Interventi tecnici e magazzino diventano più “digitali” e data-driven

La digitalizzazione spesso aiuta a fare meglio le cose, in modo più efficiente e risparmiando anche tempo e denaro. Questo è il caso di DG Service, società parte di Blm Group (realtà italiana multinazionale che progetta e produce macchine per la lavorazione di tubo e lamiera) che dal 2008 offre servizi di assistenza e post-vendita, dalle riparazioni alle manutenzioni programmate. DG Service ha gettato le basi della propria trasformazione digitale nel 2016, quando rivolgendosi alla società di consulenza informatica Softeam ha adottato la piattaforma gestionale Helios nella maggior parte delle divisioni aziendali (Helios include anche un modulo per il Mes, il Manufacturing Execution System).  

Il programma ha permesso, in un secondo momento, di interfacciarsi direttamente con il nuovo magazzino verticale per gestire in automatico giacenze e prelievi, associandoli alle diverse risorse aziendali. Il flusso di lavoro digitalizzato si è poi completato nel 2021 con l’adozione di un’altra piattaforma gestionale proposta da Softeam.

“Siamo nati come centro di assistenza con un tecnico e pian piano il numero si è ampliato fino a oggi, con una dozzina di persone in qualità di tecnici sul campo, e il personale è sempre in crescita”, racconta Davide Galbusera, amministratore unico di DG Service. “In questa fase di passaggio ci siamo dapprima organizzati con degli strumenti consumer che erano già sul mercato per la pianificazione degli interventi”. Questa soluzione permetteva di avere uno status condiviso degli impegni di ciascun tecnico, di caricare allegati, come documenti e foto e immagini. Mancavano però tutte le funzionalità legate al Rit, il “rapportino di intervento”, e una checklist dei lavori svolti per il cliente. 

“Lavoravamo con i Rit cartacei, che dovevano poi essere digitalizzati nei sistemi informatici, con un conseguente spreco di tempo a cadenza mensile per riportare tutti i dati e poter ottenere uno storico e poter effettuare delle analisi”, spiega Galbusera. Per l’apertura di ticket tramite telefono o email veniva usati fogli di lavoro digitali che però creavano problemi nella compilazione (non semplice), nella fruizione (non possibile per più utenti in contemporanea) e nella gestione dei dati, che risultavano dispersi.

Al crescere del personale dedicato e della mole di dati da gestire, la prima esigenza di DG Service era quella di avere un calendario degli interventi più strutturato. Inoltre l’azienda aveva la necessità di lavorare sui Rit digitali, da far controfirmare al cliente, e di avere una lista delle azioni realizzate. 

Grazie a Softeam, quindi, è stato adottato il gestionale Lyra, che ha permesso di soddisfare entrambe le necessità. Ora dati in precedenza non omogenei e provenienti da diverse fonti (calendari digitali, fogli di calcolo, Rit cartacei) vengono inseriti in un unico strumento condiviso, con un’archiviazione ordinata, puntuale, semplice, che segue criteri standard ed è totalmente digitale. Grazie a questo software, inoltre, i tecnici ora possono registrare anche l’apertura di un ticket telefonico o via email senza dover ricorrere, come in precedenza, a fogli di lavoro. “In definitiva”, conclude l’amministratore di DG Service, “Lyra ci ha consentito di raggruppare tutti gli aspetti legati all’assistenza tecnica in un unico strumento facile, veloce e ricco di informazioni immediatamente utilizzabili da tutti e su cui possiamo realizzare controlli e analisi”.

Una checklist creata con Lyra

Ma non è tutto: Lyra ha anche consentito di aggiornare tutto il flusso di lavoro  relativo ai contratti di manutenzione (fino a quel momento basato su documenti cartacei) e di analizzare i dati in modo puntuale per avere una visione ampia e precisa di tutte le attività. Con questa piattaforma, in sintesi, è stato completata la digitalizzazione dei processi, coprendo tutta l’area di intervento e pianificazione delle attività di post-vendita, digitalizzando i rapportini di intervento, le check list per il cliente e i contratti di manutenzione. “Lyra”, rimarca Galbusera, “ci ha permesso di aggregare e uniformare i dati, inserendoli in un unico strumento condiviso. L’uso quotidiano dello strumento ci permette di scoprire tante funzionalità che possono portare un reale valore aggiunto al servizio di assistenza offerto ai clienti”.

Grazie all’integrazione degli applicativi Helios e Modula (per il magazzino automatizzato) con il gestionale Lyra, l’azienda ha anche messo in pratica il concetto di “magazzino viaggiante”. I tecnici in trasferta possono avere una visione completa e in tempo reale dei ricambi che a disposizione sul furgone al momento della compilazione del RIT; il sistema elabora i dati in automatico e in tempo reale, togliendo dalla lista i ricambi utilizzati e ordinando i ricambi in magazzino. Tutto questo migliora il lavoro dei tecnici e velocizza i tempi di gestione del magazzino.

Un ultimo vantaggio ottenuto è la gestione centralizzata dei contratti di manutenzione. “Abbiamo aggiunto di recente un’ulteriore funzionalità: il monitoraggio dei contratti in modalità digitale all’interno di Lyra”, racconta Galbusera. “L’obiettivo era quello di monitorare le attività sugli impianti, aggiungere delle attività legate alla manutenzione 4.0 e realizzare analisi puntuali su tutte le nostre attività”. Con questo progetto DG Service è diventata una smart factory, un’azienda che grazie alla digitalizzazione offre servizi e materiali in modo più efficiente ed efficace, che può monitorare le proprie attività e analizzare i dati per prendere migliori decisioni.