Troppe riunioni e distrazioni nel lavoro, serve automazione

Lavorare in smart working non è sempre sinonimo di lavorare bene. A volte ci sono troppe riunioni da seguire, troppe distrazioni che ci interrompono, troppe attività amministrative che fanno perdere tempo. Ma il discorso vale anche per il lavoro tradizionale, in presenza. Il dato di fondo è che servirebbero tecnologie di automazione capaci di far risparmiare tempo e fatica. Così emerge da un nuovo studio di Ricoh, condotto su  952 dipendenti di aziende europee con più di mille persone in organico. 

Una quota non indifferente di intervistati, il 22%, crede che a seguito della pandemia la propria azienda abbia iniziato a perdere utili anche a causa di una maggiore insoddisfazione da parte dei clienti. In certi casi, nonostante molti dipendenti abbiano moltiplicato gli sforzi e lavorato di più (almeno in termini di ore), la customer experience dei clienti sembra essere peggiorata.

Come è potuto succedere? Dalla ricerca è emerso che un terzo dei dipendenti delle aziende europee non riesce a dedicare tempo ai clienti per via dell’aumentato carico di lavoro e per il numero eccessivo di riunioni. Strumento essenziale per chi è in telelavoro, i video meeting non sembrano essere apprezzati da tutti o comunque c’è chi vorrebbe ridurre il loro numero e frequenza. Gli intervistati dichiarano che, tipicamente, per un terzo della propria giornata lavorativa (32% delle ore) sono impegnati in attività di carattere amministrativo e in riunioni, ovvero il doppio del tempo (16%) dedicato a processi e a innovazioni che potrebbero portare benefici all’azienda e migliorare l'esperienza dei clienti. 

Per circa la metà del campione (48%), inoltre, la gestione di task amministrativi riduce notevolmente la produttività. Il 31% degli intervistati sente di essere oberato e di non riuscire a focalizzarsi su attività a valore aggiunto, mentre il 38% avverte la pressione di dover essere disponibile o di stare online anche al di fuori dell’orario lavorativo, più di quanto non accadesse un anno prima (il termine di paragone è il mese di aprile).

La soluzione? Per circa metà  degli intervistati, il 49%, il lavoro quotidiano potrebbe migliorare grazie a strumenti per l’automazione delle attività amministrative, che farebbero risparmiare tempo e consentirebbero ai dipendenti di focalizzarsi sulle cose davvero importanti. Di riflesso, quindi, migliorerebbe anche la soddisfazione dei clienti dell’azienda. Il 58% degli intervistati, inoltre, crede che la propria azienda potrebbe incrementare produttività e redditività se introducesse nuove tecnologie che migliorano l’interazione con i clienti.

“I processi interni e le attività amministrative sono importanti, ma le imprese non dovrebbero perdere di vista l’obiettivo principale, ovvero proporre al mercato prodotti e servizi sempre nuovi”, ha commentato David Mills, Ceo di Ricoh Europe. “Gli imprenditori devono rendere il workplace più smart, affinché le persone riescano a creare valore. In questo le tecnologie giocano un ruolo fondamentale. La ricerca Ricoh mette in luce come il numero di lavoratori favorevoli all’automazione sia in costante aumento, un dato in forte contrasto con la situazione di appena qualche anno fa, quando l’intelligenza artificiale era vista con paura e scetticismo. Le scelte tecnologiche non sono mai semplici ed è importante valutare quanto la soluzione per l’automazione presa in considerazione sia adatta alle specifiche esigenze aziendali e sia in grado di supportare i dipendenti nella quotidianità”.