Fogli di calcolo, decisamente statici e poco smart, posta elettronica o addirittura documenti cartacei: la vera trasformazione digitale è ancora lontana per molte piccole e medie aziende italiane. Questo, almeno, è lo spaccato emerso da un sondaggio realizzato da Dipendenti in Cloud (società software del gruppo Team System) su oltre 3.500 imprenditori di Pmi italiane. L’adozione di piattaforme cloud per la gestione delle attività delle risorse umane è ancora molto parziale. Circa il 57% delle aziende, infatti, utilizza ancora fogli di calcolo come Excel o simili per la gestione delle presenze dei dipendenti e il 35% degli imprenditori è insoddisfatto di questo metodo, desiderando invece uno strumento più interattivo. Ancora peggio, un’azienda su su cinque addirittura usa semplicemente carta e penna, con ovvie conseguenze di errori e grafie poco leggibili.
Nel 59% delle aziende è il dipendente dell’amministrazione a occuparsi del personale, nel 36,5% dei casi è il titolare o direttore dell’azienda e ciò comporta una perdita di tempo e un elevato rischio di errore. Inoltre colpisce scoprire che nel 75,5% delle aziende vengono ancora consegnati a mano documenti importanti come buste paga, CUD, contratti, attestati, certificati e benefit al personale, mentre solo il 19% delle Pmi li invia tramite email.
I fogli di calcolo sono anche protagonisti nelle attività di rendicontazione delle spese di viaggio o trasferta lavorativa. Il 64% di chi va in trasferta utilizza Excel per le proprie note spese, e due imprenditori su tre considerano inadeguato questo metodo: ricevute, scontrini e fatture vengono consegnati con grande ritardo, e inoltre l’azienda non riesce a tenere sotto controllo le spese in tempo reale. Si determinano spesso, inoltre, rimpalli tra amministrazione e dipendente dovuti a errori e incomprensioni.
Nei rapporti fra le Pmi e i consulenti del lavoro l’adozione di soluzioni software moderne e interattive è ancora poco diffusa, soprattutto nelle realtà meno strutturate. Il 78,7% degli imprenditori intervistati invia documenti al consulente del lavoro via email, il 10,5% addirittura li consegna a mano. In entrambi i casi, questo significa per il reparto amministrativo per il titolare stesso dover trascorrere ore a preparare il materiale richiesto; “nei migliori casi trascrivendo manualmente e correggendo i dati, nei casi peggiori fornendo documentazione approssimativa che richiede numerose verifiche e rettifiche da parte del consulente”, si legge nello studio. Questi dati fanno emergere un quadro di parziale digitalizzazione nelle piccole e medie imprese nostrane, e cozzano con l’accelerazione dello smart working e del lavoro ibrido che caratterizza l’attuale momento storico.