La gestione dei documenti rappresenta quasi il 50% dei costi di stampa affrontati dalle aziende. Una voce di spesa ben più sostanziosa rispetto alle spese “visibili” legate all’acquisto di hardware, toner, carta, addebito a scatto e corrente, le quali non superano il 10% del totale. Diversi studi hanno dimostrato che le aziende hanno una visione e un controllo limitati su queste spese. Tendono, inoltre, a concentrarsi solo sulla punta dell’iceberg ovvero sulle spese visibili. A questo si deve aggiungere il fatto che le infrastrutture di stampa sono spesso frammentate e non adeguatamente monitorate, con conseguenti incremento dei costi e riduzione della produttività e dell’efficienza.
Basterebbero questi elementi a spiegare l’importanza dei Managed Printing Services (Mps) e della loro evoluzione in Managed Content Services (Mcs). Gli Mps, come noto, sono un’ottima strategia per governare in modo efficiente tutte le risorse di stampa installate in azienda e per contenere i costi di gestione. Permettono, fra le altre cose, di razionalizzare il numero dei dispositivi, di ottimizzare gli investimenti, di rendere automatica la gestione dei consumabili e delle richieste di supporto e, ancora, di stampare in modo sicuro da qualsiasi terminale attraverso sistemi di autenticazione e quindi anche di monitorare e analizzare i comportamenti di stampa degli utenti.
Oggi il documento non assume soltanto la forma statica di un semplice foglio di carta, ma è percepito come un contenitore di informazioni dal quale estrapolare i contenuti e i dati importanti. Questo sta portando a un’evoluzione dell’offerta di Mps verso una proposta di Mcs, che associa alla gestione dei flussi di stampa anche quella di tutti i contenuti aziendali, in forma cartacea o digitale. Più che affiancate, queste due attività sono integrate l’una all’altra: oggi la stampa non è più soltanto l’output ma anche un input, il passaggio iniziale di processi di cattura, archiviazione e scambio di documenti.
Il dispositivo multifunzione, l’Mfp, diventa allora il “cuore” o, se si preferisce, il punto di intersezione da cui partono, su cui transitano e a cui approdano molti processi aziendali, con il ruolo di un vero e proprio “hub” dell’informazione. Diventa uno strumento cruciale per facilitare la condivisione, la circolazione e l’integrazione dei contenuti. L’Mfp non solo trasforma i materiali digitali in cartacei, ma raccoglie contenuti provenienti da fonti differenti, quali email, fax e sistemi documentali.
Catturare, archiviare, conservare e distribuire i contenuti sono quattro attività che mettono in moto numerose tecnologie e processi, i quali richiedono di essere gestiti e integrati fra loro. Si comprende, dunque, meglio la definizione di Gartner dei Managed Content Services come una soluzione che razionalizza, semplifica e ottimizza le comunicazioni e la condivisione dei contenuti all’interno delle organizzazioni.
La soluzione Canon MPS è studiata per liberare le aziende dalle problematiche legate alla gestione della stampa. Monitorando proattivamente dispositivi, materiali di consumo e parco macchine, è in grado di aumentare la disponibilità e la qualità del servizio di stampa, riducendo al contrario il carico di lavoro IT e amministrativo. È anche prevista la presenza di un service desk con un unico punto di contatto. Si può mirare, inoltre, al miglioramento dell’infrastruttura di stampa, grazie alla continua analisi delle sue prestazioni, dei comportamenti dell’utente e del funzionamento dei processi. Gli MPS di Canon possono anche abilitare nuove modalità di lavoro, nel rispetto delle esigenze di privacy e sicurezza: per i dipendenti aziendali diventa possibile, per esempio, stampare direttamente dai propri dispositivi mobili, tablet o laptop dopo aver eseguito una procedura di autenticazione, diventando un vero e proprio endpoint del cosiddetto “digital workplace”.
Canon propone un’offerta a valore che consente di superare la logica dell'Mps e accompagnare i propri clienti verso un servizio di Mcs. Ciò si differenzia, oltre che per la disponibilità di un portafoglio di soluzioni integrate tra loro, anche per i servizi di consulenza in ambito Information Governance. In questo modo è possibile definire la strategia di gestione delle informazioni più adatta alle esigenze dei clienti. La coerenza e l'accesso alle informazioni attraverso tutti i touchpoint fisici e digitali è raggiunta e mantenuta grazie a casi d’uso, case manager e workflow sviluppati per supportare i processi di business delle aziende, come ad esempio la gestione del fascicolo del dipendente o la gestione di ordini e contratti.
Oggi la stampa è ancora un’attività necessaria per qualsiasi tipo di azienda, ma va inserita all’interno di processi documentali che associano il digitale alla carta. Più che come semplice fornitore di tecnologia, Canon si propone come un business partner che può aiutare a gestire tecnologia, persone e processi in modo efficiente e proattivo. I suoi servizi si basano sul lavoro di 13mila professionisti qualificati, che operano fianco con gli oltre 2.500 clienti Mps presenti in Europa. Canon Mps può ridurre i costi di stampa fino al 30%.