Le festività natalizie rappresentano per molte aziende il momento in cui rafforzare relazioni interne ed esterne anche grazie a omaggi, iniziative celebrative e cene di fine anno. Ma nell’atmosfera di festa si può nascondere una complessità che appare sempre più crescente. Parliamo della corretta gestione della deducibilità di omaggi, fringe benefit, pranzi aziendali e spese di rappresentanza.
Questo tema non riguarda solo team amministrativi e consulenti fiscali, ma anche i manager responsabili di budget, people strategy, welfare aziendale e sostenibilità finanziaria. Lo ricorda bene Eleonora Radaelli, Lead Agile Product Owner di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia, che sottolinea come “ogni anno il legislatore introduce aggiornamenti che possono cambiare in modo significativo la gestione delle spese festive delle aziende”. La conseguenza evidenzia che, senza strumenti e processi adeguati, anche il Natale può trasformarsi in un rischio operativo.
Regali ai dipendenti: regole semplici sulla carta, meno nella pratica
La normativa dovrebbe essere favorevole: i regali ai dipendenti sono interamente deducibili, purché rispettino le regole fiscali previste dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR). Ma la gestione operativa è tutt’altro che banale. Eleonora Radaelli avverte: “La deducibilità totale non significa libertà assoluta. L’IVA segue regole specifiche e proprio su questo molte aziende sbagliano, con potenziali contestazioni”.
Per evitare errori nei processi manuali, sempre più imprese stanno adottando software gestionali integrati che classificano automaticamente le spese in base alla normativa fiscale, distinguono i beni afferenti o meno l’attività d’impresa, tracciano le cessioni gratuite con la corretta applicazione IVA, generano report pronti per la contabilità e la revisione. Il risultato che si ottiene è assolutamente positivo, perché si mette in atto un monitoraggio continuo del rischio fiscale e si azzera le possibilità di improvvisazioni in azienda.
Controllo e pianificazione per “digerire” cene e pranzi aziendali
Le cene di Natale sono un mattoncino importante nella costruzione della cultura aziendale. Tuttavia, managerialmente parlando, bisogna stare attenti. La spesa per pranzi e cene è deducibile solo entro i limiti del 75% per il vitto e del 5‰ del costo del personale. L’IVA resta indetraibile. “Sono momenti di coesione interna davvero importanti, ma fiscalmente vanno gestiti con rigore”, ricorda Eleonora Radaelli.
Anche qui l’Ict può fare la differenza. Le piattaforme di expense management permettono di impostare soglie automatiche di deducibilità, calcolare in tempo reale il residuo disponibile del 5‰, segnalare potenziali sforamenti prima che diventino un problema e centralizzare ricevute, fatture e pagamenti tracciati. È evidente che la trasformazione digitale delle spese legate alle festività in azienda non è più un nice-to-have, ma un abilitatore di governance aziendale.
Fringe benefit (anche a Natale) con un tetto da non superare
La normativa prevede che i benefit ai dipendenti siano esenti entro 1.000 euro o 2.000 euro per chi ha figli a carico. Oltre queste soglie, diventano reddito imponibile. “Il regime dei fringe benefit è stato oggetto di molti interventi ed è importante verificare sempre il tetto in vigore”, afferma Eleonora Radaelli.
In un contesto manageriale, questo significa controllare i benefit erogati durante tutto l’anno, evitare duplicazioni tra diverse funzioni aziendali (HR, Welfare, Finance), garantire compliance in tempo reale. Soluzioni digitali di HR management e welfare administration sono oggi fondamentali perché integrano i dati relativi a benefit, premi, gift card e voucher, aggiornando automaticamente la soglia residua per ogni dipendente.
Limiti precisi per omaggi a clienti e fornitori
Last but not least, ecco il tema degli omaggi a clienti e fornitori: sotto Natale e a fine d’anno si ripresenta puntuale la tematica. Che cosa dicono le normative? Che i regali a clienti e partner devono seguire logiche e limiti precisi. La deducibilità totale è consentita solo per liberalità sotto i 50 euro e, oltre tale soglia, scattano percentuali basate sui ricavi aziendali. Inoltre, è da tenere presente che oggi è obbligatorio il pagamento tracciabile per godere della deduzione.
Eleonora Radaelli spiega che “il limite dei 50 euro serve a distinguere l’omaggio simbolico dall’investimento di marketing”. Dal punto di vista del management, questo implica la standardizzazione del processo di approvvigionamento dei regali e la certezza che i pagamenti rispettino i requisiti di tracciabilità.
L’Ict viene in soccorso, in questo caso, con strumenti che includono piattaforme di procurement digitale con autorizzazioni multilivello oppure sistemi di contabilità elettronica che associano automaticamente spesa, fattura e centro di costo o, ancora, con dashboard che visualizzano in modo immediato il superamento dei limiti di deducibilità.
L’integrazione di compliance, pianificazione e tecnologia
Nelle aziende moderne, la gestione delle spese legate alle festività non può più essere affidata a iniziative last minute. Richiede una governance strutturata, in cui Finance, HR, Marketing e Procurement lavorano in sinergia. Eleonora Radaelli conclude sottolineando che “regali, cene e iniziative di team building hanno un valore reale per la cultura aziendale e per le relazioni esterne. Ma devono essere pianificati con anticipo e alla luce della normativa fiscale. Solo così il Natale (ma anche la Pasqua) può essere davvero sereno, anche per il bilancio”.
A ciò si aggiunge oggi un elemento determinante qual è la tecnologia. Dotarsi di strumenti digitali intelligenti, di software gestionali integrati che riducono il rischio, accelerano i controlli e garantiscono una visione integrata dei costi non è un investimento improduttivo. È la differenza tra subire la complessità normativa e trasformarla in un vantaggio competitivo.