in provincia di Varese.
Fino al 30% di efficienza in più per postazione di lavoro
Durante il summit, Elmec ha presentato l’evoluzione della propria offerta Managed Workplace e Device as a Service (DaaS) con una nuova versione della piattaforma MyElmec e servizi orientati a misurare la qualità dell’esperienza digitale dei dipendenti, partendo dal lato economico. Secondo le stime elaborate da Elmec sulla base delle esperienze dei propri clienti, una postazione di lavoro costa complessivamente tra 2.000 e 3.000 euro l’anno per utente, considerando hardware, software e licenze. Ridurre sprechi e duplicazioni consentirebbe, secondo l’azienda, un efficientamento fino al 30% a cui si aggiungerebbero, in media, 12 giorni di produttività in più all’anno che solitamente vanno persi a causa di software ridondanti o malfunzionanti.
“Il paradosso nasce quando la tecnologia presente in azienda cresce più velocemente della capacità di governarla”, ha dichiarato Andrea Fiori, responsabile Workplace & IT Delivery di Elmec Informatica. L’obiettivo dell’offerta è quindi rendere la postazione di lavoro una risorsa di cui sia possibile misurare costi, utilizzo ed efficienza. La piattaforma MyElmec costituisce il punto di accesso centralizzato a queste informazioni. La versione rinnovata permette agli IT manager di avere visibilità su dispositivi, servizi, licenze e relativi costi, oltre a svolgere direttamente alcune operazioni, come l’acquisto dell’hardware destinato ai nuovi assunti.
Licenze e ed esperienza del lavoratore
Un occhio più attento viene riservato anche alle licenze software: rinnovi automatici, abbonamenti ancora associati a persone che hanno lasciato l’azienda e piani premium sfruttati soltanto per le funzioni di base possono generare costi difficili da individuare. La piattaforma di Elmec confronta le licenze attive con l’utilizzo effettivo e con il ruolo degli utenti, per identificare quelle inutilizzate, duplicate o sovradimensionate.
Sul fronte hardware, il modello Device as a Service punta sulla prevedibilità della spesa e sulla gestione dell’intero ciclo di vita dei dispositivi attraverso un unico interlocutore. L’offerta di Elmec prevede canoni bloccati per più anni e la disponibilità di scorte nel magazzino di proprietà per dare continuità alle forniture. Inoltre, l’evoluzione dell’offerta comprende un chatbot di assistenza alimentato dalla documentazione aziendale interna. Sviluppato inizialmente per fornire un supporto ai dipendenti, è stato reso disponibile ai clienti e gestisce le richieste più frequenti relative, per esempio, a VPN, stampanti, password e accesso alle applicazioni.
Una nota d’attenzione la merita la misurazione dei risultati che viene estesa alla Digital Employee Experience (DEX). Ai tradizionali SLA (Service Level Agreement), Elmec affianca gli Experience Level Agreement (XLA), indicatori che considerano l’esperienza d’uso delle persone che servono a valutare dove intervenire a livello organizzativo, ma anche a individuare dove sia necessario sostituire l’hardware per ottenere un risparmio in termini di tempi morti e un guadagno in efficienza.