Una delle applicazioni in cui l'intelligenza artificiale ha da subito mostrato una grande efficacia è quella della gestione della conoscenza. I sistemi in grado di incamerare il “sapere aziendale” e condividerlo a richiesta sono già piuttosto diffusi, ma Workday sta facendo un passo in più: trasformare la formazione in un'esperienza realmente personalizzata, continua e integrata con il lavoro quotidiano. Con la piattaforma Workday Learning - powered by Sana, una soluzione che combina i dati HR della piattaforma Workday con le funzionalità AI-native sviluppate da Sana, l’azienda punta a colmare il divario tra ciò che il corso propone, quello di cui il dipendente ha bisogno e la verifica che le informazioni importanti siano davvero state recepite, introducendo l'intelligenza artificiale in ogni fase del percorso formativo, dalla creazione dei contenuti fino al supporto personalizzato durante l'apprendimento. Come sottolinea **Joel Hellermark, Chief AI Officer di Workday**, «spuntare una casella non equivale a costruire una competenza».
Un tutor AI che accompagna il dipendente
L'elemento distintivo della nuova soluzione è la presenza di un assistente AI integrato direttamente nell'esperienza di apprendimento. Durante lo studio, il tutor virtuale può rispondere a domande formulate in linguaggio naturale, chiarire concetti complessi, suggerire approfondimenti e proporre il contenuto successivo più adatto al percorso professionale dell'utente. L'idea è quella di far diventare il corso una conversazione continua, nella quale il dipendente riceve spiegazioni contestualizzate invece di dover consultare manuali o documentazione aggiuntiva. La piattaforma sfrutta inoltre le informazioni già presenti nel sistema Workday Human Capital Management per costruire percorsi adatti al ruolo, anzianità di servizio e così via. Un manager trasferito in un altro Paese, ad esempio, può ricevere automaticamente contenuti dedicati alle normative locali, mentre un collaboratore coinvolto in un nuovo progetto può essere indirizzato verso le informazioni di base su cui tarare il suo operato.
Un altro elemento interessante riguarda il modo con cui si scelgono i contenuti su cui effettuare la formazione. Anziché costringere gli utenti a sfogliare lunghi cataloghi di corsi, il sistema permette di effettuare ricerche contestuali utilizzando domande formulate in linguaggio naturale. Chi lavora nella compliance, ad esempio, può chiedere direttamente come gestire una specifica situazione normativa e ottenere la sezione del corso più pertinente, evitando di consultare moduli molto più ampi che affrontano temi differenti. Questo approccio avvicina la formazione aziendale all'esperienza ormai familiare dei chatbot AI, ma mantenendo come base esclusivamente contenuti validati dall'organizzazione e sfruttando una maggiore flessibilità nei modi di erogazione delle informazioni.
L'AI accelera anche la produzione dei corsi
L'intelligenza artificiale non supporta soltanto chi segue la formazione, ma anche chi la crea. Instructional designer, responsabili Learning & Development ed esperti di materia possono partire da documenti già esistenti come PDF, presentazioni o corsi tradizionali, e trasformarli rapidamente in contenuti interattivi. L'editor AI suggerisce automaticamente la struttura del corso, gli obiettivi didattici, le verifiche di apprendimento e gli elementi interattivi, lasciando agli autori il compito di revisionare e personalizzare il risultato. L'assistente di scrittura contribuisce inoltre alla produzione dei materiali, aiutando a sintetizzare documenti complessi, generare quiz, adattare i contenuti a differenti ruoli aziendali o semplificare policy particolarmente articolate: in pratica si lavora come se un dipartimento di assistenti creasse quanto necessario e fornisse del materiale da validare. Per le organizzazioni internazionali è disponibile anche un sistema di traduzione automatica che consente di pubblicare gli stessi corsi in numerose lingue partendo da un'unica versione. Secondo Workday, le aziende che hanno adottato queste funzionalità hanno registrato riduzioni fino al 98% dei tempi necessari per produrre nuovi contenuti formativi, passando da cicli di sviluppo di diverse settimane a poche ore.
Meno amministrazione, più strategia per risultati migliori
Anche la gestione operativa della formazione beneficia dell'automazione. La piattaforma aggiorna automaticamente assegnazioni, campagne formative e percorsi di apprendimento quando un dipendente entra in azienda, cambia ruolo o viene trasferito in un'altra sede. Questo permette ai team HR e Learning & Development di ridurre il tempo dedicato alle attività amministrative, concentrandosi maggiormente sulla progettazione dei percorsi di crescita professionale. Un ulteriore vantaggio deriva dall'integrazione diretta con i dati HR già presenti in Workday. I responsabili possono infatti correlare la formazione non soltanto ai tradizionali indicatori di completamento dei corsi, ma anche allo sviluppo delle competenze, alla mobilità interna, alle performance individuali e ai livelli di retention del personale. Ad esempio, un programma dedicato alla sicurezza può essere valutato confrontando i dati formativi con l'andamento degli incidenti nelle diverse sedi aziendali, ottenendo così una misura più concreta dell'efficacia della formazione.
Secondo Workday, alcune organizzazioni che utilizzano queste funzionalità hanno ridotto i tempi di creazione dei report di compliance fino a cinque volte ottenendo, allo stesso tempo, un coinvolgimento dei dipendenti triplicato rispetto alle piattaforme di formazione tradizionali e un significativo risparmio di tempo per i responsabili della formazione.