La stampa su carta è ancora una risorsa importante in azienda, ma in alcuni ambiti la dematerializzazione dei processi è sinonimo di efficienza, velocità e risparmio. Ne è dimostrazione il progetto realizzato da Adecco per rendere digitali e immateriali i circa 90mila contratti gestiti, un terzo dei quali stipulati con le aziende e i restanti con i lavoratori. La società, parte del più ampio gruppo Adecco, conta su duemila collaboratori e 300 filiali in Italia ed è specializzata in servizi di somministrazione di lavoro, apprendistato in staff leasing e outsourcing.
“Il nostro business si fonda sui contratti stipulati con i lavoratori e con le aziende che si avvalgono dei nostri servizi”, spiega Umberto Corlianò, business partner client di The Adecco Group. “Parliamo di 30.000 contratti con le aziende clienti, mentre quelli con i lavoratori sono il doppio. La gestione cartacea di questi documenti richiedeva molto tempo e comportava costi elevati. Circa due anni fa ci siamo dunque resi conto di come la digitalizzazione fosse un’opportunità da cogliere il più presto possibile”.
L'azienda si è dunque mossa, andando alla ricerca del partner tecnologico più adatto alle proprie necessità e scegliendo infine Ricoh. “Quello che ci ha maggiormente convinto”, sottolinea Corlianò, “è stata la capacità di Ricoh di immedesimarsi nelle nostre esigenze, qualità che avevamo già avuto modo di riscontrare con un precedente progetto di rinnovamento dell’ambiente di stampa. Anche nel processo di progressiva digitalizzazione dei contratti la partnership con Ricoh è stata molto attiva e si è evoluta man mano che affrontavamo i passi successivi”. Oltre ad assicurare supporto nelle fasi di implementazione, Ricoh ha anche fornito ad Adecco consulenza legale e normativa in merito ai processi di dematerializzazione.
Il primo obiettivo raggiunto è stata una significativa riduzione dei contratti cartacei. “Abbiamo digitalizzato il 30% dei contratti con le aziende”, racconta Corlianò, “mentre per quanto riguarda i lavoratori siamo passati da zero a oltre il 45% di firme digitali per le lettere di assunzione. Un vero record, dato che stiamo parlando di oltre 170.000 contratti stipulati via Web”. Questo mare di documenti può essere caricato, consultato e firmato (tramite autenticazione e firma digitale) attraverso un portale Web sviluppato da Ricoh, che ne cura anche il continuo aggiornamento per adeguamenti a eventuali nuove normative o per modifiche di layout o loghi aziendali sui contratti.
Grazie alle riduzioni di stampe, spedizioni e spese di stoccaggio, Adecco stima di aver risparmiato circa 500mila euro in due anni. “Si tratta di una cifra importante”, rimarca Corlianò, “ma ancora più stimolante è il risultato in termini di servizio per i nostri clienti: prima i lavoratori dovevano necessariamente raggiungere la filiale Adecco e firmare il proprio contratto di lavoro, mentre ora grazie alla firma elettronica non devono più spostarsi”. Il progetto andrà avanti: si punta a dematerializzare la totalità dei documenti propedeutici alla firma dei contratti e alla digitalizzazione degli archivi storici, fatto che consentirebbe sia di ridurre i costi di stoccaggio, sia di semplificare la ricerca di informazioni e file. È in programma, inoltre, una futura estensione del progetto i dematerializzazione a tutte le altre societ del gruppo Adecco.