(Immagine: Douglas Group)
Fino all'80% di tempo risparmiato nelle attività amministrative e un ritorno sull’investimento del 358% in tre anni: sono i bellissimi risultati ottenuti con l’adozione della piattaforma di Soldo, fintech specializzata in servizi di pagamento e software di gestione delle spese. E ha senso parlare di bellezza quando l’azienda protagonista del progetto è Douglas Italia, ramo della grande catena di profumeria e cosmetica che conta circa 1.800 punti vendita in 19 Paesi europei.
In Italia è presente con circa duemila dipendenti e 380 negozi, che insieme al canale e-commerce producono un giro d’affari annuo superiore ai 400 milioni di euro. Douglas Italia coordina anche le attività di Spagna, Portogallo, Croazia e Slovenia.
Gli obiettivi
Prima dell'adozione di Soldo, la gestione delle spese era frammentata, poco efficiente e poco digitalizzata. Anticipi ai dipendenti, carte prepagate e carte aziendali riservate al board convergevano nella nota spese cartacea, e dunque la raccolta manuale dei giustificativi, le firme e i lunghi tempi di riconciliazione creavano un notevole carico operativo per gli addetti all’amministrazione e alla contabilità. La frammentazione, inoltre, determinava una scarsa visibilità sui flussi di spesa.
“Partivamo da una composizione della classica nota spese su file Excel, con giustificativi allegati che venivano poi raccolti in una busta e recapitati alla persona che doveva riconciliarli”, racconta Angelo Siciliano, senior treasury manager di Douglas. “Ci si trovava con faldoni di carta sulla scrivania, scontrini mancanti o illeggibili e tempi lunghi di gestione. C'era anche il problema di far pervenire tutta la documentazione alla persona giusta, trovare le firme degli approvatori, che magari erano all'estero: insomma un processo ormai obsoleto”. Quando il fornitore a cui Douglas Italia si affidava per le carte prepagate ha dismesso il servizio, l’azienda ha colto l’occasione per ripensare l'intero processo, non limitandosi alla sostituzione dello strumento.
La soluzione
La tecnologia di Soldo si è rivelata sinonimo di semplificazione, in quanto ha permesso di eliminare anticipi e rimborsi, concentrando tutte le spese aziendali su un unico sistema che integra carte di vario genere: quelle fisiche per il personale itinerante, quelle virtuali per abbonamenti e pagamenti ricorrenti, quelle dedicate ai reparti per eventi e campagne, e quelle “jolly” per le trasferte occasionali.
Il team Finance conserva un controllo centralizzato, ma allo stesso tempo il personale è autonomo nell’utilizzo delle carte, che sono diversamente configurate con plafond e regole specifiche. Le policy aziendali sono integrate direttamente nella piattaforma, con limiti differenziati per categoria di spesa, gestione dei massimali giornalieri e voci dedicate alle missioni all'estero. Quando una spesa sfora i limiti previsti, il sistema la distingue automaticamente tra quota entro policy e fuori policy, garantendo trasparenza a chi deve approvare quella spesa.
La piattaforma di Soldo è stata adottata in tutti i reparti per gestire le spese associate a trasferte, eventi di marketing, acquisti IT e altro ancora. Ora si valuta la possibile estensione alla rete vendita e ad altri Paesi del Sud Europa, cominciando da Spagna e Portogallo.
I risultati
Soldo ha permesso a Douglas Italia di integrare su un unico sistema le diverse carte (fisiche, virtuali, quelle dedicate ai reparti e quelle per le trasferte), configurando ciascuna con plafond e regole specifiche in base a ruoli e attività degli utenti. Per il personale contabile l’impatto è stato immediato ed evidente: se prima la gestione di una nota spese richiedeva circa un'ora, oggi la riconciliazione avviene in circa 15 minuti.
“Appena eseguo una transazione, apro l'app, vedo già l'operazione registrata e allego la foto dello scontrino digitalmente”, illustra Siciliano. “Quella vale anche come nota spese e avvantaggia tantissimo tutto il team Finance nella rendicontazione e nella riconciliazione. Il nuovo modello ha semplificato anche la compliance: con l'entrata in vigore delle nuove norme sulla tracciabilità dei pagamenti previste dalla Legge di Bilancio, Douglas era già pronta e il passaggio all'applicazione delle norme con Soldo è stato veramente naturale”.
Accanto al guadagno di velocità ed efficienza e alla semplificazione della compliance, la nuova gestione digitalizzata delle note spese ha supportato l’espansione del business di Douglas Italia in Europa meridionale. La classificazione delle spese per Paese sta semplificando i processi di fatturazione inter-company.