Quattro ore e mezza alla settimana per riconciliare gli incassi, controllare le fatture e preparare i dati contabili. Questo è il tempo medio dichiarato dai partecipanti a una ricerca condotta da OnePoll per myPOS su 500 esercenti italiani dei settori commercio, ospitalità e servizi. Proiettata su 52 settimane, la media corrisponde a 234 ore: poco più di 29 giornate lavorative da otto ore dedicate all’amministrazione dei pagamenti.
L’indagine dà una visione precisa a quella che è una sensazione diffusa in molte PMI e microimprese, quella di spendere molto tempo in attività ripetitive e a basso valore aggiunto. Il 54% degli intervistati dedica almeno quattro ore settimanali a questi compiti, mentre il 26% ne impiega almeno sei. È una quota di lavoro che si aggiunge alla gestione dei clienti, del personale e dell’offerta commerciale, comprimendo lo spazio disponibile per sviluppare l’attività.
Le operazioni che assorbono più tempo sono la preparazione dei dati per il commercialista, indicata dal 47% degli intervistati, il controllo dei pagamenti ricevuti dai clienti, citato dal 45%, e l’emissione di fatture e richieste di pagamento, segnalata dal 44%. Sono passaggi che collegano il momento della vendita alla disponibilità di informazioni utili per amministrare l’impresa. L’80% delle aziende del campione accetta carte di debito o di credito. Parallelamente, due terzi devono almeno una volta alla settimana monitorare o ripartire i pagamenti per dipendente, turno, sede o attività. Fra le imprese che gestiscono internamente queste operazioni, il 43% segnala come criticità gli errori nel monitoraggio manuale e il 28% il tempo necessario alla riconciliazione. Per queste realtà, la qualità dei processi successivi all’incasso rimane quindi un tema di efficienza operativa.
La crescita deve trovare spazio in agenda
Per il 48% dei titolari e responsabili intervistati, acquisire clienti e aumentare i ricavi rappresenta la principale priorità dei prossimi dodici mesi. Un altro 29% punta soprattutto a migliorare efficienza e margini. Eppure, una quota vicina a quattro intervistati su dieci dedica alla crescita o al miglioramento dell’impresa non più di cinque ore alla settimana. Circa uno su otto identifica proprio nel tempo e nella necessità operativa del titolare il maggiore ostacolo allo sviluppo.
Le pressioni arrivano anche dall’esterno: il 49% prevede effetti negativi dalla riduzione del potere d’acquisto dei clienti, mentre il 47% teme l’impatto di nuove leggi o regolamenti. Servirebbe una migliore organizzazione delle attività per alleggerire quelle amministrative e dirottare il tempo risparmiato alle relazione con i clienti, alla revisione dei servizi e alla pianificazione. Il tempo effettivamente recuperabile dipende però dai processi e dagli strumenti adottati dalla singola impresa.
Nella sua offerta, myPOS propone, a fianco all’accettazione dei pagamenti, degli strumenti per inviare link, seguire le richieste ancora da saldare e controllare gli incassi. Con myPOS Cassa, la piattaforma permette inoltre di riunire pagamenti, vendite e report, con l’obiettivo di semplificare le verifiche quotidiane.
Il nutrizionista Dario Polisano, testimonial di myPos, ha dichiarato di aver ridotto di molto lo sforzo nelle attività connesse alla gestione amministrativa e dei pagamenti tramite l’impiego dei link di pagamento. In questo modo, ha iniziato a incassare al momento della prenotazione, riducendo i solleciti e le verifiche sugli appuntamenti non confermati. Il beneficio riguarda quindi anche l’organizzazione del servizio, attraverso un collegamento più diretto fra prenotazione e pagamento.
Per le PMI, il criterio con cui valutare queste soluzioni è la riduzione misurabile delle operazioni manuali: meno controlli ripetuti, meno errori da correggere e informazioni più semplici da trasferire a chi segue la contabilità. L’impatto sull’attività dipende da quanto gli strumenti di pagamento riescano a inserirsi nei flussi di lavoro quotidiani, lasciando al titolare più tempo per le decisioni commerciali, ma è ovvio che l’automazione dei processi porti vantaggi tangibili anche se non viene applicata a grandi aziende.