La gestione documentale “accende” l'efficienza di Sonepar

Uno specialista dell'elettricità e dell'illuminotecnica guadagna una marcia in più grazie alle efficienze e ai risparmi consentiti da una migliore stampa e gestione dei documenti. Il caso di Sonepar Italia è un esempio di come nelle grandi aziende il “printing” sia un'attività che va oltre la semplice riproduzione su carta, per considerare i servizi di gestione documentale abbinati all'hardware. Con i suoi circa cento punti vendita, un portale e-commerce con 300mila articoli, 1.400 dipendenti, quattro centri di distribuzione e un fatturato superiore al mezzo miliardo di euro (512 milioni nel 2016), Sonepar è uno fra i principali distributori di materiale elettrico presenti in Italia.

L'azienda con sede legale a Padova ha portato a termine un progetto di ottimizzazione dei flussi di lavoro interni, includi quelli relativi alla gestione documentale. Il fornitore di hardware e servizi selezionato è Ricoh, di cui “abbiamo apprezzato in particolare la capacità di analizzare le nostre esigenze e gli aspetti che necessitavano di un miglioramento”, spiega Marco Ponchina, responsabile infrastruttura Ict di Sonepar Italia. “Questa analisi ha portato a un rinnovamento radicale dei processi di stampa grazie all’installazione di circa trecento dispositivi che stanno cambiando il nostro modo di lavorare”.

Una delle soluzioni adottate è MP 305+SP, un multifunzione di dimensioni compatte che racchiude una stampante monocromatica per il formato A4, capace però di supportare anche il formato A3. Questa caratteristica di flessibilità, sottolinea Ponchina, “è stato uno dei plus che ci ha portato a scegliere Ricoh. Analizzando i workflow ci siamo accorti che, sebbene la maggior parte dei documenti venga prodotta in A4, ve ne sono alcuni che necessitano la stampa A3”. Lo schermo touch da 10,1 pollici integrato nel dispositivo e le possibilità di personalizzazione del software (per esempio, con l'installazione di app specifiche) ha consentito di cambiare il modo in cui Sonepar gestisce i flussi di lavoro documentali.

Un'applicazione, in particolare, consente di acquisire un documento tramite scanner, di salvarlo nel formato desiderato e di inviarlo a cartelle predefinite. “Si tratta solo dell’inizio”, precisa Ponchina. “Il pannello è davvero innovativo e offre numerose opportunità per ottimizzare i processi. L’appetito, come si suol dire, vien mangiando e ora stiamo valutando in che modo le app installabili potrebbero migliorare altri workflow documentali, ad esempio in relazione alla fatturazione”.

Altri benefici ottenuti grazie a Ricoh riguardano la sicurezza delle informazioni e la riduzione dei costi. Il merito, in questo caso, va al software Streamline NX. “Per ritirare le stampe”, illustra il responsabile Ict, “gli utenti devono autenticarsi al multifunzione mediante il proprio badge e solo dopo l’autenticazione il documento viene prodotto. Questo aumenta la sicurezza e la riservatezza dei dati ed elimina gli sprechi derivanti da documenti inviati in stampa e mai ritirati. Inoltre, la soluzione permette il monitoraggio dei volumi prodotti, sensibilizzando così gli utenti a una gestione più attenta e responsabile della stampa”. A corollario del progetto relativo alla gestione documentale, Sonepar Italia ha adottato alcuni videoproiettori di Ricoh e al momento sta “valutando altre tecnologie e altri servizi per cogliere ulteriori opportunità”, assicura Ponchina.