Prima l’emergenziale virata sullo smart working, durante i lockdown del 2020, poi una nuova normalità fatta di “lavoro ibrido” che non sembra destinata a scomparire e che segna un cambiamento nei modelli operativi delle aziende. Che i dipendenti lavorino da casa o dall’ufficio, gli strumenti digitali sono diventati ancor più importanti per poter garantire la piena operatività, la rapidità e l’efficienza delle attività quotidiane. La firma elettronica è uno di questi strumenti e si compone di diverse varianti: firma elettronica classica, avanzata, qualificata e digitale remota. Rokh, società milanese nata dall’esperienza di un gruppo di avvocati e di manager, ci racconta le caratteristiche dei diversi tipi di firma elettronica e ci illustra le implicazioni di questo strumento dal punto di vista legale e organizzativo.
In un contesto in cui la scienza informatica e le tecnologie sono agenti di una nuova rivoluzione, che mette in discussione la presunzione di centralità dell'uomo, pur conservandone (e preservandone) la sua insostituibilità, risulta centrale e strategica l’adozione di strumenti innovativi, capaci di ridisegnare nuove soluzioni, accelerando sulla dematerializzazione e sulla sostenibilità dei processi documentali, ottimizzandoli e rendendoli più veloci e sicuri. L’emergenza sanitaria da covid- 19 ha trasformato questa propensione all’innovazione in un’imposizone urgente di una nuova epistemologia, in cui l’utilizzo più incisivo e consapevole di alcuni strumenti diventa una strategia competitiva a vantaggio di aziende e studi legali, per aumentare l’efficienza, la certezza e la collaborazione con controparti e clienti.
Tra le reali opportunità di efficientamento generate dall’utilizzo degli strumenti digitali di validazione, da sempre valutati come mera opzione, posto di rilievo è occupato dalle firme elettroniche e dalla firma digitale, (almeno) l’equivalente informatico e crittografico della tradizionale firma cartacea. Esistono varie soluzioni per concludere i contratti da remoto, connesse alle varie tipologie di firma: la firma elettronica (semplice, avanzata e qualificata) e digitale remota.
La firma elettronica avanzata, come suggerisce il nome, è un avanzamento della firma elettronica semplice, rispetto a cui garantisce la connessione univoca al firmatario, la sua autenticità e l’integrità del documento sottoscritto; la firma elettronica qualificata per poter essere utilizzata necessita di un supporto fisico o lettore e di una smart card contenente i certificati di firma, mentre per l’apposizione di una firma digitale remota è invece sufficiente un dispositivo con collegamento alla rete, sul quale sia possibile scaricare uno specifico software per la firma e una banale applicazione per la generazione di One Time Password (Otp), assicurando entrambe sia l’autenticità di chi la appone, sia l’assenza di modifiche al documento.
In linea con il panorama normativo, che prevede un’apertura verso contesti internazionali, con una forte governance sulla gestione dei dati, questo servizio risulta esser estremamente flessibile e integrabile in vari processi di business, utile per firmare digitalmente contratti, documenti e per gestire i rapporti con la Pubblica Amministrazione, garantendo un’elevata protezione delle informazioni trattate in linea con le migliori best practice in materia di cybersecurity e trattamento dei dati.
Gestire i contratti online permette alle aziende ed ai professionisti di ottenere firme sicure, poiché sono in grado tracciare e conferire validità legale a documenti e contratti, anche in caso di contenzioso. Inoltre questo sistema, riducendo i passaggi necessari, riducendo le distanze e ottimizzando i processi, consente di velocizzare e rendere fluide molteplici operazioni, con notevoli risparmi di tempo e risorse. La firma apposta in modo così semplice, comodo e accessibile, associandosi in modo inscindibile al documento, è capace di tutelare da manomissioni e modifiche illecite, salvaguardando l’integrità e l’autenticità del contenuto, oltre a garantire la paternità del firmatario, rendendo impossibile la falsificazione e la ripudiabilità.
Vista la molteplicità di strumenti di firma da remoto ormai presenti sul mercato e l’eterogeneità dei loro utilizzi, da sempre la Piattaforma Rokh promuove e integra, in partnership con Microsoft, una cultura aperta alla possibilità di utilizzare tali firme con possibilità di integrare liberamente strumenti di firma eterogenei, senza alcun vincolo di fornitore, anche nel contesto di complesse negoziazioni commerciali. Tale adattabilità a variegate tipologie di firme, nell’unico solco dell’adozione di strumenti sicuri e digitali, porta Rokh a completare la propria mission in termini di messa a disposizione di tecnologia e servizi per l’efficienza delle funzioni legali, corporate e amministrative nella gestione del ciclo di vita dei contratti e delle relative negoziazioni, conciliando due assi portanti e intimamente connessi, quali l’economia della sostenibilità ambientale e il meccanismo intellettuale e produttivo del linguaggio digitale.