Licenze software “sprecate”, tra mancato utilizzo e doppioni

Le licenze software sono una spesa necessaria e utile per le aziende. Tuttavia sarebbe possibile evitare almeno una parte dell’investimento se solo conoscessimo come, in che misura e da chi i software vengono effettivamente utilizzati. Una ricerca di Nexthink ha svelato che nelle aziende del Nordamerica e della regione Emea circa metà del software installato non viene utilizzato dai dipendenti.

L’indagine ha coinvolto 200 dirigenti IT di organizzazioni appartenenti a otto settori di mercato e a 12 contesti geografici. Considerando i trenta software più diffusi nelle aziende, per determinare la percentuale di utilizzo effettivo sono stati osservati i dati raccolti dalla piattaforma di employee experience di Nexthink nei primi mesi dall’implementazione.

Ebbene, la percentuale di uso effettivo dei trenta software più diffusi sfiora solo il 50%,  ovvero 49,96% per l’esattezza. Facendo una media dei costi di licenza mensili (variabili tra 8 e 83 dollari per dipendente) a partire dal proprio database (circa 6 milioni di utenti), Nexthink ha calcolato che un’azienda potrebbe risparmiare, in media, 45 dollari al mese evitando l’acquisto dei software non utilizzati.  Sul totale delle aziende incluse nel database, il risparmio potenziale è di circa mezzo miliardo di dollari l’anno.

L’analisi ha anche evidenziato che a volte si paga per un “doppione”, non necessario, se i dipendenti utilizzano applicazioni diverse per un medesimo scopo. Ad esempio, circa il 37% dei dipendenti usa tre applicazioni browser per accedere agli strumenti SaaS e a Internet, mentre il 31% utilizza due diversi tool di collaborazione.

"I nuovi risultati evidenziano il problema più diffuso che le aziende devono gestire nel 2023: la necessità di ottenere un livello di efficienza sostenibile", ha commentato Donatella Derosa, enterprise account manager Italia di Nexthink.  "La disattivazione delle licenze in modo casuale o non ragionato può portare a costi più elevati nel medio termine. Solo quando il team IT avrà accesso a tutte le informazioni su chi utilizza le licenze, cosa non viene utilizzato, cosa funziona e cosa necessita di sostituzione, potrà constatare e sfruttare maggiori efficienze in modo sostenibile e ricorrente”.

In base all’analisi di Nexthing, nel complesso le applicazioni più usate (da oltre il 50% dei dipendenti) sono Slack, Microsoft Teams, Zoom, Webex in versione host e Asana, mentre quelle meno usate (da meno del 15%) sono Tableau, Trello, App Notion, Spotfire  e BlueJeans.