Il caffè è un piacere tutto sensoriale, fatto di materie, gusti, profumi. Per i documenti, al contrario, la dimensione ideale è quella immateriale, digitale, grazie alla quale si ottengono risparmi di tempo e soldi (per le stampe evitate), efficienze (perché con l’indicizzazione è più facile trovare sempre ciò che si cerca), sicurezza e compliance (in fatto di backup e archiviazione, per esempio). A questi vantaggi mirava Segafredo Zanetti, storica azienda di torrefazione fondata Bologna negli anni Sessanta e oggi presente con le proprie qualità di caffè in un centinaio di Paesi. La società voleva cambiare il modo in cui processava e conservava ogni anno un volume di circa 220mila fatture e 11mila comunicazioni postali, tra lettere semplici e raccomandate.
Due le esigenze di partenza: quella di di sostituire il software di Enterprise Content Management (Ecm) al momento in uso, e quella di affidare l’attività di conservazione digitale dei documenti a un provider esterno. Diverse caratteristiche rendono particolarmente complessa la gestione del processo di fatturazione in un’azienda come Segafredo Zanetti, che vende prodotti in seguito a complesse contrattazioni e rivolgendosi a una clientela molto vasta, parcellizzata e geograficamente dispersa quale è l’HoReCa (Hotel, Ristoranti, Catering).
La società deve gestire il processo di “tentata vendita”, che non segue i classici passaggi di ordine, documento di trasporto (Ddt), fattura e consegna, ma invece contestualizza l’emissione della fattura di acquisto al momento della consegna fisica del prodotto all’acquirente. A tutto ciò si aggiunge la necessità di gestire in modo efficiente e uniforme tutta la forza vendite, costituita da numerosi agenti presenti in modo capillare sul territorio nazionale.
Dopo aver valutato numerosi fornitori, l’azienda ha scelto di affidare la realizzazione del progetto a Siav, società padovana (con uffici a Padova, Milano, Genova, Bologna e Roma) tra i cui clienti figurano Banca d’italia, il Gruppo Unipol, il gruppo farmaceutico Menarini , Granarolo, Artsana, Coop, Conad, Ermenegildo Zegna e altri. Segafredo Zanetti ha quindi adottato diversi moduli di Archiflow, un software che può digitalizzare egestire documenti, processi aziendali, fatturazione elettronica.
La forza vendite ora genera in formato digitale, attraverso un tablet, tutta la documentazione: ordini d’acquisto, Ddt, fatture, ricevute di incasso, contratti. I documenti vengono archiviati in automatico, non appena creati, e possono poi essere consultati in modo rapido accedendo al fascicolo del cliente. Attraverso un portale chiamato Active Document Portal, inoltre, gli agente possono gestire le attività mensili di programmazione delle azioni commerciali e ricevere dall’azienda la rendicontazione delle provvigioni maturate.
L’ufficio amministrativo, invece, ha beneficiato degli accurati sistemi di monitoraggio del modulo Invoice Manager, che consentono di visualizzare in tempo reale lo stato degli invii all’Agenzia delle Entrate e di identificare tempestivamente eventuali anomalie anche in presenza di centinaia di migliaia di fatture gestite.
Archiflow e la sua integrazione con i sistemi di Poste Italiane, inoltre, hanno avvantaggiato addetti al customer care, in particolare per quanto riguarda il processo “order to cash”: ora possono generare e inviare direttamente dal software, in modo automatico, le richieste e i solleciti di pagamento in formato cartaceo (ovviando al problema della scarsa propensione per l’email in alcuni tipi di cliente). L’ufficio customer care utilizza la tecnologia di Siav anche per la comunicazione interna verso gli agenti, che è stata stata velocizzata dagli add-in Archiflow per MS Office e dalla gestione di workflow automatici per l’archiviazione e la pubblicazione nel portale consultato dagli agenti di vendita.
Chiude il cerchio dei vantaggi il miglioramento della gestione dei processi da parte del reparto It: ora tutto è digitale e il sistema funziona senza intoppi, a differenza di quanto accadeva con la precedente soluzione. Per quanto riguarda l’altra esigenza, quella di conservazione digitale, Segafredo Zanetti ha scelto di appoggiarsi ai servizi erogati dal dipartimento di Business Process Outsourcing di Siav, che hanno reso trasparente all’utente la conservazione a norma dei documenti prodotti.
Nel complesso, il progetto ha reso più efficienti i flussi di lavoro di diversi dipartimenti aziendali e ha permesso di digitalizzare e rendere automatica la gestione di circa oltre 220.000 fatture e più di 11.000 comunicazioni postali all’anno. Il personale è stato sgravato, dunque, dall’onere di attività a scarso valore aggiunto e che portavano via molto tempo. “Siamo particolarmente soddisfatti dei risultati ottenuti”, commenta Alessandro Gaiba, responsabile It di Segafredo Zanetti, “e riteniamo che il successo di questo progetto sia dovuto non solo alla tecnologia ma anche al lavoro sinergico con un partner come Siav, che ha saputo interpretare le nostre esigenze e avvicinare gli strumenti proposti alle necessità del lavoro quotidiano”.