Quello della gestione documentale non è, probabilmente, il tema più “sexy” del momento, ma resta di forte attualità. Perché questo è, in molte aziende, ancora un punto critico. Una buona gestione documentale, efficiente e automatizzata, è la necessaria premessa per la collaborazione, la linearità dei processi e l’accesso alla conoscenza. Il Document Management può anche fare da trampolino agli analytics, dunque alla Business Intelligence e ai processi decisionali.
L’evoluzione della gestione documentale si rispecchia in Archiva, azienda di Villafranca di Verona che da 25 anni eroga consulenza, servizi e tecnologie informatiche. “La storia di Archiva può essere divisa in quattro ere”, ha raccontato il fondatore e amministratore delegato, Giuliano Marone. “Dal 1998-2021 abbiamo vissuto nell’era dei dati, in cui Archiva si è posizionata per la capacità di estrarre dati e renderli intellegibili ai sistemi informativi”.
Quest’era, in realtà, ha degli strascichi nel presente: ancora oggi, ha sottolineato Marone, si stima che il 70% delle informazioni aziendali resti inutilizzato, non sfruttato per fini di business o di automazione. E i servizi storici di Archiva continuano a essere usati per attività più evolute, anche come trampolino per applicazioni di AI: è il caso di Requiro, suite di applicazioni per la gestione dei processi, la collaborazione e l’archiviazione digitale.
Tornando alla timeline di Archiva, nel 2012 è iniziata quella che Marone chiama “l’era dell’automazione dei processi”, in cui l’azienda ha introdotto sul mercato tecnologie di Workflow Management che aiutano a velocizzare lavori ripetitivi e soggetti a errore umano (come il data entry) e strumenti low-code per la standardizzazione dei processi.
Nel 2020 si è aperta “l’era delle persone, in cui Archiva ha iniziato a fare anche un lavoro di software house, sviluppando delle interfacce tecnologiche”, ha proseguito Marone, citando il lavoro di restyling di Requiro. “Prima partivamo da righe di codice per automatizzare dei servizi, ora partiamo dall’esperienza dell’utente e dall’aspetto funzionale per rivoluzionare il codice”. La quarta e ultima tappa ci porta ai giorni nostri ed è quella che il fondatore di Archiva chiama “l’era della people-centricity”, in cui le persone sono il perno di un’offerta progettata per aiutarle a lavorare nel migliore dei modi.
Giuliano Marone, fondatore e amministratore delegato di Archiva Group
Il passaggio al cloud
Per consentire personalizzazioni e flessibilità ai servizi proposti, è stato fondamentale un altro passaggio: il trasferimento dell’infrastruttura di Archiva sul cloud, quello di Amazon Web Services. Una scelta dovuta al notevole aumento della domanda di servizi che l’azienda si è trovata a dover gestire, complici sia la pandemia sia l’obbligo di fatturazione elettronica.
Sono stati portati su Aws non solo i dati di Archiva ma anche i servizi, erogati ai clienti come Software as-a-Service. Non si è trattato di un semplice spostamento tra data center: è stato necessario fare investimenti per riscrivere i programmi in modo che funzionassero su un cloud esterno. “Un approccio ha portato benefici ai clienti, perché abbiamo a disposizione tanti attrezzi nella cassetta, da offrire”, ha sottolineato il sales director, Samuele Fini.
La piattaforma tecnologica di Archivia è ora più scalabile e inoltre “si presta molto bene a essere una piattaforma su cui poter integrare altre realtà, in ottica sinergica". Parole di Massimo Danna, partner di Progressio Sgr, il fondo di private equity indipendente che l’anno scorso ha acquisito la società veronese. “In Archiva abbiamo identificato fin da subito una realtà lungimirante rispetto ad altri competitor che sposavano ancora una visione basata su tecnologia monolitica, installata on-premise presso i clienti”, ha precisato Danna.
Samuele Fini, sales director di Archiva Group
La famiglia si allarga con Mitric e Ddm Technology
Stando alle dichiarazioni, il fondo di private equity porterà avanti l’investimento agendo su più fronti: sia rafforzando la struttura organizzativa e quindi puntando a una crescita organica, sia acquisendo e integrando realtà esterne. Una promessa già in parte mantenuta con due acquisizioni realizzate tra fine maggio e inizio giugno, con un investimento complessivo superiore ai 25 milioni di euro.
Si tratta di Mitric e Ddm Technology, due fornitori software che si occupano entrambi di digitalizzazione dei processi, ma su ambiti differenti. Già controllata da Siav, che ha ceduto il 51% ad Archiva, Mitric porta in dote diverse soluzioni e in particolare Checker, un software per la gestione degli audit e il controllo qualità di prodotto e di processo. Quella proposta da Mitric è una piattaforma di Quality Management System con caratteristiche multi-tenant e personalizzabile, rivolta soprattutto alle medie e grandi imprese di diversi settori (tra cui retail, grande distribuzione organizzata, industria, edilizia). I fondatori dell’azienda, Luigi Bassani e Davide Pezzi, conservano una quota del 40% e continueranno a lavorare sul progetto Mitric all’interno del gruppo Archiva.
L’acquisizione del 100% della padovana Ddm Technology permette, invece, di potenziare l’offerta di Archiva per la gestione documentale, e più precisamente dell’Enterprise Content & Process Management per le aziende che usano il gestionale di Sap. I soci fondatori di Ddm, Alberto Sartor, Andrea Papalia e Christian Severin, sono ora soci di Aura Prima Srl, holding che detiene il 100% del capitale sociale di Archiva Group.
Il software di Ddm Technology porta la gestione documentale direttamente nell’Erp, evitando la necessità di qualsiasi altro applicativo esterno. Il senso dell’acquisizione e le sinergie ottenibili appaiono evidenti se si pensa al bacino potenziale intercettato: in Italia circa tremila aziende usano Sap e una su dieci è già cliente di Archiva.
Le novità di Requiro
Quasi in contemporanea agli annunci delle due acquisizioni sono arrivate le novità introdotte nella suite Requiro di Archiva. Novità a base di intelligenza artificiale, ma non solo. “Abbiamo sempre inseguito e anticipato le tendenze tecnologiche per erogare servizi in linea con le esigenze di business”, ha commentato Fini.
Grazie all’integrazione di tecnologie di machine learning e di Large Language Model, ora con Requiro è possibile estrarre una maggiore quantità di dati da documenti di vario tipo (file strutturati, semistrutturati e non strutturati) e automatizzare attività come il controllo di documenti di trasporto e fatture.
Debuttano, inoltre, i moduli “Estrai” e “Collabora”: il primo permette all’utente di lavorare in autonomia nell’estrazione di dati, il secondo migliora la condivisione e la gestione dei contenuti. Altra novità è l’aggiunta della sezione Infosec all’interno di Requiro Control, cioè dello strumento per il monitoraggio dei servizi di conservazione: ora è possibile avere una visibilità chiara e certificabile sulle misure di sicurezza applicate da Archiva, come crittografia, dual-region e ridondanza dei dati. Non da ultimo, è stato realizzato un completo refactoring di due applicazioni storiche, ovvero Docs ed Exchange, che ora permettono una migliore esperienza d’uso anche da smartphone.