Superati gli effetti di sorpresa e rapido adattamento a quello che è stato semplicisticamente definito smart working nella fase di primo lockdown del 2020, oggi iniziamo a misurare gli effetti di lungo termine della pandemia sull’organizzazione del lavoro e sul workplace. Esse riguardano certamente i dipendenti, abituatisi loro malgrado a gestire da casa appuntamenti e contatti, utilizzando strumenti digitali come mai in passato, ma anche le aziende, che sui cambiamenti indotti dallo scenario contingente hanno iniziato a costruire strategie volte da un lato a ripristinare condizioni di lavoro sicuro per il rientro negli uffici e dall’altro a gestire uno scenario destinato forse permanentemente a rimanere ibrido.

Stefano Pivetta, principal Gtm practice intelligent workplace & Cx di Ntt Ltd per l’Italia, riassume così il flusso del cambiamento registrato da poco più di un anno a questa parte: “La prima fase è stata quella dell’emergenza, nella quale ogni azienda ha fatto quello che poteva e si sono avvantaggiate quelle che avevano già delineato practice di remote working, seppure per porzioni limitate del proprio organico. Poi è stato necessario allineare il nuovo scenario alle policy di sicurezza e compliance da rispettare. In questo periodo, metabolizzata l’idea che non si tornerà più integralmente allo scenario pre-Covid, si sta avviando la fase progettuale, rivedendo i processi in direzione della trasformazione digitale”.

Se già prima del terremoto pandemico si puntava molto sulla customer experience, oggi a essa si affianca l’employee experience come elemento indispensabile per migliorare le performance complessive delle aziende. Numerosi sono i temi che l’It deve affrontare: “L’ufficio non è più l’unico posto dove si lavora, però occorre rafforzare il secure remote working, in modalità ibrida”, commenta Pivetta. “Il ritorno nelle sedi potrà essere favorito dalla creazione di ambienti orientati alla socializzazione e alla collaborazione. Anche la formazione canonica non sparirà, ma ci sarà maggior attenzione a costi e modalità di fruizione”.

Stefano Pivetta, principal Gtm practice intelligent workplace & Cx di Ntt Ltd per l'Italia

Un elemento di sostanziale mutamento rispetto al passato potrebbe essere rappresentato dalla progressiva sparizione dell’hardware dalle sedi aziendali, per far spazio alla diffusione di una logica as-a-service estesa ai dispositivi di uso più comune, come i desktop o i centralini: “Questo passaggio comporta necessarie revisioni infrastrutturali che vanno esaminate con attenzione”, sottolinea Pivetta. “I meeting ormai si svolgono coinvolgendo almeno in parte persone che si trovano all’esterno delle aziende, ma solo il 20% delle sale riunioni sono effettivamente attrezzate per gestire contesti ibridi”.

Oltre agli aspetti strettamente tecnologici, occorre poi affrontare con decisione tutto quanto ruota intorno all’organizzazione del lavoro, sia dal punto di vista del dipendente che del dipartimento Hr. Chi va in azienda vorrà innanzitutto avere la certezza di entrare in un ambiente sicuro, secondo policy e input derivati dalle nuove regole di convivenza imposte dalla pandemia, in termini di distanziamento, sanificazione degli spazi, qualità dell’aria. L’employee experience impatta direttamente sui processi di chi gestisce le risorse umane, già sconvolti dal remote working: “Serve creare un più solido senso di appartenenza per far passare pratiche come la creazione o evoluzione dei report sulle modalità di lavoro di ognuno, per sostituire ciò che prima si ricavava dalla presenza fisica negli uffici”, ammonisce Pivetta. “Il recupero della socialità aziendale e la ricerca del corretto bilanciamento fra lavoro e casa richiedono specifiche piattaforme di gestione”.

Ntt Ltd lavora da tempo su questi aspetti, ma ha compiuto mosse recenti per rafforzare il proprio ruolo di consulente, ancor prima che di fornitore. Fra queste rientra la partnership con Mapiq, specialista di soluzioni per la collaborazione, ma anche per la gestione degli spazi di lavoro: “Smart Office è una tecnologia scalabile e cloud-based che ben si sposa con le esigenze di flessibilità delle aziende”, commenta Pivetta. “Oltre all’integrazione con altre soluzioni già presenti in azienda, la partnership ci consente di avere un’arma in più nel supporto che offriamo ai responsabili dei processi per individuare quali possano essere le aree di miglioramento. La possibilità di illustrare use case già attivate su realtà anche molto importanti ci aiuta a far capire come affrontare il nuovo scenario del workplace aziendale”.