Una rivoluzione è in atto. A guidarla è la digitalizzazione, che coinvolge diversi attori: istituzioni, imprese e singoli individui. E tra le innovazioni apportate dalla trasformazione digitale c’è anche quella riguardante la gestione dei flussi documentali delle organizzazioni, chiamate a riformulare i tradizionali cicli cartacei all’interno di nuovi processi. In questo scenario, tutti gli attori sono tenuti a dare il proprio contributo alla trasformazione e si afferma anche un fenomeno già in atto: la “migrazione” del flusso documentale verso soluzioni che utilizzano il cloud.
È un processo che non elimina la produzione cartacea, ma apporta anzi nuovi spunti per il suo efficientamento e per una gestione dei supporti in linea con le necessità di produttività, sicurezza dei dati e controllo delle procedure e dei costi. I servizi di stampa gestita (Managed Print Services, Mps) forniti da Brother sono la soluzione per acquisire il pieno controllo del flusso documentale in ambito aziendale, garantendo la possibilità di automatizzare il lavoro, aumentare la produttività e migliorare la sostenibilità.
Analizzare l’ambiente di stampa è il primo passo per l’individuazione delle inefficienze e delle aree su cui occorre agire in prima battuta. Un’operazione capace di generare risparmi dal 25% fino al 40% dei costi. Tra le principali inefficienze riscontrate si evidenzia un parco macchine non adatto alla realtà aziendale o non in linea con le richieste di privacy, sicurezza e di distanziamento sociale. A questo si sommano un’inadeguata gestione delle scorte, la difficoltà nella scelta sulla stampa a colori e, più in generale, un utilizzo carente della funzionalità di stampa fronte-retro.
I benefici dei Managed Print Services
I servizi Mps accelerano la produttività aziendale grazie all’ottimizzazione dei processi legati ai flussi documentali. I software di print management semplificano le operazioni di stampa e consentono di monitorare le attività di printing lanciate da tutti gli endpoint, inclusi quelli mobili come smartphone e tablet. La sicurezza delle informazioni, inoltre, è alla base del corretto funzionamento di tutta la macchina aziendale. Brother assicura il controllo delle stampe in uscita mediante la soluzione integrata Secure Function Lock, che permette di assegnare a ogni utente funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso l’autenticazione con l’utilizzo di schede di identificazione Nfc o Pin.
Non solo: la sicurezza a fronte di eventuali violazioni informatiche è garantita dall’assenza di dischi fissi nelle periferiche (in questo modo si evita l’hackeraggio dei documenti memorizzati negli hard disk). Per impedire fughe di dati, inoltre, le macchine laser di fascia alta sono tutte dotate delle funzionalità di sicurezza dei protocolli crittografici TLS/SSL e di filtraggio degli indirizzi IP.
Il software di secure management SecurePro, infine, consente di migliorare e limitare l’impatto ambientale grazie alla gestione degli accessi e al monitoraggio dell’infrastruttura di stampa. Tra le soluzioni più sostenibili, si configura il Pull Printing, che crea una “coda virtuale” dei documenti inviati alla stampa, garantendo il controllo da remoto e il ritiro soltanto da parte dell’utente in grado di autenticarsi “fisicamente”.
L’offerta Mps di Brother per le piccole e medie imprese
Brother ha anche creato un’offerta Mps dedicata al mondo delle Pmi. Il servizio di stampa gestita Pagine+ fornisce, infatti, un servizio di consulenza al cliente nella gestione documentale e nel processo di ottimizzazione delle attività di stampa. La consulenza comprende il calcolo del Total Cost of Ownership in termini di costo per pagina prodotta, la valutazione degli obiettivi dell’azienda, il supporto nella scelta del miglior hardware di stampa e la presentazione dei risultati ottenuti.
Pagine+ mette a disposizione i dispositivi di output, l’installazione, la fornitura di consumabili e l’assistenza tecnica, oltre a un certo numero di pagine stabilito in funzione degli effettivi carichi medi mensili, consentendo di fatturare a parte le stampe eccedenti e di pagare semestralmente solo ciò che effettivamente si produce.