La trasformazione digitale per un’azienda si fonda spesso su nuovi strumenti informatici ma anche sull’apertura mentale al cambiamento, sulla disponibilità a modificare le abitudini consolidate per andare verso il meglio. Coopservice, società cooperativa, leader nella fornitura di servizi di pulizia, sicurezza, logistica, energy e facility management, fino al recente passato utilizzava cartelle condivise e altri repository per contenere le informazioni e i documenti dei vari dipartimenti: tale prassi, pur rappresentando una comoda abitudine per la maggior parte dei dipendenti, in realtà era problematica. L’utilizzo eterogeneo di strumenti come Microsoft Sharepoint, Teams e OneDrive for Business, e l’uso esteso della condivisione di rete rappresentavano potenziali rischi per la sicurezza dei dati, oltre a favorire la creazione di file duplicati.
“La situazione era quella di una proliferazione di informazioni duplicate e obsolete”, racconta Marco Caprari, IT infrastructure architect di Coopservice. “Mancava una governance sui dati aziendali ed esisteva un potenziale rischio per la sicurezza”. L’obiettivo aziendale del raggiungimento della certificazione ISO 27001, che richiede una corretta gestione dei documenti, aveva evidenziato la necessità di processi strutturati di controllo e governo dei dati. Inoltre l’azienda era sprovvista di flussi di lavoro comuni e ben definiti.
“A seguito dell’introduzione dello smart working”, spiega Elena Ferrarini, IT project manager di Coopservice, “dovevamo trovare un nuovo modo per gestire lavoratori che quasi quotidianamente svolgono la propria operatività da remoto. Questo ha portato a due esigenze: in primo luogo, accompagnare gli utenti in questo nuovo modo di lavorare, e in secondo luogo iniziare a gestire in maniera molto più controllata e restrittiva le questioni legate alla sicurezza dei dati”.
Per questo progetto, realizzato nel corso del 2023, è stato naturale per Coopservice rivolgersi a Insight, il partner che già l’aveva affiancata nell’opera di migrazione in cloud. Come lavoro preliminare, i project manager di Insight hanno strutturato un processo di interviste per identificare gli “utenti chiave” nelle varie funzioni aziendali e i processi su cui era necessario intervenire. “Insight è stata un partner affidabile e competente e soprattutto ci ha aiutato nella fase di change management, che per un progetto di questo tipo è estremamente delicata”, assicura Gianfranco Scocco, Cio di Coopservice. “Stiamo creando cultura in azienda: questo cambiamento di mindset è importante perché pone le basi per i futuri progetti di digitalizzazione”.
La nuova Intranet aziendale basata su Microsoft 365 prevede l’uso di Sharepoint, Teams e OneDrive per la condivisione dei file, le comunicazioni e l’archiviazione. A oggi sono stati migrati 13 TB di dati e 9 milioni di file circa. La soluzione messa a punto ha permesso all’azienda di supportare le policy di smart working e assicurare affidabilità e sicurezza a documenti e informazioni aziendali. Il progetto ha previsto una riorganizzazione dell’infrastruttura di Sharepoint e l’ottimizzazione dei canali di Teams e dell’archiviazione su OneDrive for Business. Il progetto ha coinvolto finora tutte le funzioni di staff, circa 600 utenti, ma l’obiettivo è di estenderlo all’intera azienda.
“Insight”, prosegue Ferrarini, “ci ha aiutato non solo a realizzare il progetto ma anche a gestire la transizione senza generare ansie e resistenze negli utenti. Ora si sentono molto più confidenti nell’uso della tecnologia, e abbiamo rilevato un miglioramento significativo del modo in cui percepiscono e gestiscono i loro dati”. Questo è confermato dalla riduzione, pari al 50%, delle richieste di supporto IT. Altri risultati li illustra Caprari: “Abbiamo ottenuto una governance puntuale sui dati, come previsto dalla certificazione di qualità e sicurezza ISO 27001. Abbiamo semplificato e riorganizzato l’infrastruttura, ottimizzato la gestione degli spazi di archiviazione e dei processi di backup. Questo cambiamento culturale sarà la base per i futuri progetti di digitalizzazione”.