Dai sistemi di videosorveglianza alla cybersicurezza, dai droni ai sistemi per la gestione dei trasporti aerei e marittimi, e ancora soluzioni per il retail e per i pagamenti digitali: in tutti questi ambiti opera Indra Group, una realtà internazionale da 57mila dipendenti e 4,8 miliardi di fatturato (nel 2024), le cui attività si estendono in 140 Paesi. L’intelligenza artificiale ha per la holding spagnola un duplice valore, in quanto presente nelle soluzioni offerte ai clienti – specie quelle proposte da Minsait, la filiale specializzata in tecnologie emergenti e progetti di digitalizzazione – ma anche utilizzata internamente.
Un passo decisivo è stata l’adozione, su larga scala, della tecnologia di AI generativa di MIcrosoft. Il progetto ha preso le mosse da varie esigenze: l’azienda puntava a migliorare la propria efficienza, la produttività e la qualità del lavoro, con strumenti capaci di favorire la collaborazione e di velocizzare diverse attività.
Si è deciso, quindi, di adottare Microsoft 365 Copilot con l’idea di farne uno strumento di lavoro quotidiano, senza compromettere la sicurezza né la governance delle informazioni. “Fin dall’inizio, abbiamo voluto che l’intelligenza artificiale facesse parte del lavoro quotidiano dei nostri team, aiutandoli a generare contenuti di qualità, ad accedere a informazioni rilevanti e a ottimizzare i loro compiti”, ha spiegato Luis Navarrete, Cio di Indra Group.
Microsoft 365 Copilot è stata la scelta più naturale, considerando che Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive e altri strumenti dell’azienda di Redmond venivano già utilizzati quotidianamente dai dipendenti di Indra. “La partnership con Microsoft è stata fondamentale per accelerare la nostra trasformazione digitale interna con l'AI”, ha testimoniato Julia Martos, head of information systems technology di Indra. “Abbiamo scelto Microsoft 365 Copilot per la sua integrazione nativa con i nostri strumenti, nonché per la sua scalabilità e capacità di migliorare la produttività dei nostri dipendenti senza compromettere la sicurezza”.
In poco tempo, quindi, grazie alla gestione centralizzata e al supporto di Microsoft è stata realizzata una implementazione delle licenze su larga scala. In un anno dall’inizio del progetto, circa tremila collaboratori di Indra Group utilizzano Copilot all’interno dell’ambiente Microsoft 365.
Il programma di adozione viene definito da Indra come un successo, che ha portato risultati tangibili in termini di efficienza, qualità e produttività sul lavoro. Il merito, oltre che alla tecnologia di Microsoft, va anche alla metodologia di implementazione seguita, una metodologia proprietaria, incentrata sulle persone e basata su quattro pilastri: formazione strutturata (con sessioni pratiche e materiali sviluppati in collaborazione con Microsoft, declinati su vari profili utente), una rete di "ambasciatori" del programma (early adopter dello strumento, fungono da referenti interni su tutto ciò che riguarda Copilot), una comunicazione efficace con i manager (a seconda del ruolo e dell’area aziendale, l’adozione ha seguito percorsi differenti) e la definizione dei casi d’uso (cioè delle finalità e procedure pratiche che motivano l’utilizzo dell’AI).
A tal proposito, Indra ha scelto di definire casi d’uso trasversali a diversi ruoli e dipartimenti, che potessero generare impatti misurabili su produttività, efficienza, qualità del lavoro e soddisfazione del personale. Copilot viene impiegato, per esempio, per generare offerte commerciali (con vantaggi di tracciabilità dei requisiti, scrittura di testi in più lingue e miglioramento della qualità dei contenuti), per automatizzare l’analisi dei dati in Excel, per creare presentazioni PowerPoint e per gestire più facilmente la posta elettronica.
Le modalità di utilizzo sono in continua evoluzione sulla base dei feedback dei dipendenti di Indra che già hanno familiarizzato con Copilot. Finora, stando a un sondaggio interno, il 79% dei diretti coinvolti ritiene utili i casi d’uso sviluppati finora. Il miglioramento di produttività è stato quantificato intorno al 5%: l’intelligenza artificiale fa guadagnare, in media, due ore di tempo a settimana. In casi limite, si è ottenuta una riduzione dei tempi del 90% in attività ripetitive, come la preparazione di proposte commerciali (dove l’AI aiuta anche a rispettare requisiti di compliance). Attualmente Indra sta lavorando per portare Copilot ad altri 1.500 utenti in diverse sedi del gruppo.