(Immagine generata con AI)
Quella dei costi dell’intelligenza artificiale è una questione spinosa, di cui forse si parla ancora relativamente poco. Le licenze, gli abbonamenti, i token e i consumi energetici sono le variabili a cui normalmente si pensa, ma ce n'è una forse ancora più importante: il fattore tempo. Un fattore complesso, che non corrisponde semplicemente al tempo intercorso tra una richiesta e un output.
Come misurare il costo reale di un assistente AI in ufficio, e come considerare il fattore tempo? Vi proponiamo l’analisi (corredata da un esperimento teorico) di Rafael Patron, presidente del Comitato tecnico-scientifico di AIPIA, (Associazione Italiana Professionisti dell’Intelligenza Artificiale). Associazione professionale senza scopo di lucro con oltre 800 soci iscritti, AIPIA promuove la formazione, l’aggiornamento e il confronto sull’uso responsabile dell’intelligenza artificiale nel lavoro.
Rafael Patron, presidente del Comitato tecnico-scientifico di AIPIA
"Un assistente AI prepara una risposta in pochi secondi. Prima di inviarla, però, una persona verifica i dati, corregge un riferimento e ricostruisce un passaggio che manca. Per capire se lo strumento conviene, occorre misurare il tempo fino al risultato utilizzabile, includendo queste attività.
La licenza è una voce visibile, mentre il lavoro di revisione tende a disperdersi nei minuti delle persone. Propongo di partire da un compito circoscritto e confrontare due percorsi completi: il modo attuale di svolgerlo e il modo assistito dall’AI. Il confronto ha senso soltanto se entrambi devono raggiungere lo stesso livello di qualità.
Definire quando il compito è concluso
Per un ufficio commerciale, una “risposta generata” e una “risposta pronta per il cliente” non sono lo stesso evento. Il secondo comprende la correttezza delle condizioni, la pertinenza al caso e gli eventuali controlli interni. È questo il traguardo da usare per fermare il cronometro.
Conviene descrivere prima anche i casi esclusi. Se la prova riguarda richieste semplici, il risultato non va esteso a reclami o trattative complesse. Le eccezioni possono richiedere un campione separato. Questa delimitazione rende il dato più utile: permette al responsabile di decidere dove utilizzare l’assistente, senza dover accettare o rifiutare l’intero progetto.
Fare un conto che si possa ricostruire
Consideriamo un esempio interamente ipotetico. Un ufficio gestisce cento richieste comparabili. Con il processo abituale impiega dodici minuti per richiesta. Con l’assistente ne dedica tre a preparare il risultato e cinque a verificarlo. In dieci casi occorrono inoltre quindici minuti di rilavorazione.
Il percorso abituale richiede 1.200 minuti. Quello assistito ne richiede 800 per preparazione e verifica, più 150 di rilavorazione: 950 minuti. Il risparmio operativo del campione è quindi di 250 minuti, prima di considerare formazione, configurazione, licenze e manutenzione. Sono numeri di esempio, non risultati osservati da AIPIA o una previsione per altre aziende.
Il tempo liberato non coincide automaticamente con una riduzione di costo. Il responsabile deve sapere se consente di assorbire più lavoro, ridurre straordinari oppure migliorare il servizio. Senza questa distinzione, è facile trasformare un beneficio potenziale in un risparmio finanziario che non si realizzerà.
(Immagine generata con AI)
Includere chi riceve il lavoro dopo
Il controllo non termina sempre nell’ufficio che utilizza lo strumento. Una risposta incompleta può produrre una telefonata del cliente, un intervento dell’amministrazione o una nuova pratica. Se la misura si ferma al primo invio, queste conseguenze scompaiono dal confronto.
Per una prova limitata, si può seguire un campione fino alla chiusura e annotare i ritorni pertinenti. Occorre distinguere quelli causati dal risultato dell’assistente da quelli che sarebbero avvenuti comunque. Non sempre l’attribuzione sarà certa: anche i casi dubbi vanno conservati come tali.
La qualità merita indicatori propri. Errori nei dati, omissioni e necessità di chiarimento possono essere contati senza ridurli a un unico punteggio. Una media favorevole sul tempo non risolve un peggioramento in una categoria con conseguenze rilevanti per il cliente.
Separare avvio e gestione ordinaria
Preparare i materiali, collegare gli strumenti e formare le persone richiede lavoro iniziale. Aggiornare le fonti, gestire gli accessi e verificare le modifiche richiede invece attività ricorrenti. Tenerle separate permette di capire quale volume di utilizzo potrebbe assorbire l’investimento e quali costi rimarrebbero ogni mese.
La prima misurazione risentirà dell’apprendimento del personale. È utile ripeterla dopo un periodo definito, mantenendo criteri confrontabili e registrando i cambiamenti intervenuti. Un miglioramento può dipendere da una procedura riscritta o da documenti più chiari, oltre che dal modello: attribuirlo interamente all’AI nasconderebbe una parte utile del lavoro svolto.
Il NIST AI Risk Management Framework fornisce un riferimento volontario per valutare i sistemi nel loro contesto. Il conto proposto qui aggiunge una domanda gestionale semplice: quanto lavoro serve per ottenere un risultato accettabile? La risposta offre una base migliore per decidere dove estendere l’uso dell’assistente e dove il processo richiede ancora una correzione".