Oltre a essere una delle regioni italiane più legate alla propria storia, tradizione e arte, la Toscana è anche una delle più “digitali”. L’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, Arpat, ha infatti iniziato già da diversi anni un percorso di modernizzazione tecnologica (il che, quando si parla di Pubblica Amministrazione, significa innanzitutto dematerializzazione di montagne di documenti cartacei). Nel 2004 l'agenzia ha acquistato il primo software per la gestione documentale, arrivando poi a dotarsi di una soluzione proprietaria, sviluppata e customizzata internamente. Grazie a questa soluzione tutti i documenti sono creati fin da subito in forma digitale, e dunque gestiti e conservati secondo le norme, mentre le copie cartacee sono prodotte all'occorrenza e in modo conforme all’originale digitale (e quindi con la medesima validità giuridica).
A questi risultati si è giunti per gradi. Dal 2009 Arpat ha iniziato a usare la posta elettronica certificata di Aruba, adottando una unica Pec per tutti i suoi uffici e integrandola con il proprio sistema di protocollo e gestione documentale. Dall'anno successivo, poi, ha cominciato a dotare di firma digitale il proprio organico: oggi, su quasi 700 dipendenti, oltre 400 ne sono in possesso. Tra i documenti in arrivo, nel 2014 per la prima volta lettere e altro materiale cartaceo sono stati surclassati dalle email (specie su Pec) e dai fax, e la quota del digitale è salita rapidamente negli anni successivi. Nel 2017, infatti, la posta elettronica certificata ha rappresentato il 90% dei documenti in arrivo, fax e email non Pec il 4%. Il restante 6% ancora in forma non digitale riguarda principalmente i documenti scambiati con i cittadini, per i quali non vige l’obbligo di trasmissione telematica invece imposto a PA, professionisti e aziende.
Sebbene si tratti, tecnicamente, di un obbligo, la digitalizzazione per Arpat ha significato soprattutto vantaggi: risparmi, efficienza, migliore organizzazione e controllo sui propri documenti. La direzione e il personale che si occupa di rendicontazione, controllo e monitoraggio delle attività può accedere ai flussi documentali da un unico sistema. Il software di Arpat non gestisce solo il protocollo, bensì l'intero fascicolo procedimentale. Siccome quest’ultimo contiene i dati del procedimento, di fatto ha il controllo sullo stato dei procedimenti in tempo reale.
“La digitalizzazione degli atti di Arpat diminuisce i tempi di risposta in modo considerevole”, sottolinea Simone Braccagni, amministratore delegato di Aruba Pec, “perché le richieste di parere da altri enti possono pervenire in tempo reale e, di conseguenza, l’Agenzia può rispondere a stretto giro grazie alla posta elettronica certificata”. La Pec ha anche consentito di evitare l'invio di moltissime raccomandate con ricevuta di ritorno e atti giudiziari cartacei, con un risparmio medio di 8 o 9 euro per singolo atto. Quando ancora non esisteva una giurisprudenza in materia, per predisporre gli atti giudiziari via Pec l'agenzia si è dotata di un regolamento interno cautelativo, che tiene conto di sentenze, pareri e comportamenti di altre agenzie. Oggi notifica sanzioni amministrative in cartaceo solo al trasgressore (che è sempre una persona fisica) e solo se non è un professionista o non ha eletto domicilio presso l’azienda o il difensore o un altro domiciliatario dotato di Pec. Le comunicazioni con le imprese sono interamente gestite via Pec e, in linea generale, anche le comunicazione con gli enti locali (Comuni e Regione Toscana), mentre qualche difficoltà esiste ancora per le procure.
“Forse la nostra situazione non è lo specchio del paese ma nemmeno un caso isolato”, commenta Monica Caponeri, responsabile gestione documentale e conservazione dell’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana “L’anno scorso su oltre 17.000 documenti ricevuti dai Comuni, poco più di 200 erano cartacei, ovvero l’1%. Quindi non siamo soli. La storia della digitalizzazione della gestione documentale in Arpat è culminata con la Pec e l’incontro con Aruba ma inizia molto tempo fa. Sono infatti quasi 15 anni che lavoro in agenzia su questo progetto per il quale mi sono battuta a lungo, perché nelle PA le competenze ci sono, ma i tempi del cambiamento sono sempre molto lunghi”.