La sala riunioni si trasforma con lavagne, schermi e app

Trasformare uno spazio fisico può essere il punto di partenza per trasformare anche il modo in cui si lavora. Pensiamo alle sale riunioni allestite con lavagne interattive, utili per rendere più coinvolgente l’interazione, per meglio veicolare i messaggi e per stimolare la collaborazione sia tra i presenti sia con chi si collega da remoto. Aeonvis, società multinazionale di consulenza organizzativa e tecnologica, ha scelto proprio questa opzione per rendere l’ambiente di lavoro più efficiente, flessibile e collaborativo. 

L’occasione che ha dato il via al progetto è stata il trasferimento della sede di Milano in un nuovo ufficio, in cui quattro sale riunioni dovevano essere allestite ex novo. Aeonvis partiva da abitudini relativamente poco innovative. “Prima utilizzavamo una lavagna a fogli mobili o, in alternativa, effettuavamo proiezioni sulla parete”, spiega Stella Lerario, HR specialist di Aeonvis. “Avevamo quindi necessità di uno strumento che, da un lato, rendesse le presentazioni verso i clienti più professionali e di qualità, e che dall’altro ci consentisse di migliorare l’efficienza delle riunioni interne e delle attività di formazione, anche a distanza”. 

Anche le prenotazioni delle sale riunioni venivano gestite manualmente: gli utenti comunicavano al reparto amministrativo, di persona o tramite email, la richiesta per una sala. “Non avendo accesso immediato alle informazioni sulla disponibilità delle sale”, racconta Serena Ettari, responsabile dei servizi generali e IT di Aeonvis, “per i dipendenti, e in modo particolare per quelli che operano fuori sede, era difficile organizzare riunioni impreviste o controllare che una sala fosse realmente occupata”.

Nel nuovo ufficio, dunque, l’azienda ha deciso di installare una lavagna interattiva nella sala riunioni principale, orientandosi su un modello di Ricoh adatto agli spazi di grandi dimensioni, la  Interactive Whiteboard D7500. Non una semplice lavagna: oltre che di schermo touchscreen, utile per proiettare contenuti, navigare sul Web e prendere appunti, il sistema è dotato di altoparlanti e microfono incorporati (opzionalmente, è anche possibile equipaggiarlo con una videocamera Ricoh), dunque è predisposto per effettuare videoconferenze. L’integrazione con le applicazioni Ricoh Streamline NX fa sì che direttamente dalla lavagna possano essere inviate email e ordini di stampa dei documenti proiettati ed eventualmente modificati con annotazioni. 

I materiali della riunione, dunque, possono essere condividi anche in tempo reale oppure stampati. Grazie a Barco ClickShare, un dongle Usb da collegare al Pc, i partecipanti alle riunioni possono collegarsi in wireless alla lavagna interattiva per trasmettere e ricevere file. Inoltre è possibile integrare la lavagna Ricoh con una soluzione per la videoconferenza e utilizzare questo sistema per fare formazione a distanza. “Aeonvis può contare su 150 persone su tutto il territorio italiano”, illustra Stella Lario. “Spesso organizziamo corsi e riunioni nella sede di Milano e abbiamo necessità di coinvolgere anche i consulenti di Torino e Padova. I colleghi connessi da remoto possono visualizzare la presentazione sul proprio Pc e connettersi in videoconferenza per seguire il relatore. Questa innovativa modalità di comunicazione è ideale qualora sia necessario organizzare meeting all’ultimo minuto. Le tecnologie ci aiutano ad essere più veloci e flessibili, due caratteristiche fondamentali per competere sul mercato di oggi”. 

Per rendere più veloci ed efficienti le procedure di prenotazione delle sale, Aeonvis si è ugualmente rivolta a Ricoh: fuori da ciascuna delle quattro sale riunioni è stata posizionata una segnaletica digitale che mostra lo status di disponibilità od occupazione della stanza. Per prenotare le sale i dipendenti utilizzano gli strumenti di Google Calendar o una specifica applicazione installata sul loro smartphone o tablet, mentre per accedere alla riunione digitano un codice pin sullo schermo collocato fuori dalla stanza. 

“Al tool per la prenotazione si aggiunge un sistema per il monitoraggio dell’utilizzo degli spazi”, aggiunge Serena Ettari. “In questo modo raccogliamo le informazioni necessarie per migliorare ulteriormente questi aspetti e riceviamo alert in caso di malfunzionamento. Trattandosi di un sistema basato sul cloud, il fornitore interviene da remoto per risolvere le problematiche. Anche gli aggiornamenti e la manutenzione preventiva sono svolti direttamente dal nostro partner. Abbiamo scelto Ricoh proprio per la sua capacità di affiancarci in tutte le fasi del progetto, dalla consulenza per individuare le tecnologie più adatte, all’installazione dei sistemi al supporto costante per trovare soluzioni sempre nuove ad accompagnarci nel cammino verso l’innovazione”.