L’intelligenza artificiale non è una novità nel campo della gestione delle risorse umane: secondo le stime di Grand View Research, il mercato mondiale dell’AI nelle HR ha raggiunto nel 2023 un giro d’affari di 3,25 miliardi di dollari. Gli utilizzi spaziano dall’analisi dei candidati nelle attività di recruiting ai percorsi di formazione e aggiornamento all’interno delle aziende. Ma ci sono altri ambiti di applicazione ancora non troppo esplorati, come la gestione delle buste paga, in cui l’AI può dare un notevole contributo. Ce ne parla Raul Mattaboni, Ceo di F2A, una società di SD Worx.
Raul Mattaboni, Ceo di F2A
"Intelligenza artificiale, nuove esigenze professionali e sostenibilità. Sono questi gli aspetti chiave del settore HR che giocheranno un ruolo cruciale nel 2025, secondo un’indagine su larga scala condotta da SD Worx su oltre cinquemila aziende e 18mila dipendenti in 18 Paesi europei. Sarà importante comprendere come valorizzare il potenziale dell’AI senza sacrificare il valore delle competenze umane, quali strategie adottare per garantire un uso etico e responsabile delle nuove tecnologie e, infine, come affrontare la contrazione della forza lavoro, soddisfacendo le crescenti aspettative e continuando a promuovere e incentivare la sostenibilità in azienda.
Nel panorama in continua evoluzione delle risorse umane, il fascino dell’intelligenza artificiale è dunque ormai innegabile. Tuttavia la sua integrazione nei sistemi di gestione delle buste paga risulta ancora limitata. Oggi solo poco più di un quinto delle aziende europee ha adottato tecnologie AI in questo ambito, anche se laddove è stata implementata i benefici sono stati evidenti: dalla semplificazione dei calcoli automatici delle retribuzioni all’eliminazione di compiti ripetitivi, fino alla rilevazione accurata degli errori e al rispetto delle normative vigenti".
Non solo questione di automazione
"Prima di approfondire l’applicazione concreta di questa tecnologia è, però, doveroso soffermarsi sui termini automazione e AI, troppo spesso utilizzati in modo intercambiabile, pur avendo ruoli differenti. La prima si concentra, infatti, sull’esecuzione di attività ripetitive, mentre la seconda offre un livello di sofisticazione maggiore, imparando dai dati e evolvendo continuamente. Nell’ambito della gestione delle buste paga, ad esempio, l'intelligenza artificiale va oltre le funzioni operative, ottimizzando i processi e affrontando la complessità di normative e politiche aziendali in continua evoluzione.
L’abilità di adottare entrambe queste funzioni è quindi fondamentale, tanto che secondo l'ultimo rapporto del World Economic Forum sul futuro del lavoro, entro il 2027 il 65% delle attività di elaborazione delle informazioni e dei dati sarà automatizzato. Si prospetta, quindi, una nuova era di sistemi intelligenti, in grado di gestire in modo fluido le difficoltà legate alle retribuzioni, riducendo l'intervento umano e aumentando l'integrità dei processi.
Se pensiamo, ad esempio, alla legislazione del nostro Paese, che conta oltre mille contratti nazionali, 20 Regioni e oltre cento modifiche normative negli ultimi due anni, la possibilità di gestire e interpretare correttamente i continui cambiamenti avrebbe un impatto significativo su oltre 24 milioni di impiegati italiani".
Il potenziale dell'AI nel payroll
"Osservando in particolare le buste paga, è evidente che oggi l’AI non sia più solo un concetto teorico, ma una realtà che sta trasformando la gestione finanziaria. Dall'aggiornamento automatico dei codici fiscali all'integrazione rapida dei cambiamenti legislativi, i sistemi basati sull’AI guidano l'efficienza operativa. Agendo come supervisori attenti, rilevano, infatti, anomalie in tempo reale, garantendo elaborazioni precise e senza errori, e massimizzando la performance tramite l'analisi predittiva.
Per sfruttarne appieno il potenziale, però, è essenziale adottare un approccio strategico all'integrazione e alla strutturazione dei dati, che devono essere necessariamente accurati, aggiornati e adeguati. Senza fondamenta solide, anche i modelli AI più sofisticati possono crollare. Si tratta di un percorso di trasformazione delle informazioni che richiede indubbiamente cernita, pulizia e integrazione meticolose per alimentare in modo efficace le applicazioni generative di AI".
Innovazione per tutta l’azienda
"Integrare con successo questa tecnologia nei sistemi di elaborazione paghe richiede, infatti, una pianificazione strategica allineata con gli obiettivi organizzativi più ampi. I leader HR devono riconoscere che l’AI non solo ottimizza l’amministrazione degli stipendi, ma contribuisce anche a migliorare l'efficienza complessiva dell’azienda. Superare sfide come la privacy dei dati, la formazione del personale HR e il mantenimento della compatibilità con l'infrastruttura tecnologica esistente è cruciale.
Tra le ulteriori applicazioni dell’intelligenza artificiale di significativo impatto per la funzione HR si possono citare:
- Reporting Esg: quando un Ceo richiederà dati sulla diversità di genere, gli HR director potranno ottenere informazioni dettagliate e precise in pochi secondi attraverso una query in linguaggio naturale, invece di dover analizzare manualmente numerosi dataset.
- Nuove regolamentazioni e agevolazioni contributive: l’AI consentirà di ottenere risposte immediate e accurate per calcolare i risparmi potenziali derivanti da nuove agevolazioni, come quelle per dipendenti sotto i trent’anni assunti nel 2024, senza dover eseguire calcoli complessi.
- Conformità dei fornitori: l’AI potrà verificare la corrispondenza tra i salari indicati nelle buste paga dei dipendenti dei fornitori e i relativi trasferimenti bancari effettuati. Un processo sino ad oggi complesso e lungo, potrà essere completato in pochi minuti.
Guardando al domani, l’intelligenza artificiale potrebbe, dunque, rivoluzionare l’amministrazione del personale attivando altre funzionalità avanzate come sistemi sofisticati di rilevamento delle frodi, portali self-service per i dipendenti e servizi di consulenza basati su modelli predittivi. I responsabili HR devono iniziare a considerare questa nuova gestione delle retribuzioni come il volano per una vera trasformazione digitale aziendale".